高校基建档案资源管理及开发利用

曹吉

摘 要：在我国高等教育连年扩招的背景下，大学生不断增多和逐步与国际接轨的学校配套设施使得原有的房屋设备已不能满足现有的需求，近年来在国家的号召和投入下，我国高校纷纷新建校区和扩建原有校区，在基建方面取得了快速的发展，同时也产生了大量的基建档案。但是，高校基建档案快速增多的同时，高校基建档案管理水平并未及时跟上基建档案的增长的速度，基建档案在资源管理和开发利用过程中出现了一系列问题。基于此，本文对高校基建档案资源管理及开发利用进行了分析，并提出了相关策略，以供参考。

关键词：高校；基建档案；管理；开发利用

一、高校基建档案概述

自我国高等教育改革后，高校扩招力度持续加大，加大了对教育事业的投入，高校在此期间快速发展。为了满足日益增长的大学生求学需求，高校自身基础建设规模也在不断扩张，加之一系列的高校间合并与重组，高校在建设过程中产生了大量基建檔案，这对高校基建档案管理工作提出了新的要求[1]。高校基建档案是高校档案资源的一大重要组成部分，它记录了高校在发展过程中每一项基础设施工程的竣工验收情况，是反映高校基础设施发展的一手资料，具有专业性、系统性、现实性、复杂性、周期长等特点。首先，高校基建档案具有专业性，主要内容为高校的基础设施建设项目；其次，高校基建档案围绕每一个项目都依据项目工程管理形成了系统性的档案资料；再次，高校基建档案都是由高校实际发生的基建项目产生的资料，可以指导高校未来项目规划和工程建设，资料具有较高的参考性，且高校基建工程往往周期长，涉及设备、生产工艺、建筑材料、施工技术、参与单位等多方面，影响因素繁多，且相关工程建设各阶段相互穿插、互相影响，导致相关档案材料构成十分复杂。最后，整个基建项目从立项到竣工需要数年时间，因此对单个项目基建档案的收集也具有较长周期。基于高校基建档案的以上特点，高校要提高对基建档案资源的管理能力，加强开发利用水平，为高校基本建设管理、规划、维修和发展提供依据。

二、高校基建档案管理现状

在我国高校基建档案快速增多的同时，高校基建档案管理水平并未及时跟上基建档案的增长的速度。当前，我国高校基建档案主要存在以下几方面问题：（1）基建档案规章不完善。有些高校虽然已经实施了《普通高校档案管理办法》，在基建档案方面制定了一些制度，划定了高校基建档案归档范围，但是由于具体的规章不完善，没有对归档的要求、时间予以细化，工程周期又长，跨年或跨几年的项目相对较多，导致高校基建档案难以及时收集的情况时有发生[2]。（2）基建档案管理人员专业性不足。基建档案由于有其行业专业性，高校档案管理人员大多为兼职人员，缺乏基建档案的系统化管理知识和经验，难以满足基建档案对管理人员的专业性需求。（3）基建档案数字化水平不高。随着信息化发展速度的加快，大部分高校都为档案管理配备了电脑、打印机等信息化基础设施用以管理档案，但是，专业的档案管理系统普及率不高，缺少数字化文档，现在很多地方在查阅基建档案时，只能提供纸质档案，基建电子档案不完善大部分时候依旧需要查找实体资料。

三、高校基建档案资源管理相关影响因素分析

高校基建档案管理出现以上问题，究其根源，有以下几大原因：（1）高校对基建档案管理重视程度不够。由于基础设施取得的成绩是显性成绩，而档案管理产生的价值很多时候要等到很长时间以后才能体现出来，加之高校对整个档案管理方面的宣传力度并不是很大，重视程度不够，导致各个部门的管理人员从思想上对档案资源管理不重视，有的甚至图方便将资料自行保管，如遇到部门更换管理人员，新老交替，交接工作如果不做好等问题，就容易造成已有的档案资料遗漏、缺失。（2）高校基建档案管理缺乏物资和人员保障[3]。从经费上说，高校经费通常会落于发展教学科研方面，落实到基建的经费也是重项目、轻档案，基建档案的维护需要管理部门在档案管理配套设施上投入资金，资金不足导致基建档案维护水平不足。从人员上说，高校基建档案管理人员的数量和设备质量跟不上大量新产生的基建档案以及对基建档案数字化的要求[4]。（3）高校基建档案利用水平不高。高校的快速发展虽然带来了更丰富的档案资料，但是基建档案的利用水平却不高。这主要是因为当前高校基建档案管理水平不足，在搜索时不便于查找，档案的信息化程度较低，难以快速找到有价值的信息，只用原件导致资料缺损严重，降低了基建档案的利用率。

四、完善高校基建档案资源管理的相关建议

（一）提高重视，树立服务理念

高校要加大对基建档案资源管理的重视程度，档案工作人员要将被动管理档案转变为主动服务档案使用人员，树立服务理念。一方面，档案管理部门应加大对自身工作的宣传。对于内部员工，可以通过展览、宣传栏、会议和网络等途径加大对基建档案重要性宣传，并让工作人员了解馆藏的具体内容，提升高校档案工作人员对档案管理的价值认识，促进工作人员对档案管理工作的职业认同感，激发责任意识[5]。对于学校领导和相关部门，则可以通过汇报工作的方式，宣传档案管理意义和重要性，从而获得部门和领导的支持，保证高校档案资源管理工作顺利开展。另一方面，高校要加强档案管理人员的竞争和参与意识，树立服务理念。充分利用档案的参考性作用，结合高校实际建设任务，主动为业务工作提供指导服务。

（二）完善基建档案管理规章制度

高校要结合学校自身特点，建立好细化的档案管理规章制度，保障档案管理工作顺利开展。首先，设立归档范围。高校档案管理部门应以国家和地方的相关规范来制定本校的相关规范，比如以《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》、《上海市工程建设规范建设项目（工程）竣工档案编制技术规范》为依据，根据建设项目实际工作开展情况以及不同类型档案的应用价值合理设立归档范围以及归档重点，做到范围的设定在降低收集资料数量的同时保证档案使用价值[6]。其次，实施部门立卷。由于高校基建档案的专业性、系统性特点，积极实施以基建部门为主体的部门立卷有利于提升基建部门的主体责任意识，提升归档档案的专业性程度，保证档案质量。

（三）提升基建檔案管理人员专业化水平

过去由于高校基建档案管理人员多以兼职人员为主，故档案管理人员的稳定性和专业化水平不高。但是考虑到项目的长周期性和专业性特点，在条件允许的情况下，高校档案管理部门应配备专职基建档案管理员，在招收和管理档案管理人员时，要注重以下几点：首先，档案管理人员应具有一定综合素质[7]。有的档案工作带有保密性质，新招录的档案管理人员要具备一定的政治修养，有坚定的政治立场；档案管理工作内容较为枯燥，并且成绩不容易体现，故档案人员要有爱岗敬业、无私奉献、吃苦耐劳的精神品质；基建档案管理工作专业性较强，要求管理人员掌握一定专业知识以及相关法律法规。其次，保证档案管理人员稳定性。基建档案管理是一项系统性工程，因此在不能配备专职基建档案管理员的情况下，要求兼职的基建档案管理员应尽量在3-5年内保持稳定，同时基建部门应分配档案管理人员一定的档案管理时间，保证基建档案收集质量，能够按规定时间移交。最后，加强档案管理人员培训。基建档案随着科技的发展也有新的变化，档案管理部门要定期对档案管理人员展开针对性培训，促进其跟上时代步伐。

五、促进高校基建档案资源开发利用的有效策略

（一）提升高校基建档案数字化水平

信息化技术为高校基建档案管理水平提升提供了有利的技术支持，在过去，档案信息内容的传递依托于纸质的档案载体，但是信息化通过电子革命将信息内容与实体档案分离，有利于拷贝以及查询等工作，大大提高了档案使用的便利性和应用水平。因此，促进高校基建档案资源开发要以加快基建档案数字化建设为基础[8]。高校要积极做好基建档案管理硬件、软件及相关技术人员保障工作。高校应加大在基建档案相关设备和软件的投入力度，根据档案管理需求购置相应数量与档次的档案管理相关器材如电脑、打印机、扫描仪、服务器等。在购置档案管理设备时，既要把每台设备利用细化到个人，充分发挥设备功能，又要立足长远，考虑到未来十年左右的基建材料量对机器内存与运行速度的要求，购买相适应的机器设备。

（二）丰富基建档案材料载体

当前基建档案内容主要为纸质内容，高校要提高基建档案利用水平，可以从丰富基建档案材料载体入手。一方面，高校要做好基建档案数字化开发。做好基建档案资源类别的分类工作，针对不同的档案材料内容采取不同数字化归档方式。针对基建文件材料以及施工材料中的验收材料，由于使用率频率较高并主要作为统计、报告、总结中数字来源依据，可以扫描关键内容存储归档，并设定如工程许可证号、竣工日期、面积等关键词，提高材料利用水平；针对数量多但是使用频率不高的施工材料，可以只保留原始纸质材料；针对利用率高且内容广泛的竣工图纸材料，可以扫描全部内容并存储归档。如果有大量扫描内容，高校可以购置专门的扫描仪，如果内容不多，可以利用社会服务方式。另一方面，收集除纸质材料以外，多样化的基建档案材料。档案部门还要与基建部门配合，在收集好纸质材料的同时，收集基建项目相关图片、音频、视频等多媒体材料，保证高校基建档案的完整性。

（三）优化基建档案检索使用流程

要提高基建档案利用水平，资料检索效率是关键一环。首先，要保证电子档案和纸质档案在内容方面的一致性。基建档案工作人员在录入电子目录时，要注意做好核对工作，审查纸质档案内容是否能与目录对应，对核对中发现的不一致情况要及时补充资料或更正目录。其次，优化不同档案的关键词，提高检索效率。将数字档案录入电脑后，要建立好数据库和检索目录，对档案的关键词予以优化，根据搜索频率提供智能化的相关建议搜索提示，建立对应文件链接，为材料使用人提供便利。最后，做好基建档案外出借阅登记工作。建立好电子化的基建档案借阅使用情况表，内容应包括借出时间、归还时间、案卷号、利用情况（原因）、借阅人、签收人等内容。

（四）促进档案部门与基建部门良性互动

基建档案来源于高校基础设施建设，其后续价值的持续体现也离不开高校的基础设施建设。因此，档案部门应加强与基建部门的良性互动。在基建档案归档前，要及时了解项目在立项、设计、施工和竣工方面的资料，做到心中有数；在工程进行时，要定期对项目予以督查，对项目过程中产生的文件要及时收集，避免后期遗失，并适时收益一些多媒体资料，充实项目资料内容；在工程结束以后，要经常关注基建材料收集进度，对上交过来的资料进行核对和检查，保证档案资料的完整性，提高高校基建档案质量，为基建档案高效利用奠定基础。

六、结语

做好相关基建设施的维修保养工作，能为未来基建项目、改扩建项目提供决策依据，起到关键的作用。面对在目前高校基建管理工作中出现的基建档案规章不够完善、基建档案管理人员配备不足或专业性不足、基建档案数字化水平不高、档案部门与基建部门互动较少的问题，档案管理部门要通过树立服务理念、完善管理规章制度、提升管理人员专业化水平来完善高校基建档案资源管理，通过提升高校基建档案数字化水平、丰富基建档案材料载体和优化基建档案检索程序来促进高校基建档案资源开发利用水平。

参考文献：

[1]肖宇.高校新区基建档案资源管理模式探究[J].资源信息与工程，2018，33（01）：202-203+206.

[2]陈婧曙.高校基建档案研究成果述评——以中国知网为例[J].江苏第二师范学院学报，2017，33（05）：120-123.

[3]张宝玲，肖玉.高校基建档案数字资源状况调研[J].中国档案，2017（05）：28-29.

[4]张晨，李涛.“互联网+时代”高校基建档案信息开发研究[J].才智，2017（12）：67.

[5]曹阳.浅谈高校基建档案资源的管理与开发[J].城建档案，2016（01）：40-41.

[6]梁梅.高校基建档案管理存在问题与对策[J].时代教育，2015（21）：268.

[7]耿丽，张振玲，李燕，张波萍.高校基建档案数字化资源共享初探[J].山东农业大学学报（社会科学版），2013，15（02）：116.

[8]梅业新.高校基建档案收集工作艰难的原因与对策[J].铜陵学院学报，2011，10（04）：104-105.