浅谈高校学生档案管理系统对高校档案管理的促进作用

常巍

摘要：随着信息化进程的不断加快，基于全球信息化的信息共享在我国已经基本实现，高校学生的档案管理进程也随之发生了巨大的变化，档案管理的系统性与科学性得到了跨时代的发展，而高校学生档案管理系统作为高校档案管理的重要部分，在一定程度上也推动着高校档案管理的发展进程。该文结合自己多年教学经验，通过对实际工作中高校档案管理的状况进行分析，细致地描述了高校学生档案管理系统对于高校档案管理的促进作用。

关键词：高校学生；档案管理系统；促进作用

中图分类号：TP311 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2018）15-0069-02

高校学生档案管理系统主要包括高校学生长期以来的教育状况、基本信息、基础能力、入党入团状况、奖惩信息等重要内容，一定程度上而言，它是高校学生生活的见证，是学生能力、品德等重要内容的展示窗口，由此可见高校学生档案管理的重要意义，近几年来，随着人们对于高校学生档案管理系统重视程度的不断提升，我国各高校的学生档案管理已有了明显改善。而高校学生档案作为高校档案管理的重要部分，自然也推动着高校档案管理的不断发展。

1高校档案管理的必要性

1）高校档案管理对于学校的教育体系建设具有借鉴意义

正如上文所述，高校档案管理所包含的内容及其广泛，既包含了学生在校内的表现和学习成绩，又包含了高校为其提供的教育资源，因而高校的档案管理对于高校教育体系的形成与发展具有极大的借鉴意义。随着人们对于素质教育推崇程度的不断提升，高校档案中所包含的内容也逐渐为人们所重视，在这一背景之下，高校通过对本校学生的档案进行系统地研究，便可基本了解到本校的素质教育进程，从而针对日后的学生教育提出相应的解决措施。因而可以说高校的学生档案标志着该校一定时间的发展进程，并对于日后的发展具有极大的借鉴意义。除此之外，有效的高校档案管理在一定程度上也显示这学校对于学生档案的重视程度，甚至标志着高校的办事效率，因而高校要在如此推崇素质教育的今天快速发展，就必须将学生置于首位，将学生的档案列为重要管理内容，这样才能推动我国高校档案管理的发展进程。

1）高校档案管理对于学生的品德行为具有极大的约束作用

高校档案管理中所包含的内容主要是有关学生的相关教育经历、奖惩经历等信息，因而，它在一定程度上代表着学生的性格、能力、品德等信息，在学生的教育与工作生活中具有极大的影响力，因而可以说高校档案管理可以在一定程度上约束学生的行为，使其在不断地发展变化中逐步变得理智，推动学生自身品德的形成与发展。尤其是随着信息化进程的不断加快，全民信息化的时代已然到来，学生档案的重要性更是迈入了一个新的台阶，学生所有的教育经历、奖惩措施等信息都会第一时间进入网络当中，成为其日常经历的重要内容，甚至它还可以决定学生日后的工作职位、升迁、工资等内容，而高校通过对学生档案进行系统性管理，可以在较短时间内完成对于学生信息的搜寻与管理，因而高校档案管理对于学生的日常行为具有极大的约束作用，使其在不自觉当中注意自己的言行，从而达到缓解校园矛盾的目的。

2）高校档案管理对于用人单位人才考察具有极大的辅助作用

由于高校学生档案在长期发展过程中具有极大的权威性与专业性，用人单位在进行人才招聘时都会将高校学生档案作为考察的重要内容，甚至将其视为决定性内容，在这一背景之下，高校档案的管理就变得尤为重要。高校通过对学生档案进行系统性的管理，不仅可以达到保存学生档案的目的，还可通过对学生档案进行整体性的检查与管理而了解学生整体所缺乏的东西，这一内容经过反馈后可以成为高校学生培训的重要内容，从而通过整体性的活动来对学生档案进行必要的修改与添加，使学生的档案可以为他们的工作经历添加精彩的内容，由此可见高校档案管理的必要性。

2高校学生档案管理系统的价值与意义

1）高校学生档案管理系统推动高校档案管理的系统化运行

通过对高校学生档案管理系统进行考察，我们可以发现高校学生档案管理系统的主要作用在于对学生的档案进行保存与管理，通过严格的规章制度来实现学生档案的规范性管理，其中包含了学生档案的接收、保存以及后续的管理工作，通过将这一系列工作规范化来实现学生档案的系统化管理，实现了学生档案在录入、查询、修改、借阅等方面的规范性，以此来减轻高校学生档案管理的混乱状况，实现学生档案的系统化运作，而高校档案管理正是在这一系列步骤的严格操作下才实现了高校档案管理的系统化运行，减轻了档案管理人员的压力，将学生档案置于可控制的范围之内，推动了高校档案管理的系统化发展。

2）高校学生档案管理系统推动高校档案管理的科学化整理

通过对高校学生档案管理系统进行考察可得，当前我国高校学生的档案均是按照科学的方式进行整理，通过专业化的档案管理方法对其进行整理，将各环节的档案管理加以规范化，以此来降低档案管理人员的操作压力，通过模式化的整理方法来实现当前我国高校档案管理的科学化发展，例如在进行学生档案的接收时首先根据学生的系别与班级建立严格的档案分类规则，在此基础上将档案进行规范化的保存，还可根据学生的入学编号进行整理，将档案管理活动简单化，此外，学生档案的借阅与查看也必须具备严格的规章制度，在得到了所在系与学校的双重同意之后才可对其进行借阅，借阅时也要在档案管理人员的要求下做好档案借阅的相关手续，登记好借阅人的相关信息后才能借阅，归还档案时管理人员也要严格进行检查，防止出现问题，除此之外，档案管理人员与借阅人也必须对档案的内容进行严格的保密工作。

3）高校学生档案管理系统推动高校档案管理的实用性发展

我国高校档案管理中存在的一大问题便在于档案的专业性太强而实用性则遭到了一定程度的忽视，而学生档案自身的特殊性也使得學生档案的实用性亟需得到重视。高校学生档案管理系统的存在使得学生档案可以进行严格的管理与规范，并可实时对档案中的错误内容进行修改，例如学生的家庭住址等可能会发生变化的内容，如果实用性不强的话便无法得到适当的修改，如此一来便违背了高校学生档案存在的意义，因而，通过对高校学生档案系统进行管理可以在一定程度上实现我国高校档案管理的实用性，做到了学生档案的规范化与实用性的共存，有利于推动高校档案管理的实用性发展。

3 以高校学生档案管理系统促高校档案管理的必要对策

1）实现高校档案管理的电子化编入与整理

随着时代的发展，信息化进程的不断加快，当前我国高校学生的档案管理也必须要与时俱进，在不断地发展变化中实现高校学生档案管理的电子化进程。高校学生档案的信息化不仅有利于将档案管理的各项内容进行简化处理，还可以在一定程度上推动高校学生档案的保密化进程，使得学生档案在可控制的范围内得到适当的保存与整理。首先在学生档案的接收方面，高校可以将学生档案进行电子化输入与检索，在此基础上对学生档案进行严格化检查与监督，防止学生档案被篡改，因而，推动学生档案的电子化进程可以在很大程度上起到保护学生档案的作用，从而推动高校档案管理的发展。

2）严格高校档案管理制度

正如上文所述，当前我国档案管理存在的很大问题在于其本身规章制度的不完善，虽然我国设置了专门的《档案法》，但是大多数高校对于《档案法》的存在均不甚重视。因而，高校档案管理要得到发展就必须针对本校的具体情况设置严格的规章制度，对学生档案的各部分内容进行严格的规定，以此来实现高校档案管理的规范化进程。此外，必须对学生档案的保密工作进行严格的管理，防止学生档案的泄露，以免造成不可挽回的后果。

3）建立专业化档案管理队伍

通过对高校学生档案管理系统进行研究可得高校档案管理要得到发展就必须设立专门的档案管理队伍，对学生档案进行专门化的管理，并聘请部分具备档案学专门知识的人才对本校的学生档案进行科学化的整理。此外，随着电子科技的迅速发展，高校学生档案的信息化进程已指日可待，因而，在这一背景之下，高校档案管理要得到发展就必须对档案管理人员进行更为严格的培训，要求档案管理人员具备一定的计算机知识，这样才能适应时代的发展，推动我国高校档案管理的专业化进程。

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