轨道交通工程档案管理现状、方法及对策工具研究

2018-08-20王一峰

档案管理 2018年2期

王一峰

摘要：本文实证分析现阶段轨道交通工程档案体系控制缺失，无法满足项目档案系统、准确、完整控制要求，对轨道交通工程档案管理按项目过程提供了通用方法，控制方式提出制度化、程序化、专业化的对策工具。

关键词：轨道交通;工程档案;现状;方法;工具

我国城市轨道交通建设正随着经济社会的发展和城市化进程的加快变得越来越多，线网也越来越完善。每条线路的建成都会留下大量的工程档案，这些档案对于城市轨道交通非常重要，必须进行有效的管理，才能方便日后的查找。以下笔者结合多年工作实际，从项目管理的角度，对轨道交通工程档案管理进行探析，以期提供现实可行的解决方案。

1 轨道交通工程档案管理现状分析

1.1 工程档案完整性难以确保。在城市轨道交通工程建设过程中，需要多方合作才能完成工程。因来源多样，故在数据和资料的收集上就相当困难。参建方甚至個人都可能掌握着相关的资料，并不是所有的人都能够很好地配合档案资料的收集工作，面对多样化的个体，因沟通及控制成本边际效应剧增，故对于每一个人的资料收集起来就很难，所以档案的完整性就必然欠缺。此外，工程随时会出现变更，这些变更对于工程档案来说，可谓是牵一发而动全身。如果反复地修改工程图的话，就给工程档案的归档带来了严峻的挑战。在工程进行中，这些档案会随时被不同的需求者进行调阅，档案散失风险由此产生。

1.2 管理体制不完善。工程档案的主要工作分为三部分，首先是收集，将所有和工程档案相关的资料和数据收集到一起。然后对收集的所有资料整理和归类，不同资料与不同数据要分开整理。最后进行归档，分门别类地进行储存管理。在现实工程档案管理中，这三项工作的职能划分并不明显，因缺乏制度化的档案权责清单，或者未将档案形成责任、收集责任与岗位适度匹配，业务流与归档流分割，使得职员并不清楚自身真正的职能[1]。这就使得工程档案管理变得混乱。相同的工作会重复进行，有的工作可能一直都处于搁置状态。整个工程档案管理工作无序。

1.3工程档案利用率不高。现在的工程档案管理工作过于形式化，使得工程档案到最后成为一种应付检查或项目验收摆设。首先是相关人员对于工程档案的认识不够，觉得工程档案只是属于工程收尾的一项总结工作。除了认识不足之外，工程档案中一些数据的真实性还有待考证。为了使得工程表面上看起来很完美，往往在数据收集工作时就会出现一些偏差，这些偏差使得工程档案的内容失去了真实性。

2 轨道交通工程档案管理方法

2.1 工程档案管理原则。为确保竣工资料的顺利编制和工程的顺利实施，工程内业务资料应实行规范化管理，档案管理要有明确的存档原则。第一，所有资料、档案之原件必须存放在项目经理部，工区有条件时可保留一份原件，否则至少保留一份原件的拷贝件;第二，资料存档实行专人、专室、专柜管理[2];第三，各科室和工区应严格遵守工作程序，及时做好信息的收集和资料的整理工作;第四，借阅资料必须实行登记管理制度，严禁将资料乱堆乱放，随意存取;第五，除主管领导特许外，任何资料、文档不得外借或携带出本合同段。

2.2 工程档案过程控制。平时应做好工程文件资料立卷工作，对于归档文件要认真核查，发现问题及时解决。对每次归档的资料要进行核查，若发现资料有乱涂乱画、漏签等现象，需将资料及时返还工区进行更正，以确保资料的完整。对于交来的资料要及时归档，避免资料大量积压造成资料归类错误或流失[3]。

2.3 工程档案分类存档方法

2.3.1质检资料的归档按单位工程分类存放。按照《城市轨道交通工程质量检验评定标准》规定，将合同段工程化分为若干个单位工程，每个单位工程分为若干个分部工程，每个分部工程分为若干个分项工程，每个分项工程包含各有关方面的资料[4]。实行分类、分区、分柜存放。应保证每个档案盒内都有分项工程资料的目录，每个档案柜上有分部或单位工程的文件包清单目录，以便随时查阅和使用。同时按照资料的存放顺序建立与之相对应的电子资料目录。按单位、分部、分项工程或文件类别建立相应的文件夹，对于要查找的文件，通过树形电子目录查询就可以及时、准确地查找到资料所处的具体位置。

2.3.2施工详图按施工设计图的图号顺序进行存档。

2.3.3各单位往来文件按来文、发文单分类后，再按文件性质分类存档。发文由办公室负责报送，送件人应把文件内容、报送日期、部门、收件人等事项登记清楚，并由收件人签名，发出文件的原稿，送资料室存档。来文签收由行政办专人负责，对所收之文件，签收人及时登记，并根据来文的内容及其来文所涉及事件的紧急状况，及时送有关领导签阅，及时处理[4]。签阅后需要转发的文件，由各科室负责人签收，并及时进行登记，并按领导批示及时处理。

2.4 工程档案移交。各施工单位应按照业主单位统一要求，对工程档案按照有关规定进行收集、整理、分类、编制、装订等工作，上交前应比照交付标准要求进行内部验收，合格后向业主单位档案科移交。工程档案网络录入工作由施工单位负责，录入内容按照相关文件规定进行，业主单位科技部、档案室负责检查、监管、验收。新领域项目和工程复杂项目，施工单位交付前应与业主单位科技部有关管理人员沟通，确保上交内容满足要求。对于不符合交付标准的，业主单位档案科不予接收。并按合同约定，对工程款予以扣减，或者延期支付工程款项。

3 轨道交通工程档案管理对策工具

3.1 工程档案收集工作程序化。工程档案初期的收集工作是整个工程档案工作中较为重要的一项工作，在这项工作中会遇到很多阻力和困难。解决问题的方法，首先，在档案收集资料阶段要将工作进行细分，也就是说在城市轨道交通项目的不同阶段进行分别的资料收集工作[5]。这样就能够将城市轨道交通项目的资料收集得更加全面，而且在某处出现修改和变动的情况下，也能够将收集到的资料进行及时修正，避免了杂乱无章的工作形态。其次，收集工作要深入现场，只有和城市轨道交通建设工作人员一起进行实地的资料采集，才能够得到第一手资料，保障资料内容的准确性和真实性，对于资料相关的内容才会有更多的了解，对于后期工程档案的整理和归档工作才会有更大的帮助。

3.2 工程档案管理制度严谨化。首先要明确不同职员的工作职能和岗位特点进行三大部分工作的划分，即收集、整理、归档。然后分别确定不同小组的项目负责人，最后协助负责人细化组内各个职员的分工职能。职能细化之后，工作的责任也要细化，也就是说每一部分出现问题的时候，要有相应的职员和领导来承担相应的责任，这样就能够有效地增强职员的责任心 [6]。将所有的相关管理制度进行细化，让职员了解整个工作的流程和需要注意的方面。

3.3 工程档案工作人员专业化。针对大部分工程档案工作人员非专业的特点，要想办法让他们变得專业起来。首先对他们进行集中培训，让他们对工程档案工作有一个很好的了解，让他们学习一些在工程档案工作中能够用到的专业知识和技巧。然后不定期地进行专业考核。除了原有职员的培训之外，还要引入档案管理方面的人才，为工程档案管理队伍注入新鲜血液，从而整体提高工程档案管理工作人员的业务水平。

3.4 强化工程档案合规检查。工程档案的合规检查是确保准确性、完整性、系统性的重要手段，是文档控制体系的关键环节。应关注以下三点：（1）加强档案收集体系监管。即确保业务流程与归档流程无缝衔接，前端归档信息符合归档要求，人岗适配，归档路径、技术方案与业务流程符合归档信息齐全完整、真实可靠要求。（2）加强归档行为监管。项目档案机构应充分利用事前审查、事中核查、事后追查等手段，强化对归档行为的持续监管。规范制度、规范执行，严肃奖惩。（3）加强重要岗位的管理。参建方应建立健全档案管理全链路职责管理制度，全面梳理档案形成链路直接方、关联方行为模式、应用场景、职责情况，掌握其重大变化，提高人岗适配、人责相符管理规范性。

3.5 强化工程档案保护工作。工程档案是需要长期保存的资料。我们应采取措施保障各种工程档案的完整性。首先要制定出相关的借阅规定，一般的查阅要在管理人员的陪同下进行，查找过程由管理人员亲自执行。如果有特殊的情况，需要相关的领导签字才能够将工程档案带出，并且要让借出者进行详细的登记，写明归还的时间。出台相关的管理规定，如有损坏工程档案的情况要给予一定的处分和罚款，并且要协助工作人员一起来完成工程档案的修复工作。有了制度的制约就会大大降低工程档案的损坏率。另外日常维护工作中也不能马虎，对于工程档案要进行定期的巡视，对于保管工程档案的室内要进行通风，做一些适当的防护处理。对于发现有破损和发霉等情况的工程档案要进行及时修复。

3.6 强化工程档案技术工作。首先是引入各种现代化设备，如自主查阅资料的机器，这种机器可以帮助需要查找资料的人员完成自主服务的一个过程，工作人员只需前期将工程档案的资料输入到相关的设备当中，然后就可以进行联网共享[7]。这样对于档案保护方面来说也有着很大的帮助。还有管理技术，引入一些工程档案管理方面的软件，这些软件的相关操作都会有专业人员来进行培训，一般的操作都不会十分困难。这些软件能够让我们更加轻松地对工程档案进行相关的管理，而且操作起来会更加便利，使得整个工程管理工作就会更加规范。