信息化环境下高校财务档案管理思考

张慧娟

摘要：随着当前信息化技术的深入广泛应用，高校已进入信息化管理，近几年单位财务会计档案管理信息化建设正在逐步提升管理水平，但仍然存在一些问题。本文结合高校档案管理现状以及面临的问题进行分析，并提出了未来会计档案管理在更多方面具有提升空间。

关键词：高校；财务档案；信息化

信息化下的高校财务档案，是指利用现代化信息技术对高校财务档案进行收集、整理、归类、保存和开发，改变传统纸质保存形式，以电子的形式进行存档。通过会计档案信息化管理，联通高校管理网络，提升了硬件设施的利用度，加快了学校管理效率，为学校加快全面信息化建设带来显著提升。

一、高校财务档案管理的重要性

财务档案管理是高校档案管理中的一个重要门类，是全面反映高校管理状况的关键信息资源。在现代信息化高速发展下，档案信息资源的整合，是当前档案信息化建设的重要内容。档案的信息化处理，为高校人员提供了方便的平台。在需要的信息可以在官方网站查阅，节省了查阅交涉时间，提升了工作效率，同时也提高了财务档案的管理水平和财务人员的服务质量。

二、高校财务档案当前面临的问题

一场新时代信息技术革命的崛起，必然会引领一个时代的信息化建设改革。当然在这场变革中，高校财务档案管理工作受到传统模式的影响，必然面临众多的问题和挑战。

（一）会计档案查阅不便，工作效率不高

由于会计档案限于纸质版保管和查阅，高校人员无法在系统上进行多维度的查询、搜索、调阅等，要获取档案信息需要与财务处工作人员交涉，到库房查阅纸质版的凭证、账簿报表等会计档案，这样的程序烦琐，容易造成财务原始凭证的损坏与丢失，同时工作效率降低。

（二）高校信息化硬件设备落后，信息处理设备不够健全

很多高校的信息化硬软件设备不够健全，不能大量的快速地对财务档案进行扫描、存档。报销系统的会计档案材料的电子数据和会计档案管理系统并没有实现无缝对接，无法达到一体化管理，制约了高校管理信息化、现代化的发展。

（三）财务专业管理队伍素质有待提高

当前高校财务信息管理团队对于会计档案的管理方式和管理理念较为落后，缺少全局化的空间信息资源管理眼光，在管理中缺少责任心，对于原始凭证的错误信息缺少核对工作，以及缺少培训和在岗教育，管理方式落后。

三、高校财务档案管理信息化建设的改进措施

只有科学合理的利用和挖掘信息化档案资源，借助计算机技术和统计软件等手段，并结合工作中不断发现的问题不断解决和改进，才能将财务档案管理工作全面信息化建设。

（一）加强财务档案管理的制度性建设

《档案法实施办法》第五条指出：“机关、团体、企业事业单位和其他组织应加强对本单位档案工作的领导，保障档案工作依法开展。”《会计档案管理办法》第四条则更加明确地规定：“各单位必须加强对会计档案工作的领导，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防损毁、失散和泄密。”由此可见，档案管理的必要性以及重要性。单位负责人应重视信息化技术在财务档案管理中的重要地位，并给予充分的人力、物力、财力支持。建立健全的档案管理规章制度，使电子会计档案在收集、整理、归档、查阅等各个环节有章可依，有据可查。保证会计档案存在的原始性、真实性、完整性及安全性。

（二）加强财务档案管理的软硬件设施建设

财务档案进行信息化管理，适应时代发展要求，将纸质版的档案管理时代转向了信息化管理，这就需要加大财务管理的软硬件设施建设。软硬件设施建设，必须配备现代化档案管理设备，如互联网、扫描仪、计算机及相关配套软件等；同时构建会计文件管理系统，把会计档案系统和自动化财务报账系统有机结合。该系统能自动记录会计电子文件的各种背景信息，能有效管理和控制会计文件的整个生命周期，会计电子文件生成到转运处理再到转变为会计电子档案，最后被提供利用直到销毁或迁移的整个过程。能提供利用和管理会计电子文件和档案，也能管理汇入的会计纸质文件细信息。加强财务档案管理的软硬件建设是实现财务档案信息化的关键技术保障。

（三）加强财务档案管理队伍的人员综合素质

财务档案管理人员，要不断地加强会计专业知识学习及网络技术的档案管理软件学习，紧跟时代步伐并结合实际工作中发现的问题不断创新。单位应依法加强对财务档案管理人员的各种培训，全面提升队伍的思想素质、业务素质及职业道德等综合素质。通过多途径、多角度、案例化的实践管理，提升档案管理人员的业务能力，最后成为一支高素质、高能力、高水平的综合型管理人才队伍。

小结

随着信息化的高速发展，信息化正逐步渗透财务管理的各个方面。信息化技术给高校财务档案管理工作带来了很多帮助，同时也带来了新的问题和挑战。利用信息技术对高校财务档案进行管理，这无疑是一个艰巨的任务，这就对高校财务工作人员提出了新的要求，财务人员只有不断学习提升自我的专业技能和综合素质，加强信息化管理意識，才能挑起这信息化时代的大梁。高校财务档案全面信息化建设是时代的趋势，应引起各高校的重视，各高校之间应加强交流和沟通，不断完善管理体系，积极努力提高财务管理的水平，推动财务档案管理的规范性和有效性，使未来会计档案管理在效率、规范、信息共享等方面有更多的提升空间，促进高校全面信息化建设进一步深入。

参考文献：

[1]钟海芹.国家电网公司基层单位会计档案电子化管理存在问题及探索[J].档案管理理论与实践-浙江省基层档案工作者论文集，2017（12）：31.