基于档案数字化建设与企业档案管理研究

曲秀婷

摘 要：信息技术的广泛普及给档案数字化建设提供了机会，同时也提出了一定的挑战。本文主要分析讨论档案数字化建设与企业档案管理研究，以谋求企业更好的发展。

关键词：企业；档案管理；数字化

1 档案管理工作的现状及问题分析

1.1 档案管理模式

档案是信息的载体，用于记录企业发展的资料文件，所谓的档案的管理，实际上就是资料的分类保存归纳，所以，这项工作较为繁琐，需要消耗大量的人力物力财力。随着当今社会信息技术的快速发展，档案管理的模式仍有些落后，一些企业和组织仍然存在手工管理的方式， 这不利于档案管理工作效率的提高，而且容易出现错误的几率较大，企业对档案管理工作的计划容易存在误差，对企业经济发展产生不良影响。

1.2 工作规划存在不足

在如今企业组织的档案信息化建设过程中， 缺乏整体性的概念，大都采用由局部到整体的方式，因而使得管理各个档案的部门无法进行有效的沟通实现统一， 企业组织各个系统不协调统一可能会阻碍企业经济的发展。

1.3 数字化的管理问题

面对数字化管理问题的不足，存在以下几个方面的问题。

①数字档案管理系统和办公系统的不兼容给归档工作带来了问题。因为不兼容的原因，常常导致办公系统生成的文件格式需要进行转格式处理。②电子档案和纸质档案同时存在的导致了很大的资源浪费。一些企业没有正确的认识和对系统的把握，对数字化档案不能接受。为了紧跟时代的潮流，在建设数字化档案之后又对档案进行了一遍纸质的归纳总结处理，相当于浪费了时间和人力资源， 对档案数字化建设起到了不良作用。③数字档案化意识不够强，导致存在的便捷资源得不到合理的使用。一些企业组织对数字化档案意识薄弱，没有意识到数字化档案的便捷， 经常因为缺乏纸质档案而放弃对资源的使用。④数字化档案可以对随时修改信息，动态的保存档案，相对于纸质档案而言，保存的时间更长，与时俱进性能比纸质优良。

2 档案数字化的操作方法和利用

2.1 优化资源配置

档案数字化建设需要投入， 特别是建设初期软硬件配置投入所需较大， 建成之后需要一定的运行成本。根据具体情况，对专业人员的分工进行合理配置，建立档案专业人员，数字专业人员，计算机和扫描设备的专业人员操控，提高档案数字化建设的性价比，做到投入少产出多的高效率建设。

2.2 建设专题数据库

为了多功能全方面的建设，可以建设专题数据库。馆藏档案目录仅仅依靠目录数据库检索可能使得工作效率较低，不能及时解决所有检索问题。为了满足客观需求，对专门的问题档案有集中的需求是经常发生的事情， 建立专题数据库是档案馆与时俱进的重要一方面， 也是充分凸显档案数字化特点的机会。着重注意以下几个方面：①依据馆藏档案内容确定专题的分类处理。②依据需求分期进行专题数据库的建设。③根据文件内容和检索需要的不同分别设置不同的专题数据库。

2.3 建立全文数据库

为了满足客观需求，建立全文数据势在必行。通过多年档案利用统计率的分析，优先建立全文数字化档案全宗、年代。在网络中，在文件级目录的的基础上同步进行档案的开放、存储、鉴定、筛选进而形成和文件目录一一对应的全文数据库，并且保证数字化的真实准确性。

2.4 数字化档案利用服务工程

数字化档案利用服务工程以促进档案数字化建设为目的，以各个网络服务为平台，通过建设安全管理制度，网络运行制度，数据管理工作人员，提供数据人员等形成责任网络，从而保证档案数字化的严谨合理性。

（1）在局域网上的应用。在局域网内，档案成果数据库对所有接待工作人员都有检索权限， 对只进行目录数字化的档案实行现用现扫描全文的方式使之达到全文数字化的档案一样的效果，利用电子计算机技术实现数字化档案。数字化档案得到了法律的支持和认可， 为档案馆参与电子政务提供了新方式。

（2）在互联网上应用。在CA 证书的安全保证下，在互联网方面应用。不但实现了领导远程数据上传的审批，主要是开展开放档案远程查询、下载、打印。特别是把CA 证书发给立档单位或使用单位档案室， 为CA 用户远程提供档案证明和数字化档案法律效力的体现，减少异地现场查询的不便。

3 档案数字化建设与企业档案管理方法

3.1 建立档案数字化的保护系统

构建档案数字化系统以后也要有一定的维护意识， 建立一个相应完善的保护系统。一旦档案信息的数字化没有一个统一的标准，在实际使用过程中会出现很多麻烦。例如：数据没有办法传输，资源不能共享等。因此，能否建立完善的档案数字化保护系统对档案数字化建设至关重要。档案数字化建设保护机制一般包含以下几种类型：组织、运行、管理机制；人力、财力、物力、技术的支持；其它机制的保障。

3.2 制定科学严谨的计划

构建数字化档案的过程中， 最重要的是要有一个科学严谨的目标。在实施的过程中，一旦发現目标不合理，及时的进行更改调整。错误的目标可能会导致档案完成之后使用过程中并不适用于企业的实际应用。在最初建立档案数字化过程中，可以成立专门的研究小组，根据当今的企业现状和未来可能的发展趋势进行讨论，最终制定出一个合理的目标。

3.3 加快档案数字化建设，实现资源共享

首先， 要按照科学的原则逐步的推进档案数字化建设工作，制定合理的工作计划，并且对监督工作力度不能松懈，保证档案数字化的实现。此外，在满足人们日常生活需求的条件之下制作一套完善的档案目录， 建立一套合理的目录有利于信息之间的协调统一，给信息的生成、协调、使用提供了方便。可以按照工作的难易先后程度实施对档案目录工作的开展，制定目录的过程中，要注意档案管理职责机制的内容，合理分工，采用条框结合的方式，保证档案的与时俱进，进一步促进档案工作的发展。

3.4 优化档案的管理模式

由于档案管理模式和机制并不完善， 所以想要改变这一现状就要先建立一套完善的数字化管理模式和管理机制。这是档案数字化实施的第一步。目前一些企业已经具备一套完善的机制和模式，是得工作流程更加规范。在选用人才方面，招聘过程中选用具备一定的专业素养的人胜任这个岗位。企业可以为正在企业工作的老员工进行定期的专业培训工作，加强他们的技能。同时， 对于新加入的员工进行实际操作培训，他们虽然拥有一定的理论基础，但是并没有和实践完美的结合，因此对于不同的员工要有不同的培训方案。

4 档案数字化较之前纸质档案的优点

4.1 提高经济效益

在过去企业组织一般使用的多为纸质档案， 不仅工作人员的工作量较大， 而且极易出现失误， 导致管理成本大大增加。但是以数字化为基础的档案改善了这一缺点，不仅节省了保管存储费用和空间，而且使用查用起来也更加快捷便利，避免了人力财力的浪费。

4.2 提高办公效率

数字化的档案可以使资料进行及时的归档并且能做到尽快的提取。在一些部门里面，对于资料的提取要有一定的及时性和准确性方便为领导的决策作出帮助作用。同时，档案的数字化处理会给我们查找档案提供很大的便捷， 真正的让工作人员做到足不出户就可以知道大量信息。因为信息的流通，数字化档案成为了“无墙界档案”。档案库也从实体变成了虚拟档案文库。

4.3 增强档案原件的保护

把传统的纸质档案转变成数字化电子档案之后， 档案的

使用将变得更加安全。尤其对于历史比较久的档案，数字化档

案实现以后绝对是对其最有效的保护。除此之外，数字化档案

的实现防止了部分档案被篡改的情况发生。

5 结束语

总之，档案数字化是信息时代的挑战，也是机遇。大量的纸质档案变成数字化档案大大提高了工作效率， 给我们提供了便捷，减少了工作人员的工作负担和企业的成本支出。

参考文献：

[1]冯惠玲，张辑哲.档案学概论[M].北京：中国人民大学出版社，2001.

[2]朱凤云.某投资管理企业数字化档案管理系统的设计与实[D].电子科技大学，2014.