浅谈沟通在办公室工作中的重要性

傅瑶

摘 要：要不断地提升办公室的管理水平，必须充分认识到沟通的重要性。没有沟通，就没有管理。本文主要论述了做好办公室工作的关键在于正确运用沟通的艺术，实现有效的沟通，让其在工作中发挥出更大的作用。

关键词：沟通 办公室工作 发挥作用

企业管理的本质和核心是沟通。办公室是企业的枢纽部门，在企业管理中起着承上启下、沟通内外、协调各方的作用。办公室要做到上情下达，下情上报，协调好各种内外关系，都离不开沟通。从一定意义上说，沟通的成效如何，将直接影响到办公室工作的质量和水平。如何将沟通的艺术运用到实际工作中去，进一步提升办公室的枢纽作用是值得我们探讨的重要课题。

一、沟通的含义

沟通，是指人与人之间传达思想或交换情报的信息交流过程，是意义的传递与理解，也是信息凭借一定符号载体，在个人、团队或群体间从发送者到接受者进行传递，并获取理解的过程。完善的沟通，应是发送者发出的信息与接收者感知到的信息完成一致。

二、沟通的功能

沟通是企业管理的有效工具，也是高效团队建设的工具。它是一种技能，是一个人对本身知识能力、表达能力、行为能力的发挥。沟通是联系企业共同目的和企业中有协作的个人之间的桥梁。

沟通能确保企业内的各部门、个人获得工作所需的各种信息，并增进相互间的了解和合作。沟通是人们分享信息、思想和情感的过程，对于企业而言，其作用在于使组织内每个成员都能够做到在适当的时间，将适当的信息，用适当的方法，传给适当的人，从而形成一个健全的、迅速有效的信息传递系统，是正确决策的前提和基础。它有助于统一思想，是行动一致的工具，是组织建立良好人际关系的关键，有利于企业目标的达成。它主要具有以下几个功能：

1、传递信息的功能。通过沟通，可以交流消息、知识、经验、思想和感情，从而使沟通的双方获得更广泛的信息。

2、心理保健功能。通过沟通，可以满足人与人之间的交往、合群的心理需求，产生情感上的共鸣。在实际工作和生活中，善于沟通的人的精神生活更丰富更快乐，而沟通不足的人往往有更多的烦恼和苦闷。沟通可以减轻人的焦虑和恐惧。

3、自我认识功能。通过沟通，可以深化自我认识，从而更客观地评价自己，建立起健康的自我形象。在沟通中，可以他人为镜，更清楚地比较和认识自己。

4、人际协调功能。沟通可以增进相互之间的了解，化解误会，统一认识，发展人际间的亲密关系。在团体沟通中，可以表达情感、建立关系、激励士气、传递信息。

三、沟通的渠道

1、语言沟通。语言是沟通不同个体之间的桥梁，是不同的个体心理活动彼此发生影响的最有效的工具。语言沟通不仅靠词汇和句子，还可以通过口语声调和修饰性口气来表达。在语言沟通中，选择什么词汇、运用何种句型、加上哪些副语言形式都会直接影响沟通效果。此外，大量非语言的沟通也直接参与沟通过程，影响到沟通的效果。

2、非语言沟通。

（1）目光接触。

（2）面部表情。

（3）体态语言。

四、沟通的技巧

1、沟通前先澄清概念。

2、明确沟通的目的，希望达到什么目标。

3、考虑沟通时的背景、环境及条件。

4、重视双向沟通，正确理解。

5、沟通中运用通俗易懂的语言，条理清楚有层次，意思明确，同时注意非语言的表达。

6、注意倾听对方讲话，耐心，不轻易插话、打断别人的表达。

7、善于提问，搞清问题。

8、言行一致，心平气和，感情真挚。

9、有及时并且必要的反馈。

五、沟通的原则

沟通是消除隔膜，达成共同远景、朝着共同目标前进的桥梁和纽带。沟通更是学习、共享的过程，在交流中可以学习彼此的优点和技巧，提高个人修养，不断完善自我。而沟通的關键则在于能否及时，有效的掌握信息，因为只有正确完整地掌握信息，我们才能做到有效的沟通。要做到有效的沟通，必须掌握以下几个原则：

一是沟通者和被沟通者沟通事情要传达清晰的工作目的和要求，并征询对方的意见（双向沟通，或多向沟通）。

二是要达成一致意见，让对方明白你的意图和目的，并将责任、任务落实到具体的人。

三是在执行过程中要跟踪执行情况，确认执行人是否需要协助，同时有助于识别是否存在潜在的风险发生。

四是要检查执行的结果。沟通结束前要注意总结、回顾以及责任及任务的落实，以确保沟通的效果。

六、如何将沟通的艺术运用于办公室工作

沟通是企业管理的真谛，是办公室工作的重要工具。办公室工作离不开沟通，沟通渗透于企业管理的各个层面，是管理的润滑剂，能较好地促进各系统的员工协调地开展各项工作。

1、强化沟通意识，主动与各部门建立融洽的关系

办公室能否与各部门之间相处融洽，直接影响到工作效率。领导的管理要求下达、督办事项推进程度的了解、多部门关联事项的相互协作等，都需要办公室的沟通和协调，如果没有良好的沟通意识和沟通能力，很难推进相关工作的顺利进行。因此，办公室人员必须强化沟通意识，主动与各部门加强沟通，建立起融洽的关系，事半功倍地处理好相关工作。

2、建立起与各部门的沟通平台，形成有效机制

办公室必须建立起与各部门沟通的有效机制，搭建起沟通协作的平台，确保各项工作快速、有效地落实。各部门在企业中既是独立运行的个体，又是有序衔接环节。在某些管理流程中，办公室常常处于中间环节。只有加强与前面、后面环节部门之间的沟通，才能在遇到问题时，在增加相互之间的理解，消除隔阂的同时，明确责任、及时处理，限时反馈，相互协作共同解决工作难题，共同实现企业高速、有效的运转。如果不重视与各部门业务流程中的沟通，则会导致某些工作出现拖延、相互推诿等问题，影响企业的运转效率。

3、掌握沟通的技巧，强化有效沟通

韩非所谓“凡说之难，在知所说之心，可以事吾说当之”，意即要使自己说的话达到让他人心悦诚服的预定目标，一个基本原则是寻求说话者和听从的“心结”，要先搞清听众在想什么，自己说话才能有针对性。人与人之间的沟通是复杂的，由于每个人的思维方式我、行为风格、习惯偏好等差异，带来了很多沟通上的不和谐，产生了不愉快的感受，因此，不断地提升沟通水平，掌握一定的沟通技巧是办公室管理者必须具备的能力。

首先，要强化沟通中的换位思考。换位思考是沟通中最重要的一项能力。换位思考能够很大程度地提升沟通的幸福感。办公室工作要取得良好的效果，就需要我们需要借助一些工具方法，有的放矢地开展沟通。否则，再高深的道理、再深邃的思想、再饱满的情感、再精辟的论理，也都无法达到希望的成效。如：通过性格类型特征分析，我们可以了解自己和员工的性格类型特征，从而学会换位思考，调整自己的沟通风格，以使他人在沟通过程中得到一种理解感和支持感，由此产生沟通的愉快感受。

其次，要强化沟通中的双向性。沟通是双向的行为。只有明确了沟通的双向性，才能在沟通中实现互动，收到良好的沟通效果。在沟通中，要学会倾听，认真、客观地倾听他人的想法，但是不当场做出判断。如果听到与自己不同的观点，不要急于表达自己的意见，而是把自己的意见等到对方说完后再说，这样更有利于自己工作的开展。此外，还要关心沟通的结果，沟通不是你说了什么，而是对方理解了什么，所以沟通一定要对方给予你反馈。办公室工作者要充分利用思想管理這一路径，采用情感管理的方式，以自身真挚的情感来增强与他人的情感联系和思想沟通，进而达成认识的统一，共同协作完成各项工作目标。

最后，要不断学习沟通的艺术，进一步提升办公室工作的成效。我们要加强对沟通艺术的学习、研究和运用，使其成为做好办公室工作的有效工具。只有通过自我道德素养的不断提升，对沟通语言和沟通过与技巧的正确把握，尤其是心理学方面的学习，我们才能分析沟通对象的心态，掌握其情绪变化，最终有的放矢地协调好领导、同级部门及下属员工之间的关系，从而构建起良好和谐的内部环境。

沟通的艺术在于沟通的技巧和真诚。只有不断探索并运用的沟通艺术，才能更好地开展办公室工作，充分发挥办公室的枢纽作用，更好地服务于企业的发展。