办公室涉密文件管理的现状及对策

秦妍

摘 要：在单位的蓬勃发展过程中，办公室涉密文件数量越来越多，在原始资料收集、整理和委托保管等方面，都要确保相关保密规章制度落到实处，确保管理工作水平不断提升。尤其是在信息化时代，我们必须提高对办公室涉密文件的重视程度，真正意识到其对单位发展与建设的重要性，不断改

进管理工作方法，确保体现出涉密文件应有的价值。

关键词：办公室；涉密文件管理；现状及对策

引言

在企业业务活动中，会有大量的文件资料产生，这些文件资料具有大量的信息，是企业发展过程的佐证，对企业继续发展具有重要的意义。在企业发展和运行当中产生的涉密文件资料应具备高度的保密性，其开发和利用价值极高，为企业具体的业务活动可提供基本的依据。因此需加强办公室涉密文件管理措施研究。

1涉密文件概述及做好企业涉密文件保密工作的重要性

企业的涉密文件资料是指企业在各种社会活动中形成的可以备查的，具有一定价值的文件文件，根据国家《保密法》的相关规定，保密文件可分为三种即秘密、机密、绝密三种，划分界限是按照保密期限的程度体现界定的。企业在商业活动或业务活动中，产生的大量数据、文字、图纸、影响或声音等都是企业的涉密载体，这些记录中包含企业的秘密信息，为保证企业的可持续发展，企业文件管理部门应重视文件资料的科学合理化管理，及时处理科技文件的保密工作，企业在涉密文件的保管中，应配备相关的专业文件管理团队，增强管理人员的文件管理意识，要求管理人员具备严谨、细致的工作态度，有效提高文件管理保密性质量。做好涉密文件资料的管理可以有效保护企业的合法权益，同时企业也可以运用保密信息为企业的以后工作决策提供重要的信息指导，有效提高企业发展的速度。

2办公室涉密文件管理的现状

2.1部分单位对保密工作重视不够

有些单位领导责任制落实不到位，没有把保密工作真正纳入议事日程，保密管理观念陈旧，仍停在“管住柜子、管住嘴巴”的老办法、老模式上，不能适应信息时代保密工作的需要；保密宣传教育工作缺乏计划性，保密意识不强，观念淡薄，保密知识馈乏。

2.2相关管理制度仍需进一步完善

随着经济的快速发展和企业改革改制步伐的不断深入，企业涉密内容不断增多，各种新生事物层出不穷，现行保密管理制度还不能适应现在的需要，同时对保密制度的執行力仍需进一步提高。

2.3缺乏必要的网络运行维护

当前一些办公室企业对于保密管理工作的认知存在偏差，仅将保密工作的重点放在实体文件的管理上，存在涉密信息的计算机、硬盘等得不到应有的重视。部分办公室企业尚未针对内部局域网和计算机制定完善的保密管理办法，或者是保密规定出台时间较早后期缺乏更新与实际的工作状况不相符合，无法落实到位。还存在流于形式的网络管理规定或者是违反保密规定的网络使用现象。

3办公室涉密文件管理有效措施

3.1合理调整涉密文件的密级

因为办公室涉密文件比较特殊，涉及的内容也不同，在时间推移与文件贯彻情况发生变化后，其密级也会出现一定的改变，只要涉密文件保管期限届满，将不再具备保密价值。对此管理人员不能根据原有的涉密文件管理，需要进行公开文件管理，同时要结合实际情况，站在发展的角度思考问题，合理对涉密文件密级进行调整，为涉密文件的借阅与使用提供便利。密级变化一般有升密、降密、解密等形式，在对密级进行调整的过程中，应结合解密划控时间标准、相关涉密内容标准和保密规范标准。在调整密级的期间，保密部门也要加强对调密工作的监督指导，认真清查鉴定涉密文件，确保密级调整工作顺利开展。

3.2涉密文件的精细日常管理

对办公室涉密文件管理人员而言，应该具备较强的思想观念，掌握正确的方法与手段，定期对其各个工作程序进行检查，对于涉密文件的归档查收、整理编辑、借阅审批、密级保管、解密、销毁等方面，都必须根据相关规章制度进行，确保账物相符，有完整的审批手续，准确统计数字无误。单位保密部门要制定行之有效的检查制度，以“查”作为手段，以“补”作为出发点和落脚点，促使办公室涉密文件管理人员责任心不断增强。管理人员在任何场合都要保持高度的警惕，确保在内心深处做到不想、不敢和不做违反保密制度规定的事，同时要做到守口如瓶，万无一失，不能将办公室涉密文件内容与信息泄露给无关人员。许多经过数字化的档案，缺乏细致认真的鉴定，上网共享会带来一些问题，所以在建设数字档案馆的同时，要从物理安全、信息资源安全和安全保密管理几方面着手，做好数据迁移、备份、恢复；计算机病毒防治；身份鉴别；访问控制；信息加密；信息完整性校验等多方面工作，把好安全问题的关。

3.3要加强技术保障和网络防控，确保网络信息安全

认真抓好计算机系统保密管理工作的落实。一是确保不在互联网连接的计算机上存储、处理、传输涉密信息，做到“涉密信息不上网，上网信息不涉密”；二是对内网、办公自动化系统采取安全可靠的软硬件防范措施，确保在新技术条件下计算机信息系统的运行安全；三是加大对电子文件形成、办理、传输、保存、利用、销毁等全过程管理力度；四是加强对上网信息的保密管理，按照“谁发布谁负责，谁主管谁负责”的原则建立健全信息发布保密审查批准制度。涉密计算机不连接国际互联网和其他公众信息网络，非涉密计算机、移动存储介质不存储、处理涉密电子文件、信息，禁止在涉密计算机上使用非涉密存储介质；非机要人员不借用、操作涉密计算机；做到专机专用，不打印、存储、传输涉密电子文件，杜绝“一机两用”现象的发生；对办公计算机安装杀毒软件、防火墙与网络安全实时监控软件，定期进行杀毒，及时处理安全隐患，切实增强网络安全防护能力。

3.4提高工作人员保密意识

企业要加强保密工作的宣传教育，定期组织开展不同规模、不同形式的保密工作教育活动，通过专题讲座等活动让员工了解我国法律以及电力行业规范中与保密工作有关的条文，使员工明确不同岗位的保密工作要求。将保密教育作为企业思想政治建设的主要内容，引导员工遵守相关的保密规章制度，提高员工保密意识和保密工作能力。为了提高员工的责任感和企业保密工作成效，供电企业可以建立相应的追责制度，将企业保密责任层层落实。供电企业可以根据实际需求建立相应的保密工作领导小组，负责企业日常保密工作的开展和监督。领导小组需要定期举行保密工作会议，结合阶段内企业的保密工作成效分析不足，探究解决方案。对于企业保密工作关键部门要将保密责任落实到具体的个人，上岗时企业要与员工签订保密协议书，出现问题直接追究相关责任人，强化供电企业员工的保密意识和责任意识。

结束语

总之，办公室涉密文件管理工作任务比较艰巨，涉及方方面面的内容，需要管理人员在日常工作中注意总结经验，充分履行好自身职责，将相关保密制度落到实处，并做好监督措施，促使涉密文件管理工作水平不断提升。同时还要保证办公室涉密文件管理工作的制度化、标准化，做到责任到人，采取系统、规范的管理措施，最大限度避免出现涉密文件丢失、损坏的问题，为单位的发展创造更加有利的条件。

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