信息化背景下行政事业单位档案管理科学化的思考

鞠正宝

摘 要：作为行政事业单位内部管理工作中的一个重要组成部分，其能够在开展档案管理工作的过程中发挥重要作用，如人事部署、事务安排以及管理、决策等，且能够充分反映行政事业单位的发展历程。信息化背景下，我国行政事业单位档案管理工作中的问题逐渐暴露出来，由此，本文针对目前行政事业单位档案管理工作中存在的问题进行分析，其后，针对信息化背景下行政事业单位档案管理科学化工作的开展予以了探讨，其主要目的在于为行政事业单位档案管理工作的顺利有序提供保障。

关键词：信息化；背景；行政事业单位；档案管理；科学化

采用科学的方案管理行政事业单位的档案，能够为档案的真实性提供保障，基于这一情况，伴随计算机信息时代的到来，行政事业单位的档案开展信息化、科学化管理具有十分重要的作用。信息化背景下，我国行政事业单位档案管理工作中的问题逐渐暴露出来，由此，本文针对目前行政事业单位档案管理工作中存在的问题进行分析，其后，针对信息化背景下行政事业单位档案管理科学化工作的开展予以了探讨。

1行政事业单位档案管理工作中的问题

1.1管理制度缺乏完善性

各行业开展信息化管理、加强科技智能化管理这一大背景下，我国行政事业单位改变了传统的纸质资料办公模式，引进信息管理方法，并开始逐渐建立自身信息体系。现阶段，行政事业单位多采用的档案管理制度是《文件档案归档的制度》，并以此为基础，结合本单位自身发展的实际情况制定与本单位实际情况相符合的档案管理制度，尽管如此，但仍然缺乏有效的监督管理制度和实际实施制度予以保障[1]。

1.2档案管理人员问题

信息化背景下存在档案管理人员业务素质不足以及科学化意识淡薄等方面的问题。就业务素质不足而言，档案管理作为一项系统性工作，对工作人员的专业性提出了较高的要求，面对不断发展的科学技术，信息化运用到档案管理工作之后，还要求工作人员能够科学化地管理档案[1]。此外，档案管理工作较为复杂，其对工作人员的工作态度以及工作专业素质提高了较高的要求，但受到档案管理工作多比较枯燥乏味，容易出现工作积极性不高以及档案管理工作中存在诸多操作不规范的情况，进而对档案管理工作的效率形成较大影响。就科学化意识淡薄而言，传统档案管理工作的模式以及方法难以同新形势下的工作要求向符合，尤其是在当前信息技术得到显著发展的大环境中。部分档案管理人员在科学化管理方面的意识较为薄弱，亟需进一步的提升。部分档案管理人员缺乏专业知识，不熟悉档案归档的操作流程以及操作规范，管理人员习惯于原有工作方法二不远去做出改变，进而导致在档案管理过程中出现问题。

1.3资产运作效率低

受到传统理念的影响，目前，多数事业单位并未将档案管理工作重心置于业务之中，其中部分档案管理模块被诸多事业单位忽视，如社保档案等，工作人员认为档案管理工作并不能够直接为事业单位创造经济效益。受到这一错误理念的严重影响，事业单位并未在档案管理工作中投入大量的人力以及物力，进而导致档案管理工作由于人手和物资不足出现工作效率低下的现象。对于行政事业单位而言，通常会采取多种方式获取更多的可利用资金，占有较多的国有资产，但却较少对行政事业单位的真实现状以及实际需求进行考虑。处于此类环境中，可能导致各行政要职人员、各部门之间出现相互攀比的情况，进而呈现不合理的资产配置，与此同时，在开展信息化管理的过程中存在诸多不完善或者存在漏洞的地方，导致了各部门员工之间的交流和沟通不足，进而阻碍档案管理信息化的实现。

2信息化背景下行政事业单位档案管理科学化探讨

2.1建立健全档案管理机制

通过对行政事业单位档案管理工作中的诸多问题进行分析，发现建立信息化、科学化档案管理机制，已经成为开展行政事业单位档案管理的关键所在[2]。从行政事业单位发展的角度出发，开展科学化管理工作以互联网技术的熟练掌握为前提，进而建立并健全档案管理制度，实现行政事业单位档案管理的科学化。面对不断发展的电子计算机信息技术，行政事业单位档案管理工作出现了责任划分不明、结构松散以及流程混乱等多方面的情况。为防止在档案管理工作中出现上述现象并保障档案管理工作能够有序进行，建立科学化方案管理机制具有重要的意义。在行政事业单位内部构建档案管理工作条例规则、档案管理安全机制以及档案管理操作机制等内容，借助于建立科学且合理的档案管理机制的方式，全面提高工作人员的责任意识。新时期对于行政事业单位档案管理工作提出了更高的要求，行政事业单位单位可以通过开展科学化档案管理工作模式的方式，满足信息化背景中档案管理工作的要求 [3]。

2.2提高科学化管理意识

现代互联网信息化发展处于较快阶段，其应用范围逐步扩大，信息化时代背景下，为促使行政事业单位的档案管理人员符合时代发展的要求，提高管理人员的信息化、科学化管理意识具有重要的意义。档案管理工作人员作为档案管理的主体，面对互联网技术不断发展的环境，不仅需要具有较高的专业知识而且需要具备较高的专业技能，因此，行政事业单位还需要采取多种方式提高档案工作人员的业务素质 [4]。在人才培养方面，行政事业单位可借助于开展岗位培训的方式，不断强化在职档案管理人员的专业知识以及技能，进而真正实现有效推进档案科学化管理工作顺利开展的目标。

2.3增加档案科学化管理的资金投入

在档案管理范畴内，快速发展的信息技术在创造良好转型机遇的同时带来了一定的冲击和挑战，如在开展行政事业单位档案管理工作的过程中，我国依然存在许多单位的基础设备处于落后状态 [5]。行政事业单位加强对于档案管理部门的资金投入，如先进设备的引进、先进技术的引入、先进科学方法的使用等，在保障事业单位基础设施的同时促进单位信息化环境的形成，并在此基础上为档案管理工作开展提供便利。除此之外，档案管理工作人員的薪酬待遇较低在一定程度上影响了人员工作积极性，因此加大行政事业单位档案管理工作的投入具有重要意义。这是因为，充足的资金能够给行政事业单位档案管理工作提供资金支持，以保障档案科学化管理工作顺利开展。

3.结束语

在互联网+信息化的时代背景环境中，档案信息化、科学化管理一方面能够为行政事业单位自身开展档案管理工作带来便利，另一方面能够为全社会共享法律资源带来可能，故以信息技术作为支撑的档案科学化管理系统被运用于行政事业单位的档案管理工作中。本文通过对信息化背景下行政事业单位档案管理工作中存在的问题进行分析，发现其存在管理制度完善性缺乏、管理人员业务素质不足以及资产运作效率低等多方面的问题。针对信息化背景下行政事业档案管理中存在的问题，文章提出从建立健全科学化档案管理机制、提高科学化管理意识、增加档案科学化管理的资金投入等出发，开展档案管理科化学工作。

参考文献

[1]王 杰.基于信息化背景下行政事业单位档案管理的科学化探究[J].办公室业务，2017（08）：115.

[2]于洪坤.事业单位档案管理中存在的问题及对策[J].城建档案，2018（05）：79-80.

[3]王翠翠.探讨行政事业单位档案管理的思路[J].新课程（下），2014（05）：313.

[4]朱淑霖.信息化背景下的行政事业单位档案管理科学化[J].中国管理信息化，2016（19）：192-193.

[5]马荣.社会主义市场经济下完善事业单位档案管理工作的实效策略[J].中国市场，2018（07）：121-125.

（作者单位：滨州市委办公室）