浅析档案管理中现代化方式的利用

李志伟

摘 要：随着我国经济的快速发展和社会的不断进步，信息化空前的快速传播，国家对事业单位档案的管理与保护问题越来越重视。对档案实施现代化的方式管理，对档案信息的应用以及管理实现自动化，可以改变传统方式中工作效率低，准确率难以保证，信息掌握不及时等问题，提高工作效率。

关键词：档案管理；现代化；利用

在信息化快速发展的社会中，人们对工作质量水平的要求也越来越高。档案管理工作繁琐复杂，传统的管理模式已不能适应社会的发展，这对事业单位在档案的采集、管理、归档以及流向上提出了新课题。尤其是计算机以及网络的普遍应用，很多文件都是直接由电脑输入并且传输，无纸化办公等都为传统的档案管理人员提出了新的挑战与新的课题。在此形势下，怎样将事业单位的各种档案管理好，从而实现档案管理的现代化方式，是档案建设中十分重要的问题。

一、档案管理存在的问题

缺乏对档案管理的重视，管理理念不够先进。较多事业单位领导对档案管理工作的理解比较片面，认为档案管理就是简单的资料收集和整理，认为档案管理不重要，因此也就不重视档案管理工作的实施。而实际上，缺乏较强的档案管理意识，不仅对员工的工作效率产生不利，使其在实际工作中比较吃力，使员工工作积极性受到不良影响，也导致档案管理工作的实施缺乏资金、人力、物力等方面的保障，导致档案管理工作秩序混乱。并且，管理者缺乏先进的管理理念，在档案管理工作中仅仅进行档案的机械化整理，导致档案的利用率低下。

档案管理手段落后，业务基础较差。现阶段，事业单位档案管理缺乏先进的设施，缺乏完善的硬件，使新时期档案管理的要求无法得到满足，并且受限于资金的供给，档案室也比较简陋和杂乱。再者，档案管理手段滞后，现代化水平较低。鉴于当前信息技术发展迅猛的现状，仍然存在不少事业单位档案管理者仍采用落后的资料整理方式，其思维上的欠缺影响了档案管理的发展。最后，档案管理业务基础较差，档案鉴定工作未得到重视，使员工主观决定档案的管理，从而使档案安全风险增加。

档案管理人员素质水平有待提升。由于事业单位在人才应聘及选拔方面缺乏严格、有效的机制，从而引入一些档案管理人员实际上并不能满足档案管理工作的需求，其檔案管理责任意识差、管理能力不强。而且事业单位在人才挽留方面有待改进，不仅使薪资待遇有待提升，而且提供的专业培训以及外出学习机会甚少，使员工学习技能提升自我的需求无法得到满足。

二、利用现代化方式服务于档案管理的途径

档案相应的目录为档案管理中非常重要的内容，利用档案管理的专门软件，将所有档案目录以及有关资料依据特定的分类标准，将其录入计算机，程序自动对其进行汇总与统计。需要调用某些档案时，只需输入相关信息，对应的管理软件便会显示出那些档案的具体存放问题和文件摘要方面的内容。若想要最大限度的缩短检索时间，提高准确率以及保证信息全面，事业单位相关人员应当充分发挥智慧，根据一定的原则编制不同的专题对应的目录，提升计算机对档案进行的目录管理效率以及深度、广度，更好地提高服务。

档案业务工作包括对档案进行收集、保管、整理、鉴定、利用、统计分析、销毁等环节。在档案业务整个流程中，除了管理事务比较繁重之外，还会产生很多档案信息，此时，用计算机进行辅助管理，可以给工作人员带来便利。当前，应用的比较广泛的是采用档案管理相应的软件对档案借阅以及归还进行统计，使档案工作者能够及时对档案存储的实时信息进行把握。

利用先进的多媒体技术，将纸质文件转变为电子文档。一是应当建立相应的数据库，让数据库自身的结构趋于标准化以及规范化；二是利用多媒体将静态图片、图形、动态影像、文字等实施集成化的统一管理，再根据光盘具有读写速度快、容量大以及可对原文件直接进行检索等优点，将有价值的纸质档案变为相应的电子文档，将其在存储设备上保存即可，极大的方便了计算机对其进行查询和识别；三是经过授权，可以实现编研者直接从自己对应的终端，对数据进行检索和查询下载，这些都为事业单位档案管理者提供了极大的便利。

三、档案管理中现代化方式存在的问题及改进建议

虽然利用现代化的技术将计算机以及网络技术应用于事业单位的档案管理能够在很大程度上节约工作时间，提高工作效率和准确率，但同时，也存在着一些问题：首先，网络安全问题。由于网络技术不断升级，对档案信息实施网络管理时，其可靠性以及安全性问题越来越受到关注。而大部分档案管理者又缺乏必要的计算机技术，如果只对电子文档相应的逻辑归档进行了设计，而并未考虑到其物理归档，网络一旦遭到破坏，电子文档将会丢失。

为此，首先应对文档进行一体化，切实解决文档分离方面的问题。应当在事业单位内部实施文档一体化，消除重复工作环节，使文件和档案归为统一的系统，同时采用比较成熟的软件，让档案工作在文件形成最开始时介入。其次，根据档案管理目前网络化的特征，解决好其安全问题。加大力度，对档案信息在上网之前进行加密控制，对网络安全进行及时测评等。最后，对档案管理者进行计算机相关知识的培训，引进复合型人才，提高工作效率。

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