新时代企事业档案管理信息化

蔚爱芳

【摘 要】传统的档案管理方式已不能适应现代社会的快速发展，我国的档案管理正面临巨大的转变。计算机网络技术的普及使得改进我国文件系统的工作成为可能，但也造成了一些问题。目前，在我国档案管理工作中就存在很多问题，这使个人档案信息存档的创建严重复杂化。本文分析了我国档案管理的现状以及如何进一步开展档案管理工作。

【关键词】档案管理；信息化建设；措施

在传统的文件管理中，存在文件数多难以管理，文件搜索复杂以及文件信息使用率低等问题。随着科学技术的发展和时代的进步，传统的文件管理模式不再能满足快速变化的现代工作需求，因此新型的文件管理信息模式随之出现。然而，当今的档案信息管理中仍存在诸多问题，新的管理模式尚未形成一套统一的标准和规范。因此，加快档案管理信息化建设的步伐，培养适宜人才，已成为当前档案管理工作必须解决的紧迫任务。

一、档案管理信息化的必要性

文件安全管理对公司的管理和建设起着决定性的作用，立档单位和档案馆应采取有效措施，以防止档案资料和收集内容受到自然灾害或人为干扰，并使其处于安全的管理状态。档案资料与公司的各部门，甚至个人都有着密切的联系，随着公司的建立，公司档案的安全管理问题也随之产生，同时在公司的发展中不断进步发展；也有历史的痕迹，是公司的存在额历史见证，在这种特殊情况下，公司的第一材料在公司管理中有着不可替代的作用，也是公司发展过程中的一个重要环节，促进了公司管理的建设，使公司得到进一步发展。档案管理的标准化、规范化有利于指导公司发展进程，能够使公司管理工作有序的进行，同时也是公司管理的前提条件。

二、当前我国事业单位档案建设管理的现状

（一）档案管理人员水平较低

目前，我国档案人员管理水平一般较低，综合素质不够，专业管理的硬件和软件条件不足。公共机构档案管理中的许多员工都没有接受过档案管理方面的专业教育，他们采用的档案管理方法仍然与传统的管理方法僵硬地联系在一起，并且当前的档案管理也没有专业性的现代化管理设备，阻碍了企业档案管理的现代化发展，不利于企业经济效益的提高。

（二）档案收集不全

由于企业也不可能对档案做到完全收全，所以对于一些具有实际价值的档案的使用率是很低的。我国政府机构的工作人员和研究人员有许多研究成果尚未纳入档案的管理。而且，文件管理的阶段相对较长，范围也比较大，导致档案缺失情况很严重，因此企业在管理过程中，难以充分利用起那些具有较高实用价值的档案。

（三）档案管理较为封闭难以进行共享

我国公共机构档案管理长期以来一直采用传统的管理模式。档案文件的信息通常被认为是保密的，所以其文件信息总是与保密规则相关联，这导致政府机构档案处于半封闭状态，无法完全使用，其价值无法充分发挥。

（四）档案信息化管理的安全意识较差

与其他信息资源不同，关于档案的信息包含秘密文件，因此应注意保护档案信息的内容。但是，这往往被各级档案工作者忽视，对档案信息化管理的安全意识差，给档案信息的安全保护带来了隐患。在网络环境中，有关档案信息更容易被不法分子窃取，而且一旦被盗，它很容易在网络环境的大范围内传播。这不仅会导致管理文件信息时丢失重要信息，还会导致严重的经济损失。因此，加强创建档案管理网络环境的安全性尤为重要。

（五）档案信息化管理硬件设施水平不高

建立档案信息与各种硬件如计算机、数码相机、打印机、光盘刻录机、扫描仪和光盘是分不开的。获取硬件设备需要大量资金，因此一些机构更愿意保持传统的文件管理模式，这是非常不可取的，这将不可避免地导致档案信息的收集和传输效率低下，这也与时代的发展不相符。因此，企业必须为了满足现代档案管理的硬件要求投入资金，加速档案信息化建设，以实现档案管理信息化的高效便利。

三、档案管理信息化建设途径

（一）更新观念增强档案管理现代化意识

管理理念的現代化是档案管理现代化的灵魂。如果档案工作者没有现代化的知识，将阻碍档案管理的现代化发展。如果没有档案管理的现代化观念做指导，即使有一流的保护和管理文件的工具，也不能称之为档案管理的现代化。在档案管理的过程中，企业必须牢固树立的现代化理念，立足科技进步和科学管理，按照当下时代的要求，有效地改变计划经济时代对档案管理的保守思想，将被动式的档案管理服务转化为主动式服务，将封闭式服务转换为开放式服务，使档案管理工作能够更好的符合经济和社会发展的需要。

（二）增强档案安全管理意识

如果企业希望档案管理工作在社会的各个领域都能发挥其有效作用，就要提高文件管理的安全性，一方面要保证信息资源的可靠性、真实性，排除档案管理工作各个环节中的虚假信息。另一方面，在网络大环境中管理档案时，企业必须随时保证档案所在的网络环境是安全的，防火墙可用于阻止计算机可能遇到的安全风险。

（三）建设复合型的管理队伍

建立档案管理团队是档案管理领域信息成功的基础，并确定档案信息的开发速度和质量。提高信息管理人员对信息的认识，在信息时代，计算机上实现了自动登记、归档、辅助立卷、著录、信息网络传递、检索和安全利用。这就要求档案管理人员不仅需要了解整个过程中电子文件的特点，还需要熟悉电子档案的规范管理，而且还要了解计算机网络的安全性，以确保文件信息的安全性和完整性。为了在档案管理的现代信息管理方面取得进展，有必要继续对档案管理人员进行培训。在新时代，档案管理人员不仅要具备与电脑合作的技能，还要有积极的创造性思维。只有这样他们才能完成档案信息的收集和传输。档案管理人员还应立足本职工作，强化自我学习意识，积极参与信息化教育和培训，不断更新自己的专业知识，提高自身的工作水平和业务素质。为了尽快实现从传统档案管理模式向现代管理模式的转变，档案管理部门要系统培养档案管理人员在信息技术领域的技能，培训内容涵盖信息工程、网络和计算机等领域。

（四）加快硬件设施建设实现装备和技术的现代化

企业要及时升级办公设备如档案管理现代化建设所需要的电脑、扫描仪、互联网设备和光盘刻录机等，企业必须充分加大在档案管理现代化中的科学技术、缩微技术的应用，加快实用软件的开发，使档案数字信息处理速度加快。为此，各级政府应加大财政贡献，档案部门要努力提高自己的绩效水平，并争取更大的资金支持，同时，档案部门要充分利用具有大量的档案资源的优势，充分利用各方面的潜力，着力加强档案的提供和使用，及时开发丰富的档案信息，满足社会各方面的需求，把各档案的隐藏价值转化为实际的经济效益。在档案部门加大对现代技术和工具的使用，将为档案管理工作带来新的活力，提高利用档案工作的效率水平，创造更多显著的经济效益和社会效益，为实现现代化的档案管理工作提供可靠的保证。

四、结束语

随着信息技术的不断发展和经济的进步，档案信息管理已成为经济可持续发展的保证。档案信息的网络收集和档案信息的数字化为社会各个领域做出了不可或缺的贡献。由此我们看到档案现代化的信息管理是时间发展的必然结果。因此，企业要积极解决和消除档案馆信息管理建设中的不足，加快档案管理信息标准化、规范化建设，以适应社会发展的需要。

【参考文献】

[1]于精杰.浅析人事档案管理信息化建设[J].现代国企研究，2016（22）：207.

[2]娄瑞.浅谈企事业档案信息化建设的基本内容与方法[J].办公室业务，2017（13）：48+50.