大数据视角下企业采购业务的风险防控探讨

◇郭嘉坚 黎明梅

一、运用大数据进行内部控制的必要性

（一）大数据是新形势下的必然选择

随着互联网等高新技术的迅猛发展，传统行业与互联网携手共进，世界迈入了“互联网+”时代。相应的，企业的运营方式也发生了前所未有的变革。大数据时代来临，利用现代通讯技术，由互联网将各个传统行业整合，步入新的生态圈。譬如，阿里巴巴旗下的淘宝网，针对不同的消费者的浏览、购物记录，利用大数据技术，更有针对性地对用户进行推送。可以看到，新兴信息技术的引入并不是对旧行业的抹杀，而是帮助产业升级。2015年，李克强总理在政府工作报告中提出：制定“互联网+”行动计划，推动移动互联网、云计算、大数据、物联网等与现代制造业相结合，促进电子商务、工业互联网和互联网金融的健康发展，引导互联网企业拓展国际市场。

大数据时代带来的是企业内、外部运营环境翻天覆地变化，给我国企业进行采购业务的风险的内部控制带来了新的机遇，也带来了新的挑战。所谓“巧妇难为无米之炊”，采购是企业进行生产活动的来源。采购业务中，往往由于涉及人员复杂，层级多，链条长，企业难以对流程进行精准把握。新形势下商品种类多样化，交易方式新型化等特点，进一步加重采购业务过程中的风险发生概率。因此，紧跟时代的脚步，在新形势下利用好大数据技术，对采购业务中的风险进行防控，保障企业的资金安全，提高企业的经济效益，是新形势下的必然选择。

（二）大数据特点于传统内控的显著优越性

大数据自从出现在大众的视野中，便立即引起了社会各界巨大的反响和关注。IBM公司把大数据的特点精简的概括为“5 个 V”，即：大量（Volume）、高速（Velocity）、多样性（Variety）、价值（Value）、真实性（Veracity）。基于价值链的观点来审视整个大数据系统，大体上可以将其分为生成、获取数据、储存数据和分析数据等三大阶段。但无论从哪一个方面解读，都强调了大数据功能的强大。

在传统的采购与循环控制中，企业往往是通过设置“行政层面”上的制度，如：授权审批、不相容职务相分离，来实现层级之间、职务之间的相互监管，相互制衡，从而降低风险。在该背景下，计算机往往只是扮演了基本的储存文件，传递文件信息的角色。如前文所述，随着科技与经济形式悄然发生变化的今天，企业的经营环境变得更加复杂，竞争日趋激烈，因此，引入大数据来帮助企业进行内部防控变得尤为必要。大数据系统具有更大的数据体量，帮助企业储存海量的商业数据，如上游供应商、企业自身以及下游客户，达到上下结合的目的；同时，这些商业数据更包含了相关人员的设备数据、社交数据、家庭背景乃至各种商品在实际生产过程中的参数，真正做到不留死角。当数据体量愈大，利用其进行分析、决策的结果就愈可靠。除此之外，大数据采用流式处理或批处理的处理模式，能显著提升数据的可挖掘性和传播速度。时间就是效益，效益就是金钱，快速的数据分析对于促进企业正面效益的提高尤为显著。企业利用大数据技术辅助采购业务的内部控制过程，大体量的数据，高速度的信息传播，更可靠的准确性带给企业巨大的经济效益是传统内控手段所无法企及的。

二、传统内部控制措施下采购业务的风险

（一）采购计划环节的风险

在进行物资采购之前，企业需要结合自身的实际生产经营状况，从生产需求出发，做出明确的采购计划。现实的采购过程中，主要风险体现在“三个不”上：采购计划或需求不合理；超计划采购，不按实际需求安排采购；生产经营计划与采购计划不相协调。即：因对某些物资的偏好而采购过多，造成物资结构比例不合理；有的企业对受外部因素的变动过于敏感，盲目扩大生产，造成库存大量积压，对企业的生产经营活动产生不利的影响。可以看到，如果计划缺乏足够的合理性与准确性，那么采购的结果肯定是消极的，企业无法达到可持续发展的要求。

（二）请购环节的风险

在请购环节，存在的主要风险是请购没有经过上级或相关部门的适当审批，以及超越授权审批。主要体现在：采购部门在授权审批手续不齐全，不完善，不充分，甚至是采购项目的经费过年初预算的情况下，随即以生产急需等事项为借口，无视企业内部的审批程序，直接跳过相应的授权审批环节，进而办理采购请购手续。这样一来，打破了企业在生产周期的初期制定好的预算，额外的占用了资金和其他的生产资源，造成企业采购过量，打击企业的正常生产运行。由于缺乏前期的授权审批、报备等一系列手续，企业的监督、内审部门与采购部门之间缺乏适当的沟通，其事前并不知晓采购计划或是采购的具体细节，造成部门间合作的不协调，且要求采购部门补齐初期的手续。作为事后的补救的措施，无形之中也打乱了各部门之间的计划和安排，严重影响采购效率和采购质量。

（三）供应商选择环节的风险

在选择供应商的时候，应当严把供应商的供应资质关，坚持以比质、比价的原则对供应商询价和选择。这一环节非常容易出现问题：采购人员不依法依规，不按照企业制定的采购流程选择供应商，这样一来，缺少合理量化供应商资质的标准，导致供应商选择不恰当，使企业的经济利益遭受损失。如：采购人员联系有意向的供应商，撰写调查报告，只列明供应商的基本信息，以及报价、产品数量、交货期和付款期限等相关信息。但是，很多企业并未写明哪一类的供应商适合选择流程，选择供应商的门槛高低不一，评价可比性不高。此外，一些企业未编制独立的供应商档案，容易造成采购价格不透明，信息不公开，为采购人员勾结供应商徇私舞弊提供了较为宽松的外部环境，容易造成舞弊事件的发生，损害企业的利益。

（四）确定采购价格的风险

企业能够以最低报价采购到符合自身实际生产需求且质量过硬的物资，毫无疑问将利于企业控制成本，实现利润最大化。如何采购到最高的“性价比”的物资，是企业采购的永恒主题。在确定采购价格环节，首先，许多采购方往往依旧采用传统的采购观点：采购价格越低越好。混淆了成本削减与成本管控的概念。过度的追求低进价，这是一种短视的行为，只注重“节流”而忽视了“开源”。不仅为考虑到成本管控与商品自身品质、属性等相关价值之间的关系，也忽略了成本管控与采购人员价值之间的关系。其次，影响采购价格的因素是多种多样的。既有采购规模、采购方式这样的内因，也有技术进步，战争、政治形式这样的外因。所以，在采购前不仅需要“自我体检”，还要考虑潜在的外部因素造成物资进价大幅波动的情形。

（五）合同订立的风险

在合同订立阶段，主要风险来自合同内容出现比较严重的纰漏，导致合同履行情况与预期向左，更有发生法律纠纷的风险。如：合同订立前，企业参与订立合同的人员责任心不强，把关不严；或是业务能力与相关法律知识不足，在审阅合同条款的过程中未能百分之百熟悉相关权利与义务，给执行合同埋下隐患。在执行合同中，有关人员重视不足，对履约进度及其他情况的过程监管不足。所以，供应商在提供物资的时候是否按质按量，是否偷工减料，是否存在小部分商品以次充好，这些情况无法探明。在交割合同时，因订立前的把关不严，对执行过程状况疏于监管，导致最终合同的履行情况不尽理想，造成了资金损失，同时还耽误了生产进度，最终给企业造成了难以挽回的损失。

三、大数据视角下企业采购业务的风险防控措施

（一）创建大数据中心，固化采购业务数据流程

创建大数据中心，是企业利用大数据对采购业务进行风险防控的根本。大数据管理系统整合有关环节，收集过往业务信息和外部的相关信息，运用专业的计算机算法进行数据转换、清理、验证。同时，在大数据中心上进行数据资源共享，查看同类型企业的财务数据，自动与同类型企业的财务数据进行差异对比分析，在数据中心上固化整个业务控制流程，形成一套完善的数据分析模型，用于查找采购环节存在的漏洞，降低风险发生可能性。

企业运用大数据对采购业务进行风险管控，关键在于人员的管理。不断强化相关人员在数据时代下的综合管理能力，学习计算机、数据知识，把握好大数据思维，能站在宏观的角度，统筹分析，有效的提升数据化内部控制的有效性。

（二）以大数据统筹采购与其他部门关系

企业利用大数据进行采购业务风险防控，是牵一发而动全身的“大手术”。若要风险能控制在合理范围内，必须多部门联动，统筹协调好采购部门与其他相关部门的行动。在生产部门，利用计算机监测生产设备的运行，在某一时期内将监测得来的数据自动计算损耗率、效率等指标，得到是否采购的必要性评估。大数据中心会根据当前企业自身实际生产状况，生成采购建议，反馈到采购部门并填制采购申请表，送达主管部门审批。审批完成后，在大数据中心的指引下，拟编写采购合同，对容易发生合同风险的节点，数据中心自动提示，对采购内容逐一审批，以此来实现采购业务管理高效化。同时，财务部门得到相关的信息，自动生成日后入账所需信息的备份数据。

（三）数据化供应商管理

对供应商的选择平台进行数据化的管理，主要有以下两个方面：一是内部供应商数据库的构建，二是搭建供应商评价的数据化平台。

企业构建供应商的资源数据库，是对供应商进行数据化管理的基础。首先，由专人将与企业有过购销往来的供应商录入数据库中，由前期编制好的算法自行计算指标。其次，自动生成关键字段、数据的节点在互联网上自动搜索和筛选符合企业采购要求的供应商企业，随后自动收入到企业的供应商数据库里。再次，由数据中心在获得授权的前提下，收集供应商的重要人员的家庭背景、银行记录、社交数据等直接或间接反映供应商信用状况的数据，自行对比各供应商的报价、市场反响等信息，自行对供应商的风险等级进行排名，最终对选择各个备选方案进行风险评估。除此之外，积极与业内企业进行沟通，树立联合模型，搭建供应商数据化评价平台，把每期企业对供应商的评价进行数据解析，随后上传数据库，实时共享，保证对所选择供应商的信息公开和动态评估。

四、结语

基于经济社会的发展，企业采购业务变得更加复杂，所面临的风险也随之增大。在大数据技术发展日趋完善的今天，企业采购需与时俱进，与大数据技术结合，创建大数据中心，做好人才管理，统筹协调，上下结合。充分利用大数据的优势，有效管控企业采购流程中的风险。但要注意的是，企业必须重视信息系统的安全，在进行数据分析时保证数据信息的私密性，防止信息泄露，最大限度地发挥出大数据的价值。

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