论如何做好房产档案管理

王丽丽

摘 要：随着信息时代建设的逐步加快以及计算机技术的日益成熟，如何将信息技术方法引入到房产档案管理工作中是当前亟待解决的问题之一。网络技术的引入不仅提高的房产档案管理工作效率和质量，还可以增强信息共享度；但是也存在严重的安全隐患问题。针对这一现实矛盾，本文分析了现价段房产档案管理工作中存在问题，并提出了相应的解决措施，如改革观念、提高意识，更新管理模式、提高效率，重视信息安全和建立健全的管理制度等，进而促进房产档案管理工作水平和质量的提高。

关键词：房产；档案管理；信息化

现阶段是信息技术大发展时期，各种先进的科学技术、大数据技术不断应用于各行各业并逐渐普及，取代了传统的档案管理、数据处理等手段与方法[1]。计算机的发展是日新月异的，随着技术的逐步发展与完善，新的存储方式逐渐替代了旧的方式。基于此原因，在信息现代化阶段房产档案管理工作也发生了变化，从事档案管理的人员只有及时的吸取先进的计算机管理技术，才能跟紧时代前进的步伐，才能在工作过程中创造出新的管理模式，使得房产档案管理质量和效率逐步提升，进而满足广大民众的需求。

1 改革观念，提高意识

时代发展的主体之一是创新发展，创新融入到了社会经济发展的各领域。特别是不同的领域引入计算机科学技术，不仅减少了大量的工作量，还可以将成果做出不同的转换，也可以大批量复制成果，极大程度上提升了成果的利用率和利用效率[2]。尤其是网络信息化时代的今天，房产档案管理行业也要引入相关的、适合的、先进的管理系统，以满足社会市场的需要，这就要求从事房产档案管理的人员不断的加强信息化知识的学习，不断的在实践中改革管理观念，探索更新档案管理工作的新方法。而作为方向档案管理的相关部门，要通过不同的渠道加强员工的信息化档案管理的教育工作，逐步的提升从业人员的管理水平，使得在房产档案管理工作中发挥更大的作用。但是必须说明的是，从事档案管理的从业人员，必须在日常的工作中总结出适合于自己的、适合于当地档案管理的行之有效的办法，并增强自身主动探索的服务意识，进而提高房产档案管理的质量和效率。

2 更新管理模式，提高效率

信息化的大爆发，加剧了人才之间的竞争力度，在这种大环境下，从事房产档案管理的工作人员必须采取先进的管理模式，才有可能提高管理效率。

2.1 建立合理的奖惩制度

对于管理层部门来说，要建立一个健全的目标管理机制，以促进房产档案管理工作顺利进行并做到有章可循[1-2]。此外，还需要建立更为合理的奖惩制度，将房产档案管理工作的效率与从业人员的薪资挂钩，进而促进工作人员的积极性，也可以通过此种方法进行优胜劣汰，将不适合于从事档案管理工作的从业人员进行加强业务学习或者转换适合的岗位。使用合理的奖惩制度，在某种程度上也是对从业人员的一种约束，也为管理工作者创造了更好的工作环境，进而促进房产档案管理质量的提升和效率的提高。

2.2 积极引入先进管理技术

信息化时代的进程是不可逆转的，因此我们必须顺应时代前进的步伐，将先进的科学技术引入自身行业，以提高资源共享率和自动化水平[3]。房产档案管理工作的自动化水平，一般可以从两个方面入手，一是将早期阶段的纸质档案信息进行数字化处理，一般使用扫描仪或者其他仪器来完成，通过这项工作就可以将原始档案通过图片、文字等的方式存储于计算机、移动硬盘、甚至是网络中，这样不仅可以增加资料信息的共享度，而且极为有利于日常管理需要而进行查阅、搜索等工作；二是要加强房产档案管理工作的配置建设，可以通过引入成熟的档案管理软件，根据软件的特征构建数字化数据库，甚至是建立相应的数字档案网络等。我国早阶段档案管理仅仅是档案管理部门内部使用，因此在档案管理过程中出现了不规范化、没有形成一个整体，导致管理模式单一，标准化程度低，甚至是不同的地区有着不同的管理方式方法存在，这些對于信息的利用和共享率均不利。鉴于此，房产档案管理部门一定要引起高度重视，加快档案管理的信息化建设，同时制定相关规章制度，使用标准性的要求建立相应的文字数据库、图片数据库、多媒体数据库等，最大化的实现档案管理信息化，从而提高房产档案管理的质量和效率以及共享率。

2.3 加强从业人员的培训学习

信息时代是一个不断发展与变化的时代，其信息技术也在不断的更新和完善，这就要求从事房产档案管理工作的人员一定要随之俱进，加强业务知识学习的同时加强计算机技术的学习，探索能够满足档案管理需求的新方法，提高自身的业务能力和档案管理水平。

3 重视信息安全

加强房产档案工作主要是为了确保档案信息的安全性。虽然网络技术广泛应用于不同的行业领域之中，在极大程度上提升了档案管理的质量和效率等，数字化程度的全面铺开，利于以后信息化共享时代的发展。但是，现阶段我国大多数从事房产档案管理工作的人员不能够熟练地掌握信息技术处理方法，导致现阶段的数字化房产档案存在着较为严重的安全隐患。截至目前为止，存在的安全隐患主要包括了一下几个方面：

（1）房产档案管理方面缺失相应的保护系统，容易遭受到不法分子的恶意攻击，当入侵之后可以操控后台管理，进而随意的串改相应的内容。

（2）随着计算机技术的发展，网络病毒活动也越来越频繁，给数字化档案和管理工作带来了严重的威胁。

（3）相关从业人员对网络安全工作的意识不够警惕，容易导致数字化信息的丢失、损坏等问题。

通过上述的总结，房产档案管理部门应该引入相应保护系统，并对其他具体问题提出新的解决办法。房产档案管理部门可以通过定期的组织从业人员展开专业培训和信息技术培训，通过培训学习提高从业人员应用信息技术的水平和增强网络安全隐患的意识；此外还可以通过定期的排查及维护网络；工作人员要及时的做好房产档案信息资料的备份工作。只有通过这些细微的工作方法和工作态度，在很大程度上可以降低网络安全问题的威胁。

4 建立健全的管理制度

健全的管理制度是一个行业得以发展的重要保障之一，房产档案管理工作包括了档案资料的搜集过程，在此过程中一定要建立健全的管理制度，以便于确保所有相关信息均是收集齐全的，而没有因人为因素漏掉重要的信息。另外，作为房产档案管理从业人员中的一员，要加强内部之间的交流、学习好的管理经验之外，还要加强多部门之间的沟通交流，在一定层面上可以减少重要信息资料遗漏等问题的发生。最重要的是，房产档案管理部门要借助不同的渠道加强从业人员档案管理的意识，积极地配合档案管理人员搜集信息工作等，可以有效的确保档案管理工作顺利进行，进而提高房产档案管理质量和水平。

5 结束语

通过本文的分析总结，房产档案管理工作的改革是一个较为复杂而系统的工程。借助网络信息化的优势，可以弥补房产档案管理工作的繁琐与利用率不高的短板，从业人员把创新融入到工作中，不断的改革管理模式，管理方式方法，加强员工的培训与学习教育，提高房产档案管理工作的意识，进而提高房产档案管理质量和水平。

参考文献

[1]王琦.论如何做好网络信息时代的档案管理工作[J].黑龙江科技信息，2017（07）：163.

[2]李静.论如何做好网络信息时代的档案管理工作[J].办公室业务，2016（24）：176.

[3]韩吉明，史红波.信息时代档案管理工作面临的问题及对策[J].现代职业教育，2016（24）：173.