浅谈政府机关文书处理与档案管理工作

张中华

摘 要：政府机关文书处理与档案管理是政府机关推行政令不可或缺的重要工具，从一定程度上关系着政府工作的整体水平。认真做好文书处理与档案管理工作，可以有效提高政府工作效率。可以说，一个系统科学的文书处理与档案管理机制对政府机关的各方面工作都有着至关重要的影响。在实际工作中，政府机关历来重视文书处理与档案管理工作，但也不可避免的存在着一些不足，影响政令通达。因此，作为政府机关有档案管理人员，务必采取积极有效的措施，正视问题，解决问题，保证文书处理与档案管理工作的细致到位，促进政府机关协调运转。本文深入分析了政府机关文书处理与档案管理工作，并提出了做好相关工作的方式方法，仅供大家参考。

关键词：政府机关；文书处理；档案管理工作

文书处理与档案管理工作，从字面上来看，就是通过书面形式，记录一个社会组织从事的各种管理工作。在政府机关工作中，主要用来记录政府及各个部门的历史与有关人员的重要信息，对政府机关和相关部门在以往工作中的有价值信息进行保留，以备查阅，在政府工作中扮演着重要角色，是保障政府工作协调有序推进的一项重要基础工作。

1 政府机关档案管理工作内容

一般来说，政府机关档案管理工作内容主要包括四大部分，分别是管理职责、立卷归档、档案时间和档案保管。

1.1 管理职责

政府机关档案管理人员在工作中必须认真履行好岗位职责。贯彻落实政府档案工作的法律法规和政策方针，健全完善的各种规章制度；对于政府机关各科室形成的不同门类档案材料进行仔细的整理收集，并且安排专人进行指导和监督；严格管理政府机关及部门各个载体和门类的档案；积极开展档案史料的编排研究工作，为政府工作开展提供优质服务；认真做好机关档案工作，并对本系统档案工作和直属工作单位进行检查、指导和监督；按照有关规定，向本级或上级档案馆提交应该进馆的档案；办理上级领导交代的工作任务。

1.2 立卷归档

可以分为两个方面：一方面是归档范围，只要是反映本政府机关的工作和活动，具有考察利用价值的录音、图片、录音材料或者照片，都可以将其立卷归档。另一方面是归档要求，并不是所有的文件都可以归档。因此，档案管理人员对档案进行归档的时候，必须要严格按照有关要求执行。[1]各科室应该根据立卷归档范围，将具有保存价值的文件全部收集，并且进行仔细的整理。根据文件的有机联系和形成规律，对立卷进行科学管理；政府机关的立卷归档工作需要在档案室监督下进行。各科室应该将归档完成的材料，按照立卷上面的要求，将其整理成卷，经过档案室工作人员检查合格之后，才可以归档；对于声像档案，应该在纸上记录录音或者摄像的对象、时间、中心内容和地点。对于照片档案，应该将底片和展品分开整理归档；会计审计档案应该由财务按照归档的有关要求，认真负责的进行整理立卷；档案室接收档案的时候，各科室应该将归档号的案卷编制好移交目录，打印两份。档案人员根据目录进行清查，检查其验收案卷质量符合有关要求后，交接双方才可以在移交目录上签字确认，一份存放在本科室，一份存放在档案室，这样可以有备无患。

1.3 归档时间

政府机关文书档案管理对归档时间有着严格的要求，并不是可以随时将档案进行归档。一般来说，文书档案工作在5月底之前必须完成接收工作；会计审计单位为了方便工作，可以由财务管理人员保管一年时间，并且必須要在次年6月份以前移交档案室进行保管；基建档案完成基本建设竣工验收工作后，应该将其整理成卷移交给档案室进行正确的保管。

1.4 档案利用

政府机关档案管理人员在进行档案利用的时候，必须要注意以下几个方面的内容：政府机关有关工作人员因工作需求，必须要本科室负责人进行审核批准，才可以浏览本科室的档案材料。由于工作的需求，需要查找其他科室资料时，应该征得其它科室负责人同意后，才可以进行查找；摘抄档案的时候，必须要填写材料利用登记表。如果没有得到档案室的同意，切忌不可随便复制或者复印档案材料。[2]一般情况下，任何人都不可以从档案室中带出档案。一旦遇到特殊的情况，借阅人需要办理有关的借阅手续，并且在规定的时间内及时将其归还；不可以对文件材料做出不文明的行为，比如：画线、折叠、涂改以及剪裁等等，也不可以随便折叠。

2 做好政府机关文书处理与档案管理工作的具体方法

2.1 加强对档案管理人员的业务培训，不断提高专业素质

政府机关文书处理与档案管理人员自身必须要具备较好的专业素质和职业道德。作为政府机关，要不断建立健全培训教育体制，加强工作人员的政治理论和业务能力学习，有效提升管理人员的工作水平和责任意识。作为政府文书处理与档案管理的工作人员，必须加强工作忧患意识和责任担当，在文书处理过程中，必须保证文件完整，努力做到不丢失、不破坏。[3]如果文件已经出现破损，必须要采取正确的方式，及时进行补救。

2.2 实现现代化的信息管理方式

政府机关文书处理与档案管理工作中，不能一味的坚持传统的手工操作管理方式，要进行适当改进创新，采用现代化的新型管理方式。在电脑上建立一个归档文档。按照年度，将有关资料输入到电脑里，比如：会议材料、请示报告、上级发文、发文时间、以及发文地点等等，根据年度将其存放在电脑光盘里面，这样可以长时间保存，不仅真正实现现代化的信息管理，而且方便利用，有效提高管理效率。

2.3 实现档案计算机管理规范化发展

在对事政府事业单位档案计算机管理过程中，需要按照《档案著录规则》进行，从而保证政府机关在档案计算机管理期间数据库结构得到完善，保证数据格式朝着规范化和标准化的方向发展，让计算机档案管理工作顺利进行，尽可能保证档案资源实现社会共享，让政府机关档案管理工作朝着规范性和透明性的方向发展。

4 结语

想要认真做好政府机关文书处理与档案管理工作，并不是一日可以完成的，而是一个漫长的过程，需要工作人员坚持不懈的努力。作为政府机关相关部门，为了可以更好的促进文书档案事业的发展，工作人员必须要适当改变管理理念，不断加强自身的专业素质，为社会进步和国家发展提供优质的服务。

参考文献

[1]谌启莉.浅谈如何做好文书档案工作[J].内江科技，2017，38（08）：16.

[2]王晶.浅谈如何做好文书档案管理工作[J].办公室业务，2017（09）：121.

[3]周伟.浅谈政府机关文书处理与档案管理工作[J].兰台世界，2012（S3）：85.