国外档案网站档案保护内容的分析与启示*

张艳欣 高慧筠

摘  要：档案是人类记忆的真实记录。作为一种不可再生资源，它对于国家各领域发展都有着重要的保存和参考价值。科学合理地保护档案安全，最大限度延长档案寿命便成为人类社会生活一项功在当代，利及千秋的重要任务。笔者选取了国际档案管理水平名列前茅的美国、英国、加拿大、澳大利亚四国的国家档案网站进行浏览和学习，了解国外的档案保护工作特色并加以总结，得出改进和加强我国档案保护工作的启示，以期为我国的档案保护工作的完善奉献一己之力。

关键词：档案保护;档案网站;保护特色

Abstract：Archives are the real records of human memory.As a non renewableresource， it has important conservation and reference value for the development of various fields of the country.The scientific and reasonable protection of archives and the maximum extension of archives life has become an important task of human society in the contemporary era. The author selected four countries such as the United States， Britain， Canada and Australia， which come out in the front of the world in archives management.The enlightenment to enhance the archives protection is proposed after browsing their archives Websites and analyzing the characteristics of the archives protection work abroad， in order to improve the archives protection work of our country.

Key words： Archives Protection; Archives Website;Features of Protection

档案是珍贵的社会记忆，我国档案界一直非常重视档案保护工作，在档案的预防与修复、档案的安全管理等方面积累了珍贵而丰富的经验。在自然环境、社会环境与数据环境日益复杂的今天，我们发扬我国档案保护技术特色与优势的同时，也应放眼世界，了解学习世界同行的发展现状，接触新事物、新技术、新理念，知其情，晓其艺，取其精华，补我之短。

1 国外档案网站档案保护工作内容概况介绍

对现代档案保护工作情况的了解，档案网站是首选便捷渠道。美国、英国、加拿大、澳大利亚的档案工作具有较高的档案管理水平，选取四国作为代表能在一定程度上反映出国外档案工作的发展现状，因此笔者通过观察四国国家档案网站了解国外档案保护工作的情况，以期找到共同特点和经验。

美国国家档案馆网站页面内容丰富，分上下两部分，其上是检索栏和七个服务窗口，其下是8个细致入微的有关档案馆、档案服务、馆藏资源、公众参与、合作机构等链接。其中对档案保护的介绍大都在Preservation部分，分成四大板块，（1）你想保存什么：将档案按照形成机构和载体材料分成7类，分别介绍保护的方法;（2）NARA保护策略：既有宏观保护政策也有微观保护技术，利于用户进行系统查询;（3）保护项目：主要介绍本馆的档案保护部门，档案保护规划以及圣路易斯市档案保护部门;（4）事件和特殊项目：对重点档案保护的过程和先进经验进行展示等。

英国国家档案馆网站页面呈现上中下三大部分，其上是馆藏资源检索与利用，中间是档案馆最新动态、档案服务、信息管理以及教育，最下面是档案馆的相关网站、相关法律法规、档案馆联系方式以及网站搜索帮助等链接。英国国家档案馆网站档案保护内容，不够集中且分布不明显，初用者不容易直接发现，通过“preservation”关键词检索，可发现檔案保护的内容分列在about us下的collection care和Managing risk部分。collection care介绍国家档案馆职能基础上的档案保护工作。其下分可持续环境管理、传统科学研究和发展、档案保护建议和指导、出版物、贷款展览五部分。Managing risk下分档案信息安全、电子数据传输、政府机构变化三部分。前者偏向对传统档案的保护，后者偏向对档案转换和数字档案的保护指导。

加拿大国家图书档案馆网站内容较紧凑，大体分上下两部分，其上是对馆藏资源检索、档案服务、档案馆最新动态及公众参与等，其下是档案馆相关介绍、档案馆最新消息以及档案馆联系方式等链接。其中档案保护介绍陈列在Services and programs下的For archives & archivists板块的 Preservation 中，分七大类。一是对书籍、文本以及可视原材料的保护：根据档案用途和具体需要进行不同幅度和强度的修复和保护;二是对视听档案的保护;三是对数字档案遗产的保护;四是数字化技术：根据图像质量的标准来完成，标准是根据被数字化的材料的类型进行的;五是对已有图书档案文件的管理：制定发展政策、标准和指导方针确保其安全;六是对缩微影像的保护;七是对石版画保守的保护技术措施。

澳大利亚国家档案馆网站页面简约，呈现上下两部分，其上是检索栏，其下是六个服务窗口和隐私、版权、免责声明、可访问性、站点地图、就业、开放时间、反馈、商店等链接。有关档案保护的内容主要在About us窗口下，其中一部分在档案收藏品（the collection）下的保护档案收藏品（preserving our collection）中，根据藏品类别划分为数字文件、纸质文件、实物、照片和缩微胶卷、声像文件五类并分别提供保护工作实践指导。另一部分在文件管理（records management）板块下的管理政府文件（managing your agency records）部分，下细分为物质文件保护、数字文件保护、声像文件保护三类，看似和前者内容有包含关系但是却更加详细全面。

2 国外档案网站保护技术内容透视出的档案保护工作特色

2.1档案保护组织机构健全

2.1.1设有专门的档案保护机构。对档案的最佳保護无疑是采取“对症下药”式的呵护。要想做到“对症下药”就必须具有专业本领，专业本领首先施展的地方是专门的档案保护机构，其设置能更为全面有效地对档案实施专业性保护，这对档案的长期保存十分必要。通过对四国档案馆网站的浏览不难发现四国档案馆均设有专门的档案保护机构。

美国设巴罗实验室、大型馆藏机构等多个专门的档案保护实验室来修复破损档案，研发档案保护技术，建立专业标准来保护档案，提供专业的保护组织，接受公众求助。英国设专业的档案保护部门机构来对档案进行保护修复，并提供建议和指导;加拿大设档案保护中心;澳大利亚设档案保护实验室PLNA（The Preservation Lab at the National Archives of Australia Canberra Office）、保护保存设施建设、联邦记录系统等，对破损档案进行修复等。这些实验室里的档案保护技术人员技术娴熟，经验丰富。例如加拿大国家档案馆档案的首要保管员是技师，他们经过专业技能培训， 拥有专业实际经验，掌握许多精炼的人工修补技术。

2.1.2积极同其他机构合作。四个国家档案馆除了加强自身的档案保护机构建设以外，还积极与图书馆、博物馆协同合作，并且积极与其他商业性机构合作，综合利用各方资源保护国家档案等文化遗产。例如英国的档案保护机构Icon负责国家文化遗产的保护工作，Icon不仅利用线上介绍档案、书籍、文物等文化遗产的保护内容，还利用线下有计划地开展保护交流活动，实现图书馆、博物馆和档案馆三馆相互学习相互合作。澳大利亚的AICCM组织和英国Icon职责相似，负责档案、文物等的保护工作，同时给公民提供保护指导，包括应急预案和灾害抢救，并提供专注于保护工作的公司联系方式，公民可通过选择条件检索公司的基本信息。

美国鼓励与档案保护相关供应商合作。美国有大量的档案保护与应急相关的商业机构，经过成熟的市场化发展，这些企业已经有了详细的市场分工，能很好地提供档案保护方面的专业服务。例如自然灾害救助恢复，数字档案文件的备份、恢复，业务连续性保护，应急预案规划的制定，风险评估等。在美国NARA网站能够容易地查到第三方商业公司的联系信息、工作范围和专业技术。

2.2档案保护知识宣传普及到位。美、英、加、澳四国以档案网站为载体，详尽地介绍了档案保护知识与相关工作，不管是档案保护工作者还是普通公众都能轻而易举地获取档案保护知识和信息。

从形式上，各国档案馆网站对档案保护内容条目陈列清晰精要，排版整洁有序，展现形式生动多样。网站检索方便，信息易获取。四国档案馆网站每一个页面上都有超链接和检索窗口，强大的搜索引擎技术以及超链接技术可引导用户轻松查找到所需内容，而不会出现死链接以及在查找过程中遗忘初衷的现象。有关档案保护的信息获取度极高。例如NARA的“preservation”页面对档案保护内容进行系统全面展示，四大板块下分别有3-8个链接进入详细内容，同时用户也可通过检索功能有针对性地查找相关信息;在澳大利亚国家档案馆网站上输入“preservation”检索词，用时0.2秒得到相关结果526条。从内容上，档案保护内容丰富翔实。四国档案网站承载的档案保护内容不仅涉及纸质、数字、缩微胶片等不同载体档案的保护方法、抢救措施，还涉及各国的主要档案保护政策，各国所做的特色档案保护项目介绍以及档案保护工作开展的线上线下不同方式等等，档案保护内容非常丰富，知识性、可读性、实用性非常强。例如美国NARA网站在“档案应急信息管理”一栏下就针对联邦政府，国会议员和国会工作人员，州、部落和地方政府，文化历史机构等不同机构的特点分别提供了详尽的、可参考性极强的应急措施。

2.3相关制度建设完善。国外对档案保护工作的重视程度可从其颁布的一系列的法律法规、标准规范、行为准则中反映出来，这些条文律令既涵盖了对未破损档案的预防性保护，又包括了对受灾档案的应急性指导。

美国出台保护策略涉及档案的修复保护，档案存储环境的管理，档案的数字化及档案存储格式的转化，紧急的救助措施，以及电子档案的保护等;英国制定档案保护标准和工作程序、工作质量控制、提出保护工作预算、制定保护优先方案等。加拿大为长期对档案进行保护保存制定了视听迁移策略等一系列发展政策、标准和指导方针。澳大利亚制定政策规范来指导工作人员在预防保护、展览保护、保存数字化以及可视化和数字化保护保存档案等方面的工作，并为档案工作人员设定行为准则。

国外注重对现有经验的运用并及时形成详细实践指导，强化对档案的风险管理。美国介绍档案紧急保护修复的方法，并规定所有机构都设应急措施以最大限度保护档案;英国对档案开展预防性保护工作，制定应急预案，开展风险评估，落实档案管理利用过程中的全程保护，实施环境监控等;加拿大定期举行消防安全教育和演练，采用两种到位的保护措施，一是安装自动喷水系统，二是采用保护层屏蔽防火;澳大利亚档案馆实施对档案灾害的防范及受灾档案的恢复战略，按照灾害发生过程进行抢救指导，分七方面详细介绍灾害前的准备工作。

2.4公众参与程度大。国外档案保护工作注重公众参与，社会服务水平高，在国外，档案馆充分认识到公民不仅是档案的利用者，同时也是家庭档案拥有者的双重身份，在指导公民对家庭档案进行保护的过程中，一方面可以提高公民对国家档案工作的认可，增强与档案馆的互动，进一步做到全方位参与。另一方面对馆外潜在“档案”进行了很好的预防保护工作。

美国档案馆网站what do you want to preserve板块，可查询到保护家庭档案、拯救书籍和照片的技术方法;英国国家档案馆提供档案志愿者服务，设专门保护咨询中心，在每年组织的研讨会、档案保护会议或家庭档案日，档案利用者、参观者和专业人士等可免费咨询保护方法;加拿大、澳大利亚档案馆设有关档案保护的博客，记载着对珍贵档案的修复保护过程，使档案保护工作变得开放透明，融入公众生活。对“潜在”档案，四国为国民提供了可行性与操作性极强的建议措施。内容涉及档案存放环境、档案展览光线要求、破损档案修复步骤等多方面。

3 对我国档案保护工作的启示

3.1加强业务指导，提升档案保护重视程度。从宏观层面，国家档案部门制定多层次、多角度、涵盖档案管理各个环节的保护工作的政策、法规、标准，规范档案保护工作全面展开;站在全国档案管理的高度，加强档案风险管理，积极推动档案安全风险评估和元评估的研究与实践，重视评估专家队伍建设充分发挥专家作用，将档案馆现有的涉及常态与非常态档案安全的档案保护经验、教训进行统一梳理、及时成文，形成指导各级各类档案部门实践工作的指南;增加档案保护相关的科研立项，从机制设计上鼓励学者和档案部门一线工作人员进行档案保护科学研究，促进档案保护的理论与实践的发展;建立可量化的档案保护工作评价体系，将档案保护工作开展与执行情况纳入档案馆评价的重要指标。从微观层面，指导各级各类档案部门根据本馆实际情况和工作特色制定档案保护工作制度，加强对档案保护工作人员行为准则的制定，例如从事档案保护尤其是重要档案保护工作人员的准入机制，建立资质认证，持证上岗;建立日常档案修复与保护工作的质量监督机制，实行量化评价;建立档案保护工作人员的激励机制，将修复工作纳入修复人员的绩效考核，对有突出贡献与工匠精神的档案保护技术人员进行嘉奖与宣传，营造支持档案保护工作的良好氛围。

3.2加强机构间合作，协同做好档案保护。加强机构间合作，首先应加强档案部门同图书馆、博物馆之间的合作。图书馆、档案馆、博物馆的图书古籍保护、档案保护、文物保护工作，在保护目标、保护原则、保存手段、利用方式、保管设备、修复技术、工作流程等方面有很多相似之处。因此，加强三机构的沟通与合作，不仅可以相互借鉴保护的经验、教训与研究成果，最大限度提升研究、保护效率，而且可以促进形成保护资源相互利用，共同攻关，解决重大问题的局面，例如可设立档案图书博物馆一体化保护技术机构或者联盟，作为我国文化资源保护的平台，提升三个机构整体的保护水平;建立协调LAM的合作执行机构，统筹规划，借鉴英国MAL理事会制度，即设置一个由LAM各部门的主要负责人和专家组成的，跨行业、跨系统、一体化的常设合作管理机构。经由此合作管理机构的跨机构协调，既可以促进三个机构所属部门的协同合作，又可更有效地运用人员与经费，使其发挥最大的效用。亦可将眼界放置国际，加强与国际文献保护界及各个先进国家的交流与合作，联合组建档案保护技术交流组织等。

加强机构间合作的同时，还需要加强档案部门与社会团体间的合作。一方面，民间社会团体手中持有丰富的档案资源，这些档案是极具价值的“潜在”档案，档案保护工作的对象应当包含这部分档案。另一方面，从事档案保护的商业性机构具有专业的档案保护技术设备，可提供专业化保护服务，随着时代的发展商业性企业拥有先进的技术和经验，他们开发的数字系统较完善而且安全。与社会团体的合作，可采用档案保护工作外包托管形式，积极与第三方机构合作，找到适合的档案外包服务机构，加强档案外包服务过程中的监督，与档案外包服务机构及时沟通，确保档案外包托管服务机构档案保护工作的有序开展，既可弥补专业技术的不足，又能减轻档案管理工作任务和成本，提高档案资料的价值利用水平。

3.3加强宣传，普及档案保护知识。加强档案保护知识的普及和宣传，笔者认为应该做到三个“不局限”。档案保护技术知识的传播主体不局限于高校教师与专业人员;档案保护技术专业人才的培养不局限于高等专业教育;档案保护技术知识传播渠道不局限于口耳相授。档案保护专业人才的培养与职业的培训是档案保护知识传播的重要的渠道，但应广泛利用新兴的信息技术与传播媒介，面向社会开展档案保护知识的宣传。

国外网站通过线上的视频、微博、博客，线下的提供档案保护技术服务等多种方式，有效、广泛地宣传了档案保护知识。我国也可以充分借鉴，借助档案网站、微信等多种媒体手段，增加档案保护知识的宣传力度。笔者浏览我国各级档案网站，发现鲜有涉及档案保护内容。因此，建议我国各级各类网站开辟“档案保护”相关宣传板块，普及档案保护基本知识、宣传档案保护相关政策法规、开展破损档案修复展览、上传一些简单易行的档案保护与修复方法的动态视频;公布档案保护合作的机构及联系方式;公开档案保护相关的社会活动如会议、展览、培训等信息，这不仅可以为行业内专业人员提供全面的档案保护资源，利于学习和工作的开展，而且利于使档案保护技术走近社会公众。

此外，还需充分利用好微博、微信、博客等平台，对档案保护技术内容进行动态视频推送，静态技术知识的传播（可定期发档案保护技术知识的推文），对已修复完毕的档案进行在线展示，亦可对部分档案的修复过程进行直播，与社会公众进行互动，以其需求为导向，对档案保护技术进行宣传和推送，同时积极采纳其建议，不断完善宣传方式。借着新时代新技术的东风，对档案保护内容进行全方位生动的普及宣传，能使得档案保护走出档案机构，走向大众，使得公众在潜移默化中接触接受了解档案保护内容，掌握相关档案保护技术。

3.4采取众筹模式，提高公众参与度。加强档案保护工作离不开公众的参与。一方面，提高公众参与度有利于借助群体智慧做好档案保护工作。当前，我国档案保护技术人才短缺，笔者认为原因之一就是信息不对称。加强档案保护宣传，可以充分挖掘社会公众中有相同爱好与特长的人士，有机会参与到档案保护工作中来，即档案保护工作也可以采用“众筹模式”。鼓励全民参与，接纳公众的建议，以公民需求为导向，以公众的集体智慧和需求来倒推档案保护工作进步的理念模式。以此模式推动公众积极参与档案保护工作，为使此模式保质进行还可建立众筹信用档案体系。我国档案保护工作所遇到的难题可采用分包式的解决方式，将问题在互联网上发布和传播，请公众积极参与，提出解决方案并加以审查，档案机构对胜出的解决方案提供者进行奖励，以此既能解决工作中的难题，还能激励公众进一步参与到档案保护工作中来。另一方面，提高公众参与度有利于进一步激发档案保护工作者的服务意识。社会公众手中可能拥有年久失修的珍贵的家庭档案、珍贵的名人档案等等，据笔者了解他们的修复需求很难找到相关渠道或者机构满足。因此，借助档案部门的保护内容宣传，一方面，公众可以得到档案保护工作者专业的帮助，解决修复难题，增加对档案保护的认知度。另一方面，能够增加档案保护工作者的成就感，激发他们为公众服务的热情。此外，档案部门还可以借助宣传平台，进行召集和宣传，利用“众筹”模式，吸引“民间高手”一起帮助解决问题，实现档案保护技术的全民参与。

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