利用计算机技术提升档案管理水平的策略

李志伟

摘 要：本文分析了利用计算机技术开展档案管理工作的必要性，并从明确计算机在档案管理中的应用原则、加强档案信息数据库建设、加强多媒体技术在档案管理中的应用这三方面分析了利用计算机技术提升档案管理水平的策略，对于实现档案管理工作的创新发展具有积极的促进作用。

关键词：档案管理；计算机技术；策略

在档案管理工作中，需要借助于计算机手段开展工作。利用先进的计算机技术手段，开展档案管理工作，可以有效提升档案管理工作的效率，延长档案的使用年限，使相关档案作用得到充分的发挥。在档案管理中如果管理手段使用不当，就会损害档案所有者的利益。在信息化时代，必须要能够实现档案管理方式的创新改革，而改变传统的手工或者是半手工的档案管理方式。而计算机手段的应用，是创新档案管理手段的重要选择。

一、利用计算机技术开展档案管理工作的必要性

在网络信息化时代，现代信息技术的应用范围非常广泛，已经深入到社会的方方面面。这给档案管理工作造成了很大的冲击。在档案管理领域，也需要能够积极进行管理模式的创新，而积极借助于计算机手段，才能实现档案管理工作的有效发展。在档案管理中，计算机技术可以被广泛地应用于管理的日常工作中。其中最主要的是计算机技术可以应用于档案检索工作中，通过这种应用能够满足档案检索超大容量和运算快捷的需要。在档案检索中应用计算机技术能够有效提升档案检索的质量和速度。另外，借助于计算机技术可以把固态档案录入计算机系统中，建立数字档案馆，借助于计算机技术建立的数字档案馆能够为档案管理工作拓展新的领域和空间。不仅如此，还可以借助于计算机技术建立各种类型的计算机档案管理网站，通过档案管理网站满足用户的不同需要。

目前，利用计算机技术可以有效改变纸张为介质的传统信息传播办公方式，人们可以利用计算机技术，实现档案书写、传递、储存、查找检索和信息利用等。借助于计算机建立电子档案，更有益于各种信息的搜集和管理控制，有助于拓展档案服务范围，实现档案管理手段的个性化发展，从而有效提升档案管理工作的质量和效率。可以说，利用计算机技术开展档案管理工作是符合时代发展需要的，这种应用是必须的。

二、利用计算机技术提升档案管理水平的策略

1. 明确计算机在档案管理中的应用原则

利用计算机技术提升档案管理水平，必须要明确计算机在档案管理中应用的原则。在应用计算机技术开展档案工作时，要明确其科技档案一体化的发展原则，作为档案管理人员，不仅要熟悉档案专业知识，还需要具备自然科学、计算机应用方面的知识技能，能够熟练进行计算机的操作，掌握档案管理软件的应用方式。另外，要能够立足档案管理的创新，能够加强研究，不断创新档案计算机技术，实现其跨越发展。不仅如此，档案计算机技术还需要能够加强组织和管理，相关人员要加强研究，能够有组织有计划分工协作，实现档案科技化工作的有序健康发展。在计算机应用于档案管理中，还需要面对市场，积极地走商业化道路，能够坚持科技成果向生产力的转化。

2. 加强档案信息数据库建设

利用计算机技术提升档案管理水平，首先需要加强档案信息数据库建设工作。数字化信息处理技术和电子存贮技术的发展为档案信息数据库建设提供了重要的技术支持，利用新兴技术手段可以对现存的档案信息进行有效的保存，可以实现对照片和纸张档案的有效保存。在档案管理中，一些档案材料容易受到损坏变形，如果可以借助于新技术手段，利用计算机技术就可以把相关档案材料信息转化为数字形式，这样，有助于相关信息的保存。利用计算机技术，扫描仪技术手段等，可以将档案信息数字化建设成为专业化强，综合性强的档案信息库。这种建设更方便档案信息的检索，更便于各种档案信息的查询，同时借助于新技术可以实现档案信息的有效保护。要实现档案信息数据库的有效建设，作为档案管理人员要能够利用计算机技术对档案信息进行数字化处理，档案管理人员要能够积极学习电子档案库技术，能够学习掌握这个领域内的一些成熟技术。要通过技术手段，实现电子档案库的有效建设。通过这种电子档案库实现各种档案信息资源的有效互补和共享，这样，就能够有效提升档案利用率，并能够解决人员、资金、存储空间不足等问题。因此，各单位都需要能够借助于计算机技术手段，建立起富有特色的，专业化的档案数据库，以满足自身发展的需要。

3. 加强多媒体技术在档案管理中的应用

多媒体手段目前发展已经相当成熟，要利用计算机技术提升档案管理水平，必须要能够加强多媒体技术在档案管理中的应用。要能够积极借助于电子图文显示技术、声像技术等技术手段，开展档案管理工作，要能够借助于多媒体技术手段实现档案信息存储的大容量，高密度和电子化发展。用多媒体技术对文书档案、科技档案、专门档案进行管理和存储，更有利于图形、图像的存储，也方便显示和打印，这种应用能够将档案库中保存的档案资料进行有效的储存和管理，有助于档案原件的保护，并能够对一些受到破坏的档案员金进行存储、修补和复原，多媒体技术的应用对提升档案管理的能力是一种极大的促进。因此，档案管理者要重视这种应用，作为档案主体可以建立一个多媒体档案信息管理系统，实现多种媒体手段的有机结合应用，以此方式改善档案信息的表示方式。在利用多媒体技术开展档案管理工作时，作为管理者要能够通过这种手段，使输入输出都能按照最简单的方式呈现，使人机界面更为直观，这样，便于用户使用操作，为用户提供更为便捷的服务。

总之，知识经济下实现档案管理工作的现代化发展是非常重要的。作为档案管理者要能够积极地利用计算机技术提升档案管理水平，要不断提升自身专业素养，提升自身计算机的应用素养，只有这样，才能提升档案管理工作的服务质量和水平，保障档案管理工作目标的有效实现。

参考文献：

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