企业档案管理社会化现状与建议

2018-08-20焦钧

档案管理 2018年2期

焦钧

1 企业社会化管理模式的提出

20世纪90年代至今，无论哪种企业存在形式，其档案管理工作都会出现一些新问题和新矛盾，档案管理存在的各种短板在实践中被不断发现。因此，应建立与企业发展相协调的管理模式，以保证企业档案管理工作可持续发展。

对企业档案管理来说，实行社会化管理，推动档案工作的发展是很重要的，不仅可以缓解企业保管大量文件的压力，降低管理费用，还可以实现非行政职能范围内的社会事务分离的要求，使档案部门可以集聚精神实施宏观管理。实现档案管理社会化，无论企业内部档案部门还是社会中介机构都处于竞争环境，由此带来的动力和压力，促使档案工作不断前进。

2 企业档案社会化管理现状

以市场经济为基础的新型企业制度的设立不仅促使企业档案管理工作制度的革新，同时也引起了国有企业行政职能的改变，其中最明显的就是政府职权范围的缩减，角色定位的变换。

许多企业由于创办历史短，缺乏实践及理论指导，其档案不能进行合理有效的规划并发挥其作用;有的企业档案管理工作未设立专职档案员，需要社会化的机构在一段时间内帮助其对档案条理化、系统化加工，他们都是档案中介服务机构可靠的客户来源。除此之外，非政府企业与档案行政管理部门不存在直接的行政或业务往来。档案中介机构有安全的保管设施与规范的管理制度，服务方式方法多样化、手续简单化的特点，这对非公有制公司来说是相当富有吸引力的，他们多方面的需要给档案中介机构提供了发展机遇及进步空间。

档案中介机构制度的不断完善，使企业档案实行社会化档案管理模式成为可能。档案中介服务机构的建立与运转，减轻了档案行政管理部门监督、管理、引导工作量过大的压力，有利于档案行政管理部门职能转向，使其由干预型向服务型迈进。随着档案事业的不断进步，档案中介机构在国内各地迅速且大量地涌现出来，档案中介服务机构自主发展、自负盈亏、细致服务，以全新的面貌，受到各行业各部门的欢迎，并快速发展起来。非政府组织机构及中介体系不仅在规范市场秩序，提供多元化的服务模式方面发挥着作用，还是档案行政管理部门、市场及企业三方之间的枢纽，扩张了三者的沟通途径，使工作效率事半功倍。

档案中介服务体系还需要不断完善，管理水平还需要提高。企业对档案业务服务的需求是各种形式的，档案中介服务业应设立与之协调统一的服务系统。档案中介机构一般对社会影响较低，知名度较小，业务范围小，技术含量较低，经营体系死板单一，不管从服务范围还是从服务方法方面来讲，都不可以使企业与档案事业发展需求得到满足。

3 对企业档案管理社会化的政策建议

企业档案社会化管理模式以服务为管理理念，在正常工作过程中不干预企业自身在生产经营过程中形成的档案。经验告诉我们，增强企业，尤其是非政府企业建档工作的积极性，把“此”的希望变成“彼”的愿望，首先要有“要我建档”转移到“我要建档”的思想转变。

其中不乏行之有效的方法是针对不同企业的各自特色，利用网络技术、新闻报道等多种途径积极开展宣传教育工作，提高公民建档、保护档案的意识。把企业档案工作的宣传做好，不仅推进了档案工作的规范化管理，促进党政领导对档案事业的了解重视，更重要的是繁荣了企业档案管理的社会化服务，营造良好的法制环境，促进社会更加和谐。

中介组织作为沟通政府、社会、企业三方之间的桥梁，广泛存在发展于社会之中，而档案中介机构的出现使档案事业结构体系形成政府→中介→社会的框架。档案中介机构随着社会主义市场经济体系不断完善而逐步发展起来，可以说它生长的沃土就是社会主义市场经济条件下档案事业管理模式的不断革新和发展。

档案局作为企业档案的有力后台支撑，需要充分发挥它的积极作用，综合档案中介机构在发展过程中产生的矛盾，根据实际情况制定全国范围的法规政策，健全相关的法律法规营造公平的市场环境，为档案中介机构的发展提供法律保障，明确档案中介组织的价值取向，拓宽档案中介组织的服务范围。为档案中介机构争取更多的发展机会。

因此，企业档案社会化管理工作的开展离不开与之相对应的法律法规的扶持，没有统一的行政规范就做不到社会主义市场经济体制下的公平公正，更谈不上档案中介机构工作好坏的评定。