浅谈信息化条件下如何做好城建档案的开发利用

童蕾

摘 要：随着信息化的不断发展，城建档案成为了重要的信息资源之一，做好城建档案工作有利于城建档案信息更好的对城乡规划、建设和管理服务。想要满足城市建设今后发展的需求，必须把服务的重点放在社会各方面的需求上来，并且励志做好城建档案工作和增加城建档案信息资源利用率，从实践中体现出城建档案的重要性。

关键词：城建档案；利用；信息化

1引言

近年来，我国经济建设发展迅速，使得城建档案的重要性慢慢被人们重视。城建档案作为重要的科技化信息资源之一，只有充分发掘利用，才能对信息化城市建设和发展做出巨大的贡献，要是城建档案只是保存却不加以利用，城建档案工作就失去了其意义。所以城建档案的目的不在于保存和管理，而在于让它发挥自己的作用，怎么样在信息化条件下，通过各种有用的方式搞好城建档案的利用并体现出其的社会价值。

2利用城建档案的状况

2.1利用城建档案的多样化发展

当今社会各方面运用城建档案的多样化具有五个目的，第一，给城市建设、规划提供详细数据，并且供应信得过的依据支持上级决定；第二，质量化的盘查工程项目中的建设、施工和监管；第三，供给原始数据给城市地下管线开挖单位；第四，供应资料帮助施工单位申报资质；第五，提供原始图纸或数据帮助业主衡量房屋的买卖、装修、维权等问题。

2.2城建档案开发利用中出现的主要问题

原始馆藏的建设场地、经营项目等档案资源在管理方面没有很好地适应城市建设的快速发展，还停留在原始的整理和保管上，对信息化的观念非常匮乏，以至于在城建档案利用现状工作中出现了很多不利因素。一是人们缺少在解决问题时利用城建档案的意识，因为他们对城建档案知之甚少，对其性质、工作了解也比较肤浅，对其利用价值更是一无所知。二是藏在城市档案馆的档案不充足，种类也不齐全，建设工程档案数量多，市政设施、道路，前两方面的档案数量比较少，地下管线档案更加匮乏，并且由于档案载体是以纸质版为主，所以声像档案特别少。三是不仅传统的手工检索方法管理档案会直接影响城建档案的利用率，而且档案管理员的素质和掌握现代信息技术的程度也影响档案的利用，所以服务的质量和方式也是影响城建档案利用的因素。

3增加城建档案利用率

3.1加强城建档案利用工作的基础建设。

一是加快发展电子档案的步伐，因为现代化电子信息科技的发展，电子档案将会成为馆藏档案的核心来源，并且快速发展电子档案管理的高效化会给电子档案的一系列问题提供平台。二是提高城建档案利用率从两个方面着手。第一，加快建设现有馆藏城建档案目录数据库和部分全文数据库的步伐；第二，通过主动促进对具有重要内容、利用率高的档案资源的数字化进程，加强保护重要档案。

3.2规范城建档案的管理

收集资料是搞好城建档案收集工作的开始，做的欠佳直接会对城建档案的利用工作产生不良的影响，所以做好收集工作不仅要求收集资料的完整性，而且要求多精适合，多是指收集的资料种类完全，丰富多样；精说的是館藏的档案要有保存价值，保证都是精品。此外，城建档案的整理工作具有承前启后的作用，所以要做好整理工作，就要规定档案人员熟练地掌握和运用档案的分类方法和原则，并在评定、统计工作中做到一丝不苟，以便于保证在今后城建档案利用工作中的查全率和查准率。还要做好档案的保管工作，因为它是联系档案收集、整理与利用工作的桥梁。而且城建档案的保管质量直接影响档案的生命力和利用效率，如果保管过程中出现粗心大意或有一点点疏忽的情况，都将会给相关管理单位和经济建设带来不可估量的损失，给企业和部门带来不利的影响。

3.3分析和了解利用者的内心。

城建档案中最根本和主要的任务是利用，并且利用体现在对社会的服务中。利用者的内心表现在其在利用档案的过程中产生的感情上的依赖，它是因人而异的，并会随着时间或者事件的不同而发生变化，要想搞好城建档案利用工作，就必须抓住利用者的心理特征。总而言之，做好城建档案的利用工作不仅取决于档案人员的认真努力，而且更加取决于我们对档案利用者内心的了解程度。

3.4提高主观能动性。

档案人员要跳出传统模式积极主动地提供服务给公民，让他们通过体验利用档案资源的便利，加强对城建档案的认识。因为城建档案被更多人的利用，才能延长它的寿命，创造出它的价值。在现代化信息的社会中，城建档案人员要转变固定的思维方式，不仅仅给人们只提供原始档案，更要把档案综合整理并进行信息筛选，给人们提供更加便利的服务。

3.5实现城建档案的多样化。

档案工作者要做到掌握档案馆中藏档情况，熟悉城建档案的用途和藏档的形式，并要了解关于城建档案的一系列法律法规，使得城建档案有法律保障。

3.6提高城建档案工作者的服务质量。

咨询服务是城建档案者服务的基础，其服务质量的好坏直接关系到城建档案的利用率，所以在咨询服务中，档案人员首先一定要摸清咨询者的内心，积极地转变自己的固定思维模式，热情友好的回答咨询者的问题并给其提供最优质的服务。其次档案工作者要熟练的运用网络建立起方便咨询的服务系统，并且编辑馆藏资料查询指南，方便人们快速地查阅到自己想要的信息。还有档案工作者要熟练地掌握各种检索工具、编研资料、专题材料，以便更好的帮助咨询者找到其想要获得的资源。最后档案工作者要具备专业的知识和良好的职业素养，不断地学习并加以改进，使得利用者得到更优质的服务。

3.7保证信息反馈和档案管理工作运行系统的安全

城建档案的信息反馈工作是指收集利用者以各种形式的反馈信息并加以分析，它促进了城建档案的利用率，并且通过信息反馈可以及时的了解工作中需要改进的新问题和疏忽的地方。加强档案管理工作运行系统的安全，要制定和完善监督制度，并要确保严格执行，从而保证档案资料的安全。

城建档案的利用工作是档案工作最终目标，通过一系列的基本工作表现出这个核心观点，并且运用它提高了城建档案的利用率，给社会提供了更优质和便利的服务。

参考文献：

[1]陈美玲 信息化条件下如何做好城建档案的开发利用[J] 城建档案，2017（03）： 37-38

[2]黎晓 如何加强城建档案的开发和利用城建档案[J] 城建档案，2018（05）