再谈档案整理合格证及档案进馆问题

梁艳丽

笔者在《档案整理合格证的“尴尬”一文》中写道，档案整理合格证之所以处于尴尬的境地，原因有三：一是在档案整理不够规范的情况下开具与领取合格证不合适;二是档案整理是否合格没有规范的界定标准;三是档案整理合格证不是档案能顺利进馆的通行证。

提出问题是为了解决问题，分析档案整理合格证的尴尬是为了改进档案行政指导，缓解档案行政指导与档案接收征集进馆的矛盾。鉴于此，笔者认为，档案局（馆）有关人员需要在以下三个方面下功夫。

首先，加强前端培训，中端指导。档案整理合格证是在档案整理完毕之后开具的。也就是说，当各单位档案工作人员完成上年度归档文件的收集、分类、排列、编号、编目、装盒后，带着归档文件目录、整理好的不同期限的档案若干盒，前去当地档案行政管理部门，接受业务指导人员對本单位档案整理质量的审核。此时，档案整理已经定型：组件已定、装订完毕、类别确定、保管期限已定、件号已定。若业务指导人员对某一份文件的装订方式、装订顺序、排列次序、保管期限等提出疑问，要求更改，并非易事。因为归档章已盖，目录已打印，档案盒脊背已填写，牵一发而动全身。对于既成事实，审核时的指导意见多少有点“马后炮”的感觉。正因为档案整理具有这样的特点，档案业务指导应加强前端培训，中端指导。比如，年初及时掌握各单位档案工作人员变动情况，在档案收集阶段就组织对新档案工作人员及档案整理业务水平有待提高人员的培训。在档案整理过程中，密切联系、时刻关注，采取电话指导、微信指导、QQ指导、现场指导、参观学习、示范引领、结对帮扶等方式，把规范的整理标准、科学的整理流程、必备的整理技能及时传授给档案整理人员，不断提高档案整理规范性。

其次，加强对业务档案的监督和指导。多年来，档案行政管理部门重文书档案、轻业务档案已是不争的事实;档案整理质量审查重文书档案，轻业务档案也是不容忽视的问题。《档案法》第十条第一款规定：对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。各单位性质不同，职能不同，产生的业务档案也不同。如档案部门业务档案内容包括档案行政执法检查、档案行政指导等;工商部门产生的业务档案内容则包括企业法人登记、个体工商户、商标等;民政部门产生的业务档案内容则涵盖城乡居民最低生活保障、伤残抚恤、殡葬服务、婚姻登记等。尽管从文书档案上也能看出各单位档案内容的差别，但真正反映本单位主要职能的，应该是业务档案。近年来，国家档案局先后印发了两批100种《国家基本专业档案目录》，并会同有关主管部门，相继出台了《金融企业业务档案管理规定》《水利水电工程移民档案管理办法》《国土资源业务档案管理办法》《会计师事务所审计档案管理办法》等一系列规范性文件，使建立覆盖人民群众的档案资源体系变得真真切切，使档案行政管理部门对业务档案的指导有据可依。习近平总书记在十九大报告中指出：“全党必须牢记，为什么人的问题，是检验一个政党、一个政权性质的试金石。”档案部门肩负着为党管档、为国守史、为民服务的光荣职责，应深刻领会党和人民的辩证关系。从权为民所用、情为民所系、利为民所谋，到人民对美好生活的向往，就是我们的奋斗目标，朴实的话语昭示了中国共产党以人民为中心的执政追求。没有中国共产党就没有新中国，没有广大人民的衷心拥护，中国共产党就失去了执政之基。从这个意义上讲，为党管档、为国守史、为民服务是统一的，三者统一于档案部门收集、管理、利用的档案工作实践中，统一于档案业务指导、监督检查、接收进馆过程中。

最后，加强与档案馆接收征集工作的衔接。《档案法》第十一条规定：“机关、团体、企业事业单位和其他组织必须按照国家规定，定期向档案馆移交档案。”对于保管期限是永久和30年的档案而言，各单位的综合档案室只是一个暂时的栖身之地，档案馆才是它们的最终归宿。不可否认，档案整理仍是一项庞大的人工活动，尽管可以借助外力通过购买服务进行，但没有哪个单位希望当年整理一次，进馆时再整理一次。在现行体制下，档案局（馆）基本有两种模式：一种是局、馆合署办公，一个是一个机构，两块牌子;一种是局馆分设，局是馆的上级机关，馆是局的二级机构。无论哪种模式，档案业务指导和接收征集基本上都分属两个不同的科室。尽管如此，从本质上讲，局、馆是一家。对于档案整理质量的审核和把握，笔者认为，指导人员和接收人员要有三个起码的认识：第一，档案整理不同于工业产品机械化生产，从收集、分类、排列到编号、编目，人的因素影响其中，贯穿始终，要求各单位整理质量像一个模子刻出来的一样整齐划一是不现实的。第二，从职能上讲，《档案法》第六条第二款规定：“县级以上地方各级人民政府的档案行政管理部门主管本行政区域内的档案事业，并对本行政区域内机关、团体、企业事业单位和其它组织实行监督和指导。”《河南省档案管理条例》第十六条规定：“对向国家档案馆移交档案的范围和技术要求有异议的，由同级档案行政管理部门协调处理和决定。”档案法律法规赋予了档案行政管理部门对本行政区域内档案事业的指导职能，以及对移交档案技术要求的协调处理和决定职能。档案馆应制定科学、合理、规范、完善的进馆档案整理规范，并不得与法律法规尤其是档案工作规范性文件相冲突。接收人员应摆正自己的位置，妥善处理好进馆档案接收事宜，避免让进馆单位人员产生档案馆接收标准高于甚至不同于档案整理标准的错觉和误会。第三，《档案法》第八条规定：“中央和县级以上地方各级各类档案馆，是集中管理档案的文化事业机构，负责接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范围内的档案。”档案馆有整理档案的职能，这其中的整理包括对进馆档案的二次整理，使之更便于管理和利用。档案馆工作人员毕竟是专门从事档案工作的人员，相较各单位档案员尤其是兼职档案员有明显的业务优势。当然，笔者并不是说档案馆要无条件、无原则地接收各立档单位的档案，而是在档案整理没有明显失误、重大错误、基本符合进馆标准的前提下避免让各单位对档案整理进行大返工，甚至拆卷、更换档案封面乃至目录。利用原有档案的整理基础，保持档案的原有历史面貌，既是对历史的承认，也是对历史的尊重。反之，以不规范、不工整为名要求拆卷，重新打印档案封面、目录，以机打形式代替手工填写的封面目录既没有工作依据，更是对档案工作原则的粗暴违反，是对档案形成者、整理者的不尊重，也抹掉了档案的原始性。

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（作者单位：上海大学图书情报档案系  来稿日期：2017-12-14）