美国社会福利档案与我国扶贫档案之比较*

2018-08-20刘鑫孙军

档案管理 2018年2期

刘鑫孙军

摘要：美国社会福利档案管理以提供利用为核心，拥有完善的档案管理规范，致力于建设高效便捷的档案信息平台，值得我国的扶贫档案管理工作学习和借鉴。我国的扶贫档案管理应创新管理观念、提高技术水平、完善管理制度、规范管理工作，继而推进扶贫档案管理工作的新发展。

关键词：美国;社会福利;中国;扶贫;档案;启示

Abstract： American Social Welfare Archives Management will provide the use as a core， have a sound file management practices， and be committed to building efficient and convenient file information platform.It is worthwhile for us to learn and reference.Our poverty alleviation archives management should innovate the management concept， improve the technical level， build the poverty alleviation archives management system， and standardize the management work to promote the development of poverty alleviation archives management.

Keywords：America; Social Welfare; China; Poverty Alleviation; archives; revelations

本文以美国的社会福利档案与中国的扶贫档案作比较，找出两者的差异，并从美国的社会福利档案管理模式中吸取先进经验以进一步完善中国的扶贫档案管理工作，为更好地开展扶贫工作奠定基础。

1 美国社会福利档案与中国扶贫档案的差异

1.1 材料内容之差异。美国社会福利档案是指社会福利组织及相关组织或社会工作者在社会福利活动中直接形成的，记述和反映国家社会福利事业进展情况的具有保存价值的各种形式的历史记录。具体内容包括各社会福利组织会议记录、年度报告、与社会福利事业相关的研究论文、社会工作奠定者或领袖的口述历史资料、社会福利事业的新闻简报等内容。

我国的扶贫档案是国家、相关职能部门或贫困人口在落实扶贫工作中直接形成的，对研究国家扶贫事业进程和制定精准扶贫政策具有重要价值的各种形式的历史记录。主要包括五大类：扶贫工作政策规划性文件、落实扶贫工作中形成的各類载体材料、建档立卡贫困户形成的档案材料、总结扶贫工作中形成的成果经验性材料、各级党委政府和相关职能部门探讨扶贫工作的会议材料等。

1.2 管理体制之差异。美国档案事业管理体制的特点是全局分散而中央集中，联邦政府档案机构只负责联邦政府各机关的档案和档案工作，对地方档案机构和事务没有指导、监督和管理权，由地方分级管理，各自为政，各州档案机构设立与档案管理体制因各州情况的不同而不尽一致。因此，美国的社会福利档案以其形成主体大多为社会福利机构或社会工作者，而非联邦机关这一原因，被美国档案界划归为特殊档案，分散保管在美国各州的社会福利机构或大学图书馆中，并以大学图书馆为主要的保管机构。其中，以美国的加州大学和明尼苏达大学为主要代表，两所大学均在图书馆中专设社会福利档案馆，收集保管1936年至今的美国社会福利政策文件、社会工作者参与社会福利工作的回忆录、受助者的口述资料、民众捐献与社会福利事业相关的家庭档案等。

我国的扶贫工作以国家政策方针为指导，各地区各级政府贯彻实施为主要方式，则扶贫档案的形成者多为国家机关，按照《中华人民共和国档案法》第十一条规定：“机关、团体、企业事业单位和其他组织必须按照国家规定，定期向档案馆移交档案。”因此，与美国的社会福利档案分散保管在各大学图书馆、各社会福利组织中，而国家档案馆不统一收录的管理情况有所不同，我国的扶贫档案多保存在各级各地区的档案馆内，重视档案的集中统一管理。同时，各级档案馆与该地区的扶贫部门的档案室之间虽无纵向上的隶属关系，但存在横向上的业务指导关系，需要帮助各扶贫部门建立起完善的扶贫档案管理制度。

1.3 开放利用之差异。美国的档案开放和利用水平较高，这与美国重视效益的观念有关。在大多数美国人看来，档案如得不到充分的利用，就失去了其存在的价值和意义。这一思想也贯彻在社会福利档案的管理工作中，如在美国加州大学图书馆中的社会福利档案馆中，用户可以根据研究需要，利用馆内所提供的一系列关于社会福利的专题文件和文件目录，利用的手续十分简便，年满14周岁的美国公民即可利用身份证登记进入馆内阅览，并可查看馆内所藏社会福利档案的文件副本。此外，积极开展档案网上服务平台，这些举措也推动了社会福利档案的数字化、信息化建设，实现了社会福利档案管理工作的现代化。在美国加州地区，社会福利事业的研究者们，不仅可以通过加州大学图书馆网站在线查阅社会福利档案或提前预约到馆阅览，还可以登录加州在线档案平台搜索社会福利档案，并在网站下载文件副本进行利用。

相较于美国社会福利档案的开放利用现状，我国的扶贫档案开发利用工作则显落后，扶贫档案工作依旧停留在简单的收集、整理、保管阶段，对于如何开发利用扶贫档案仍在不断探索中。目前，我国国家档案局还未将扶贫档案列入国家基本专业档案目录中，对于扶贫档案管理工作也未制定出统一的管理规范，这就使得扶贫档案的开放利用增加了许多限制，社会普通民众查阅相关扶贫档案所需手续繁琐。同时，各地扶贫部门的档案室数字化水平较低，扶贫部门网站的在线档案阅览服务并不健全，用户难以通过访问各地扶贫工作网站平台进行查阅获取扶贫档案。

2 美国社会福利档案对我国扶贫档案管理的启示

2.1 将扶贫档案列入《国家基本专业档案目录》。2011年10月，国家档案局编制出台了《国家基本专业档案目录》（下称《基本目录》），以满足各项事业和人民群众的需求，但笔者查阅《基本目录》发现，在民生类目下并未出现扶贫档案这一专业档案，由此可以看出扶贫档案还没有成为档案理论界关注的重点。但在实际生活中，扶贫档案与人民切身利益相关，也是国家扶贫工作的重要的参考和凭证材料，需要将其列入《基本目录》，作为民生事业中必须建立的档案种类之一。笔者认为将扶贫档案列入《基本目录》，不仅可以引起国家对扶贫档案的重视度、加大支持力度，对于扶贫部门引领、规范扶贫档案管理，继而推进扶贫档案标准化管理更是具有深刻的现实意义。

2.2 制定科学的扶贫档案征集政策。与美国社会福利档案相比，我国的扶贫档案征集政策还不健全、扶贫档案征集项目发展还不成熟。笔者查阅资料发现，目前，我国共有31个省级综合档案馆，其中22家综合档案馆在其网站上发布了征集档案资料的公告、通告、通知，或者征集办法、征集指南、征集说明，比例高达71%，但征集对象多为历史档案、革命政权档案、国家领导人和省级领导从事公务活动形成的档案、名人档案，反映地区地貌、地方风俗、城市变迁、传统产品、民间工艺等历史资料，以及重大活动、重大事件和严重自然灾害形成的档案，扶贫档案并未被列入征集范围中，说明我国档案界对扶贫档案的关注度还需提高。自1986年提出扶贫政策至今，其间除了形成了大量的扶贫政策性文件应作为扶贫档案收集外，民众手中见证地区逐渐脱贫的文字、照片、实物档案等也均应列入扶贫档案征集范围。基于以上思考，笔者认为我国应当创建扶贫档案征集项目，开发扶贫档案征集政策，以为扶贫事业提供更为充足的参考凭证资料。

2.3 加强馆际资源互借共享。笔者认为，建立图书馆与档案馆的资源互借共享，对于推进学术研究和资源高效利用都有着重要的促进作用。对于扶贫工作研究学者，尤其是高校研究者們而言，由于扶贫档案的自身的政治性，要想在各级扶贫部门或档案馆查阅相关资料，所需手续十分繁琐，继而影响研究进度，而若能实现馆际资源互借共享，研究者们便可直接通过校园图书馆借阅证到馆登记申请，在一定期限后获得资料以供研究，从而推动扶贫事业研究。同时，各图书馆内所藏的与扶贫工作相关的文献，借阅量小、利用率较低，各级档案馆向图书馆提出借调请求，一方面可以提高图书馆内文献的高效利用;另一方面，档案馆可为扶贫档案开发编研工作提供丰富文献资料。因此，我国需要增强馆际资源互借共享意识，推进馆际资源互借共享服务的发展。

2.4 开设扶贫档案远程服务。目前，我国的档案网站建设在数量上初具规模，在质量上已经完成了初步建设，而查询相关网站发现，档案的远程服务依旧不够完善，档案利用者登录相关档案信息网站无法获取想要的档案信息，仍需进馆查档，如笔者登录江苏省档案信息网欲查阅与扶贫工作相关的档案信息，多次检索仍无法获取有效信息，这种情况一方面说明了我国扶贫档案的数字化水平不高，另一方面也说明我国档案信息网站建设仍需进一步探索完善。因此，为高效利用扶贫档案，我国应借鉴美国社会福利档案远程服务的先进经验，多角度探索扶贫档案远程服务平台建设，提高扶贫档案开发利用率。