规范档案管理对学校发展建设的重要性分析

刘源霞

摘要：档案管理作为学校发展建设中基础性的一环，能够反映学校日常的管理活动，为学校的管理、决策及发展提供重要参考，所以本文将具体分析规范档案管理对学校发展建设的重要性，以此提出合理的改进建议。

关键词：规范性；档案管理；学校发展

中图分类号：G647 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2018）20-0005-02

在目前学校的发展建设之中，档案管理能够真实记载并且反应学校的发展历程，具有重要的价值与意义，其内容包含科研成果、教学成果、人事变动、管理制度等方方面面，学校需要高度重视档案管理的作用，并且提升其规范性，以此加强学校的管理建设、提升发展水平。下文将结合目前档案管理中所存在的问题进行分析，提出规范档案管理的具体措施，希望能够推动学校档案管理工作的改进。

一、规范档案管理的重要意义

首先学校的档案都是在学校发展与建设之中从教育教学的管理工作之中所形成的，档案类型以及档案内容相对多样化，例如，教学计划、教师职员等人事变动安排、会议记录、教学笔记等档案内容，所以这些内容都能够直接为学校的后续教学与管理工作提供参考依据，也能够促进学校教育水平与管理水平的提升。档案也是一种学校的建设资源，做好档案管理有利于学校提升资源利用效率，总结经验教训、探讨教育规律与教育管理规律。其次目前的档案管理还存在着较多的不足，不能够从根本上满足学校发展建设的实际需求，缺乏体系化与规范化的管理形式，并且数字化信息建设发展相对较为缓慢，很大程度上浪费了学校的资源，所以为了转变“重教学，轻行政”的这一观念，需要在高度认识档案管理工作发展现状的基础上，去加强档案管理的规范性，这同时也是提升学校管理效率，顺应现代化发展要求的必然体现。所以学校在管理档案的过程之中需要高度重视档案管理规范的重要意义，从而通过相应的手段，去实现档案管理的优化。

二、在学校发展建设中规范档案管理的具体措施

1.建立完善的档案管理制度规范。为了从根本上提升档案管理的规范性，需要利用建立档案管理制度规范的方式，来为管理行为提供执行依据，从而加强其系统性与规范性。所以在制度的制定过程之中需要对于档案类别进行划分，目前学校的档案可以分为文书行政档案、认识档案、学校教导档案以及总档案等，不同的档案类型需要制定不同的制度规则。以人事档案为例，与人事档案有关的各种计划与安排都需要专任的教师进行整理与归档。切实将《中华人民共和国档案法》等相关规定落实到位，禁止无关人员随意出入档案室。其次在归档制度中，需要明确材料的归档流程以及归档内容。根据目前上级部门下发的《干部人事档案收集归档规定》上来看，其归档工作需要通过有关部门去收集相关信息，比如工作调配经历、干部任免情况、组织发展状况、评职称的情况等，这些都是档案的主要内容。其次在鉴别、整理与借阅环节上都要提升其管理的严格性，避免出现档案丢失、漏掉等现象。在制定相关制度的过程之中需要依照《档案法》、《保密法》以及《干部档案工作条例》中的相关规定，如果需要查用档案需要在校方领导的批准下才能够进行借阅行为，并且人事档案材料需要进行辅音，在签署意见的同时加盖学校党支部的印章，才能够生效。其次在一般情况下档案是不能够外界的，如果有特殊情况一定要在符合流程与标准的情况下，让领导在相关的借阅表中签字，才能够外借，并且在期限之内进行归还。除了人事档案之外，其他的档案类型也需要明确的管理制度，比如核查制度就是其中较为重要的普及类制度，因为学校的教学变动较大、人事流动程度较高，所以需要针对行政会议记录、学生学籍教案、校产档案、财务档案、校园建设档案等相关档案信息进行核查与管理，从而确保其档案自身的准确性与精确性，这样的档案资料才会发挥其自身的作用，严禁档案中弄虚作假的行为，以严格的审查与核查制度，去提升档案的真实性。

2.创新档案管理手段。传统的档案管理手段会耗费大量的人力、物力与财力，并且在日常的人工操作过程之中也会存在着较多的人为误差，所以避免出现较多的人为错误，需要利用信息技术手段，加强对于档案资料的录入环节、整理环节、归档环节以及分析环节上的优化，提升档案管理的管理效率、安全性，实现管理功能的拓展与延伸。在目前所使用的开发系统之中，一开始的学校档案管理体系选择的都是相对基础的开发工具，利用Visual C等程序设计语言进行开发，但是随着我国信息教育建设的不断发展，在“十三五”规划的推动下，学校要加强“三通两平台”的基本建设，实现对于档案管理手段的有效改革与创新。在常规的学校档案管理软件之中其操作大致可以分为以下的使用环节，比如安装与卸载、系统启动与退出、文书档案管理系统等内容，这样的系统能够实现报表管理、科技档案管理、数据的输入与输出，并且在给定搜索关键词就能够对于档案内容进行检索。其次为了提升档案管理的安全性，也可以引入权限设置，以此提升档案管理的保密性；对于其中的一些变动性较大的档案，也可以实现编写与导出，最后以报表的形式打印出来。但是创新档案管理手段并不代表完全要摒弃原有的纸质档案管理模式，因为纸质档案管理模式也具有一定程度上优越性与使用上的必要性，所以需要加强纸质档案与电子档案管理方式的有机结合，从而最大程度优化目前的档案管理体系，为学校提供更加优质的档案管理服务。

目前常规使用的纸质文档管理系统是学校基于与云脉的技术合作所使用的完善的技术管理系统，一般而言纸质文档管理系统是基于OCR以及图形处技术开发所生成的，能够用于纸质文档资料的拍摄、录入以及同步分类管理与实时检索等功能，能够有利于管理者加强对于纸质文档的分享与调用，所以综合来看，作为完善的纸质文档管理系统，能够实现对于校园资源的有效管理，仅仅通过移动终端就可以进行操作。对于纸质档案资源的储存，系统也会按照时间、类型以及标签等方式进行分类储存，同时也支持模糊搜索以及筛选条件搜索等形式。所以綜合来看，计算机电子信息技术参与到档案管理这一行为也是学校发展的具体体现，为学校的发展与建设提供了更加多样的可能性，同时有效地拓展了服务领域。

3.增强档案意识，提升档案管理能力。学校以及档案管理者自身也需要提升档案意识，从根本上认识到档案管理的重要性，从而将档案管理工作列入绩效考核以及议事日程之中，加强对于档案管理工作的探索与关注，才能够以提升档案意识的方式，最大程度上发挥档案管理的效果，实现学校的发展与进步。其次在提升档案管理能力的过程之中，学校也要为管理者提供培训的时间与机会，将档案管理的理论性指导意见形成实践成果转化，让管理者能够掌握到最新档案系统的使用与应用要求，加强对于管理制度的认识与理解，通过提升自身文化素养与专业理论水平的形式，来增强服务意识，提升自身的档案管理能力，转变原有的服务理念，最大程度上对于目前的档案管理工作进行优化，提升自身的档案管理工作积极性，正确认识到目前档案管理工作的发展需要与发展积极性，以此为教学实践与学校的日常管理工作奠定相应的基础。

三、结语

目前学校在档案管理工作上还有很大的规范空间，学校需要高度认识档案管理规范性对于学校发展重要意义的基础之上，促进档案管理工作的有序进行，增强档案管理的规范化、科学化以及质量化，从意识转变、技术提升以及制度改善等三个方面，去优化目前的档案管理工作，在明确学校档案管理工作中所存在的不足的基础之上，通过建立完善的档案管理制度规范、创新档案管理手段、增强档案意识，提升档案管理能力等形式，促进学校档案管理工作的发展与进步，增强学校的基础业务管理水平。

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