人事档案管理面临机遇与挑战

朱莹

摘 要：随着社会的不断进步和发展，我国的事业单位也在不断的进步，在事业单位中人事档案是记录每个员工的成长过程，人事档案与每个员工都息息相关。人事档案也是对员工进行评价的重要依据。在员工转正、员工职称评定、员工参加社保等活动中人事档案都发挥着非常重要的作用。随着社会的不断发展，事业单位的队伍在不断的扩大，人事资源也变得越来越多，因此给事业单位的人事档案管理带来了比较严峻的挑战。本文从事业单位人事档案管理现状入手，对人事档案管理面临的挑战及应对策略进行了重点分析。

关键词：人事档案；机遇；挑战；策略

前言：随着我国经济的不断发展，科学技术也在飞速的发展，电子化的办公模式已经深入到了各个行业，电子化的办公方式给事业单位的管理带了非常大的便利，事业单位在人事档案管理上已经不再使用传统的纸质档案，而是采用先进的电子管理模式，电子化的管理模式能够减少很多麻烦的步骤，不再需要人工进行搜索。高科技的管理虽然带来了非常多的便利，但是也带来了一些挑战。

1事业单位人事档案管理现状

在如今的社会发展过程中，计算机技术已经被应用到了各个领域，尤其是在我国的事业单位中，计算机设备已经是非常普遍的了。在事业单位中人事档案管理的模式大多都是利用计算机为主，人工为辅的管理模式。随着社会的不断发展，大多数的档案信息都已经开始开放化，档案的使用者不再是管理档案的人员，而是所有的人员都可以使用档案，对档案信息进行查询。例如在事业单位中的员工评定和职位调整都需要对档案进行查询。档案信息的开放化能够让人们更加便利的使用档案信息，但是在具体的使用过程中档案信息的利用始终都是不充分的，使用档案的人还是占少数，一些档案信息的管理人员由于年龄比较大，并不能够很好的使用计算机，因此导致很多先进的设备并没有真正发挥出作用，一些设备也是形同虚设。更多的时候只是为了应付上级下发的命令。在一些事业单位内，虽然采用了设备和人工辅助的方式，但是在具体的管理过程中没有对人事档案信息进行及时的更新，大部分的信息内容还是之前的，当开始调用人事档案信息的时候就会带来很多的麻烦。人事档案内的信息还会出现残缺的现象，如果事业单位不及时的进行修复，就会导致大量的信息丢失。

事业单位的人事档案的使用人員既包括一些专业的职能部门，同时也包括对档案信息的使用人员和管理人员，在如今的社会发展中，事业单位只有在提拔员工和分配一些福利制度的时候才会调用人事档案信息，一些事业单位已经在网上开通了查询的功能，但是在具体的查询过程中只有极少数的人会去网上查询，更多的人都是去档案管理部门进行查询，也正是因为这个原因让人事档案的管理面临着严峻的挑战。

2事业单位人事档案面临的机遇

随着社会的不断进步，信息技术也在不断的发展，信息技术的快速发展为事业单位的人事档案管理带来了非常大的便利，改变了档案资料的模式，促进了档案管理模式的不断创新。在人事单位的档案管理过程中信息网络化和人工管理模式的融合，让人事档案数据能够被自动化处理，在传统的人事档案管理过程中大多是依靠人工的方式，因此很容易就会出现一些错误，或者是造成档案信息的残缺，但是通过信息网络化和人工管理模式的融合能够在很大程度上减轻人事档案管理人员的工作负担，并且能够保证人事档案的准确性，在调取和保存上也更加的便利。减少工作人员在工作中出现的一些错误。传统的人事档案信息都是记录在纸上的，虽然纸质的档案信息具有很强的客观性，但是由于事业单位的需要，在日常工作中会经常去翻阅人事档案，因此会对纸质的人事档案造成一定的破坏，而且在查找纸质人事档案信息的时候会非常的苦难，人们只能通过依次的翻阅进行查找，因此费时又费力。纸质档案的一个非常严重缺点就是纸质材料不好保存，随着时间的推移，记录在纸质档案上的信息也会被磨没。因此很不利于对档案信息的保存。但是随着科技的不断发展，在信息化的时代中，人事档案信息不再是记录在纸质材料上，而是储存在电脑网络中，人们在有需要的时候可以随时进行下载，通过这样的方式不仅能够很好的保护了纸质档案信息，还能够提高查询的效率，提高工作人员的工作效率。档案管理的发展让人事档案管理人员的专业技能得到了很大的提高。随着科学技术在人事档案管理中的应用，很多的事业单位都更加注重管理人员的专业技能，只有能够很好的使用计算机系统才能够更好的对人事档案信息进行管理，因此在人事单位中工作人员会加强自身的专业技能，投入更多的精力去学习新的职业技能，从而更好的投入到人事档案的管理中。

3人事档案管理面临的挑战及应对策略

3.1信息技术的发展给事业单位人事档案管理带来的挑战

虽然信息技术在人事档案的管理中带来了很大的便利，但是同时也带来了一些挑战。在档案管理中想要更好的应用信息技术就要不断提高对档案的管理技能。在管理的过程中不仅要提高管理者自身的专业技能，还要很好的掌控网络安全技术。随着信息技术的不断发展，一些不法分子会通过网络技术盗取人事档案信息，因此在对人事档案进行管理的过程中要制定出相应的使用制度，这样才能够很好的防止档案信息被盗取。想要更好的加强对人事档案的管理事业单位就应该重视对管理人员的专业技能的培养。事业单位在招聘相关工作人员的时候应该充分重视应聘者的专业技能，在管理人员上岗前要进行相关的培训，不断增强管理人员的专业技能。对于事业单位中的管理人员事业单位应该定期开展一些技能培训活动，这样才能全面的提高每个管理人员的职业技能。在人事档案管理过程中应该制定完善的法律法规，这样才能够确保档案的安全。

3.2传统人事档案管理理念受到了挑战

传统的人事档案管理理念就是对事业单位的员工进行个人信息的搜集和管理，并且对个人的工作情况进行分析和录入，这样的管理理念使得档案管理工作成为了针对工作人员的信息录入，这样就使得事业单位的人事管理工作发生了严重的偏差，并且严重的阻碍了人事档案管理工作的开展。面对以上的问题，事业单位在档案管理过程中要不断明确自身的工作职能，转变传统的档案管理理念，不断明确人事档案管理的方向，这样才能让人事管理工作顺利的开展。

3.3事业单位人事档案管理的服务职能受到挑战

传统的事业单位的人事档案管理制度是终身制的，但是随着社会的不断发展，由终身制转变为了合同制，虽然合同制的人事档案管理对人事档案管理的发展起到了一定的推动作用，但是也给人事档案管理的职务职能带来了严峻的挑战。如今事业单位更关注的问题就是应该如何做好人事档案管理的服务工作。针对这个问题事业单位就要做好相应的管理工作，相关领导要让管理者明确自身的岗位职责，明确的要求每个管理者都做好自己分内的工作，制定完善的奖惩机制，防止管理者在工作中出现互相推诿的现象。要让每个管理人员都做好自己的工作，高效快速的解决问题。这样才能促进人事档案管理的顺利进行。

总结

综上所述，随着社会和科技的不断发展，给我国事业单位的人事档案管理工作带来了一定的机遇，让管理工作的效率得到了不断的提高，带来机遇的同时也带来了一些挑战，面对这些挑战，事业单位应该及时的做出改革，让人事档案管理工作能够得到更好的发展。

参考文献

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[4]冯向阳.事业单位人事档案管理面临机遇与挑战[J].档案管理，2014（03）：86-87.

（作者单位：东莞市黄旗山城市公园）