技工院校档案工作刍议

张素霞

党的十九大报告中明确指出，要“深化供给侧结构性改革”“促进我国产业迈向全球价值链中高端，培育若干世界级先进制造业集群”“建设知识型、技能型、创新型劳动者大军，弘扬劳模精神和工匠精神”。显而易见，随着供给侧结构性改革的深入开展，促使企业转型升级，特别是装备制造业，正在由中国制造向中国创造转变，在这个过程中，对中高级技师人才需求将大大增加。技工院校是集职业技术教育、职业技能培训和职业技能鉴定为一体，培养中、高等级和预备技师人才的职业技能院校，技工院校肩负培养高技能人才的使命，在国家加快高端制造和产业发展中发挥着重要的作用。

那么，档案在技工院校培养高技能人才过程中又扮演了什么角色呢？

1 技工院校档案工作发展的时代背景

档案管理是技工院校基础性管理工作重要组成部分，在院校的招生、教学、管理、科研中具有举足轻重作用，是院校成长的真实记录，是保持院校管理建设工作连续性的必要前提，是院校日常党政工作查考的依据，是教学评估工作的基础。伴随着时代的发展，现代化程度提高，教学手段不断更新，产生了大量不同介质的档案材料，档案的存储量越来越大，传统的档案管理、储存和查阅上遇到了前所未有的困难和挑战。如何利用现代技术、信息化手段，改变档案的管理方式，提高档案利用效率，为教学中心工作提供优质高效的服务，跟上和适应院校的发展，成为摆在技工院校档案人面前的新课题。

2 技工院校档案工作的现状原因

（一）檔案管理工作没有得到学校重视。学校领导对档案认识还停留在过去的概念中，认为档案室就是个资料室，当需要证明、核对时，拿出来对一对，核实一下，仅此而已。对档案的要求就是只要收齐、整好、管好，不丢就行。因此，档案工作不被重视，没有放在本单位的应有位置，不管是软硬件建设，人员配备，还是经费投入，无人关注，很少投入。学校的档案管理工作与学校的发展不匹配，不适应，严重滞后于学校发展。

（二）档案收集征集查阅比较滞后。对档案工作缺乏投入，硬件建设欠账太多，档案室的“十防”设施设备的问题比较普遍，几乎都是过去传统状态，电子档案、原生档案的收集归档更是起步阶段，只是开展了收集、保管的基础工作。造成大量电子档案信息的流失和丢失，与档案应收尽收的要求，相差甚远。随着社会的发展，网络时代到来，现代信息技术已普遍应用于学校的各项教学管理工作中，产生了大量的电子档案信息。然而，学校档案工作的管理方式还停留在一个档案室、一个档案员、一台电脑时代。在档案信息化软硬件建设上，几乎是空白，多年来原地踏步，没有改变的现象还比较普遍。目前大多数技工院校档案工作还处于人工收集纸质档案为主，大量原生电子档案分散在各个部门、具体人手中，无人问津。每年的立卷归档，各部门都是随心所欲地移交，档案室随心所欲地接收，部门想交什么就交什么，想交多少就交多少。档案室则是你交什么，我收什么;你交多少，我收多少。电子档案的接收、归档，没有具体规定和具体标准。档案室也没有接收原生档案、电子档案的软硬件设施设备，这类档案归档几乎空白，即使有也仅是片子的光盘。档案数字化、电子化更是刚起步甚至还没起步。虽然早已进入网络时代，但是，技工院校的档案查阅工作还都停留在传统的手工阶段，费工费时效率低，严重滞后于学校发展。

（三）档案的信息化管理明显较弱。技工院校培训具有学习周期短、招生量大的特点，因此档案的录入量和变动量都非常大。近年来，随着技工学校招生人数的增加，各种档案的存量激增，尤其是教学工作和学生管理档案存储量和使用量也增加迅猛。当前，档案分类情况也更多样化、复杂化。例如，在收集学生档案时，由于学生个人情况不一，管理人员和班主任收集信息时缺少规范的标准和操作程序，个别人员对归档工作重视不够造成信息不全和错误现象，给日后查阅个人资料带来困难，同样也会造成在对外报送学生信息和成绩资料时，需要做大量重复的核对和排序工作。因此，加强档案管理制度化规范化建设，规范档案信息的收集基础工作，势在必行。

（四）档案管理人员培养不够到位。随着学校发展，特别是现在网络技术、多媒体技术应用于学校教学和管理当中，产生海量的电子和原生档案，各类不同介质的档案数量成倍增加，但是专职档案人员却没有增加，而且都是老档案工作者，岁数普遍偏大，缺乏能熟练掌握信息化技术专职人员，在电子档案、原生档案收集、整理归档，特别是在档案文化产品拓展开发方面能力不足，力不从心，急需这方面的技能和业务知识的培训。尤其是现代信息技术、多媒体技术、网络技术日新月异，加强电子档案的管理势在必行，加强电子档案管理工作必然能更好地为教学中心工作服务。然而，现状是档案工作人员多年没有增编，人员多年不变，很少安排档案专业和相关专业方面的培训，即使有了培训机会，都会因种种理由参加不了，导致档案工作者观念落后，业务技能单一，难以胜任现代档案管理。

3 今后的主要对策

（一）改变领导的传统档案观念，提高对档案重视程度。档案管理不是中心工作，不被领导重视，这是事实，要改变确实很难。因为档案工作不是教学中心工作，但档案工作却存在于中心工作的整个过程。各级领导每天都在看各级文件、各类报表，签批各种请示报告，以文件的形式下达各种工作任务，一刻都离不开档案。但就是不知道这些就是档案，不知道档案就是他开展工作的媒介和手段，更不知道每天的工作都是在看档案，用档案，产生档案。因为，没有人给领导上过档案课，没机会参加档案培训。要改变这种现状，靠本单位的档案工作者是很难的，甚至是不可能的。因为，单位的档案工作者，都是最基层的一般工作人员，没机会，也不对等去给领导讲档案，再加之，基层档案工作者，又都是只知道收集档案，整理档案，管理档案，对如何及时开发档案产品，为领导平时工作、单位中心工作服务方面，缺乏深层次的认识和能力素质。目前最有效的办法，就是档案行政部门加强业务指导，加大档案执法。只有这样，才会与单位领导接触，才有机会用档案给领导做宣传，让领导了解档案，认识档案，让领导明白档案就在身边，任何一项工作都离不开档案，档案伴随工作的始终。重视档案就是重视自己的业绩，重视单位历史和成就。让领导关注档案，重视档案，把档案工作放到应有位置，成为自觉主动。其次，档案工作者也要更新观念，树立档案先为现用、再为史用的理念。自觉加强档案文化产品开发能力的培养，实时为领导和单位中心工作提供所需档案产品，让领导切身感受到档案就在身边，档案存在于工作的始终。

（二）改变档案的征集收集方式，变被动接收为主动作为。加大对档案从业人员档案数字化、原生档案收集方面的培训，加强档案室数字化、网络化设施设备的建设，满足原生档案接收保管条件;改变以纸质档案收集为主，其他档案收集为辅的传统档案收集方式，确立纸质档案和原生档案收集并举的档案收集模式。改变档案收集、征集习惯，由原来的年底档案室坐等档案送交、被动接收的收集，为伴随中心工作全过程，及时积极主动地到各部门实时收集、征集。

（三）加强档案工作队伍建设，构建档案工作网格化架构。档案工作不是某个部门、某个人的工作，是整个单位的事。由于各级领导对档案工作认识不足，理解不到位，认为档案工作无关大局，有个人管就行了，所以在人员配备上，能配一个绝不会配两个，能兼职就不配专职档案员，而且在人员选配上的原则就是只要老实，能守摊，不乱跑就行，至于懂不懂现代计算机多媒体技术、互联网技术，能否胜任现代条件下的档案工作，不会考虑。从而导致档案工作者面对互联网条件下无纸化、自动化办公系统普遍应用，云计算、大数据时代的到来而产生的海量原生档案信息，不知所措，无所适从。使得大量的原生档案散存各个部门以及个人手里，无人问津，造成了大量流失。要改变这种状况，就要从档案队伍抓起，要选培一批懂现代计算机网络技术，能熟练利用多媒体技术对原生档案进行编辑，加工生产档案文化产品人员充实到档案队伍中。同时，还要在各部门、各项领域工作中，配置指定兼职档案员，构建起档案工作者的网格架构，并制定出相应的制度规定和奖惩措施，保证档案工作的触角延伸到各个部门、各项工作的每个环节，确保档案工作无死角，达到各类档案特别是原生档案应收尽收的目标。