基础教育阶段学校档案管理的成绩、问题与对策思考

王涛

【摘要】基础教育阶段的学校档案是学校发展历史的重要见证，是学校建设内容之一，它对总结办学规律、推进学校发展具有重要意义。进一步加强中小学档案管理的规范化建设，培训档案管理人员，开发档案管理资源，提高档案管理效益是当前中小学加强基础性建设中迫切需要解决的问题。作者首先肯定了中小学档案管理的主要成绩，分析了存在的问题及其成因，并对加强管理工作进行了思考。

【关键词】中小学档案管理现状思考我们菏泽市基础教育质量监测中心，是直属于菏泽市教育局的事业单位，主要负责监测基础教育阶段学生的学习质量和身心健康状况以及影响学生发展的相关因素，为教育决策提供信息、依据和建议；发布监测数据和监测结果，促进儿童青少年的身心健康发展等。我们中心自2013年成立以来，就把中小学档案工作作为重要一环来抓。

一、基础教育阶段学校档案管理的主要成绩

近几年来由于各级领导的重视，各级各类中小学的档案管理意识不断增强，普遍建立了档案管理室，学校的档案建设已经成为学校管理的重要组成部分。据近几年档案管理部门的抽查结果看，各级各类中小学档案材料的归档率不断提高，教育、教学、财会、基建等档案材料管理集中，分类明确，为档案的保管利用创造了有利条件。

1.积极开发档案资源。为了将档案信息资源直接服务于学校的教育教学，各中小学档案管理人员齐心协力，充分利用学校丰富的资源优势，扩大档案信息范围，为学校的管理、教育、教学和教研工作做出了积极贡献。特别是有些中小学校，利用学校校庆的契机，组织编写《校友通讯录》，汇集了历届校友名单及通讯地址，加强联系，扩展了学校教育的外延，提升了学校的社会声誉。同时，档案管理人员根据日常工作需要，将学校的人员安排、党员名单、教育教学论文制成表格、汇辑成册，对迎检争创等各类工作都有细致的归档，使学校的基本情况和各种成果一目了然，为工作创造了便利条件，以更好地服务于广大师生。这些事实有力地说明，档案管理工作在学校各项工作中处于相当重要的地位，加强档案建设，有利于提升学校管理工作的整体水平。

2.严格分类管理归档。学校在管理、教育和教学中形成了大量的图表、声像等材料，类型也较为复杂，中小学校档案管理人员在经过细致的甄别以后，按分类方案立卷归档，使材料得到了有效的管理。近年来，学校档案员在文件的分类、卷内文件的整理、案卷的装订、封面的编目、案卷的排列和目录的编制方面，基本上能按照立档的规定严格要求，为今后学校档案科学地保管、统计和利用奠定了基础。为统一保存和科学管理，有效地利用好档案，学校加强了档案的制度建设，对文件材料的形成、收集整理、案卷排列、鉴定保管期限，以及开发利用都做了明确要求，责任到人，使档案工作逐步走上了科学化、标准化和规范化的轨道。

3.配套设施进一步完善，管理人员业务素质明显提高。各中小学校都建立了档案室，做到专人负责、专门管理，有些学校还在各处室配有兼职档案员，初步形成了以档案室为中心的综合管理网络。各校在经费投入上进一步加大，积极为档案管理工作创造有利条件。如有的学校为配合档案室升级，特意增加了档案橱，解决了案卷积累过多、无法存放的现实困难；有些学校专门在新建教学楼中开辟库房用于档案存放。这些措施和打算，耗资不多，但在改善档案管理的条件方面取得了较好的效果，充分体现出学校管理工作的计划性、预见性和科学性。由于档案工作要求严格，任务繁重，质量要求高，牵涉面广，其特殊性质决定了对档案员的素质有较高的要求。学校配备的档案员总体上的业务能力较高、工作态度端正、责任心强，长期以来为学校的档案建设勤恳努力，积累了丰富的经验，探索出不少成功的管理方法，其敬业精神和务实态度在广大教职员工中产生了良好影响。

二、基础教育阶段档案管理存在的问题

尽管各级各类学校在档案管理工作取得了不少的成绩，但我在调查了菏泽市数十所中小学档案管理现状后发现，管理质量参差不齐，重视程度轻重不一，发挥效益不高等问题比较普遍地存在着，具体表现在如下方面。

1.档案管理意识尚不够强。部分学校领导的档案意识淡薄，不注重原始材料的收集和保存，对档案员的工作不支持、不配合，这为档案材料的收集和有效管理带来了难度。

2.档案管理效益尚不够高。有的学校尽管建立了档案室保存了较多的档案，但未能较好地为学校服务的功能，其主要的原因是学校领导、教师对档案工作本质的认识不够明确，不善于利用档案学校档案记录来进一步总结经验教训、摸索办学规律。

3.档案管理的分类尚不够科学。有的学校档案文件的分类不够准确，影响案卷质量。还有些学校由于档案建设起步晚，档案员业务熟练程度不够，在文书处理、档案收集整理、卷内文件的分类排列、案卷标题的拟写等细节问题上出现的疏漏较多，也影响了案卷质量。

三、对加强基础教育阶段学校档案管理的对策

当前中小学档案管理已呈现出正规化、信息化、专业化的发展趋势，也为中小学档案管理提供了史无前例的发展平台，为此，加强中小学档案管理可以从如下方面入手。

1.加强指导。各中小学校应切实加强对档案管理专项工作的监督指导，群策群力，从全校范围内加强动员、人人参与，从思想上提高对档案管理工作的认识。今后，中小学校应逐步建立档案保管鉴定制度，成立领导小组，对一些原始材料认真甄别保管期限，确认永久、长期、短期类别，对一些无长期保存价值或超出年限的短期案卷及时清除，有效地解决库房与橱柜有限，而材料日益增加的矛盾，使档案员从大量的原始材料的分类、装订等机械工作中解放出来，有更多的精力从事案卷整理，提高案卷质量。

2.加强服务。学校应进一步扩大档案管理在日常教育教学工作中的影响，主动为广大教师服务，让更多对学校发展有意义、有价值的档案材料进入学校档案管理工作的视野，更好地推动工作的开展。同时，尝试深层次开发学校档案信息资源，积极主动提供利用。档案室应针对单位或利用者的实际需要，发掘信息，通过各种形式“主动出击”，提供档案利用内容或信息。可以通过进行二次、三次加工而成专题材料，把分散的信息系统化，提供给相关的利用者；也可以把历年来学校的优秀教职员工事迹、优秀的论文等资料分类汇编成册，把学校历年来优秀毕业生的资料及取得的成就经过系统编辑加工，在学校的宣传橱窗或网站上展示出来，这既是对学生进行创业指导与品德教育的生动教材，又是宣传学校、树立学校形象的生动素材。

3.加强培训。要进一步加强对档案员的业务培训，定期联合档案局举办讲座，或者外派管理人员参观学习。部分学校的档案员年事已高，要注重发挥他们的“传、帮、带”的作用，选拔和培养年轻的档案管理员，并努力保持档案员队伍的相对稳定，使学校的档案工作健康、有序地发展下去。

4.加强督查。每年年末，学校校长室要对档案室工作进行年检，从整体上进行督促检查。要把档案建设納入到目标管理工作中，专门设立档案工作领导小组，由学校主要领导担任组长。在具体工作中，层层分解，落实到人，时时有记录，事事有依据。形成全员参与、全过程管理，人人重视收集、保全档案的良好氛围；形成一个组织有序、规范完整的档案管理体系。

参考文献：

[1]郭志敏.档案信息管理系统应注意的几个问题.山东档案，2003，（19）.

[2]吴建美.高校人事管理档案浅议.江苏广播电视大学学报，2006，（06）.