集团档案工作模式探索

贺星星

摘 要：成都轨道交通集团负责成都市轨道交通的投资、建设、运营和资源开发，下属多家子公司。集团公司管理层级多，场段站点多，覆盖面广，集团各级档案工作如何管控是档案工作者面临的难题。本文综合考虑各下属公司的特点，以推进档案规范管理和提升档案利用服务为目标，探讨集团档案管理工作模式。

关键词：集团公司 档案管理

根据《企业档案工作规范》（DA/T 42-2009），企业档案是企业知识资产和信息资源的重要组成部分。企业档案工作是企业生产、经营和管理活动的基础性管理工作。企业档案工作应以企业资产关系为纽带，实行统一领导、统一管理、统一制度、统一标准。

集团公司档案部门应兼具业务监督指导和档案资源管理双重职能，以推进档案规范管理和提升档案利用服务为目的，开展业务监督指导和档案资源管理。档案从源头抓起，通过业务监督指导，前端介入，把好收集关，加强档案实体管理和信息化建设，做好档案资源的优化配置。

1 建立集中统一的档案管理工作体系

集团公司档案管理工作坚持统一领导、分级集中的管理原则。在集团总部设置专门的档案机构，各职能部门设兼职档案管理人员，各分公司设档案机构或专职档案管理人员，建立起完整的档案管理网络体系，既发挥集团公司的统筹管理作用，也发挥各下属公司的主观能动性。

集团公司统筹规划、组织协调各单位的档案管理工作。通过顶层设计，制定健全的管理制度和標准规范，统一各单位档案机构设置和档案工作流程。建立有力的档案工作监督考核评价体系，将下属各单位的档案工作情况纳入公司年度经营考核，开展档案工作监督检查，促进公司各单位不断提升档案工作管理水平。

2 档案标准化制度建设

加强档案制度体系规范建设，集团总部按照行业标准规范和上级管理要求，编制完善集团《档案管理办法》、《归档范围和保管期限表》等制度，根据业务需求进一步编制文书类、科技类、实物类、声像类等各类别档案的整理规范，确保整理规则、目录报表、电子元数据等的固化定制，实现公司及下属单位档案业务体系的标准化、一体化管理。

各分公司根据各自业务的特点，制定各自的档案管理细则，开展分公司各类档案的收集、保管和利用。

3 履行业务监督指导职能

一方面监督指导集团总部各职能部门的档案收集归档业务，对总部业务部门开展业务分类培训和指导。

另一方面是对下属单位的监督指导，对下属单位开展档案业务技能培训，指导文件材料收集归档和规范整理等业务，定期开展档案业务督查和考评，促进档案管理水平的提升。

4 档案实体管理

集团公司点多面广，档案实体全部集中管理不切实际，因此档集团案实体主要采取分级集中管理模式。按照“谁产生、谁负责”的原则，档案实体由各级公司集中管理，按照统一规范进行标准化整理入库。档案实体相对集中，便于各公司内部的管理，生产现场利用时档案响应相对迅速，但是纸质档案利用会有些弊端，跨公司的档案查询和利用就会有诸多手续，不是那么便捷。

如果说对纸质档案的保管主要是为了发挥档案的凭证作用，那么对档案信息资源的管理主要是发挥其查考作用。公司的档案利用主要还是以工作查考为目的，虽然档案实体不能做到完全集中，但各单位的档案数据可以整合集中到一起，合成一个大档案数据中心，方便利用者全面获取和利用档案信息资源。

5档案信息化管理

集团档案信息化建设不单单是为了提高各单位的档案管理手段，还是实现集团档案信息资源共享、适应轨道交通网络化发展的管理需求。集团档案信息化建设要充分考虑数据贯通、资源整合能力，考虑在线管理和一体化利用。

各单位间实现信息互联互通，档案系统从“无纸化”向“无址化”方向发展，检索利用不受单位壁垒的限制，实现利用统一，有利于提高集团档案利用效率、更好地发挥档案效益。同时避免地铁工程档案多套制管理下对相同档案信息的重复整理、重复存储，利于优化资源配置。

6 队伍建设

轨道交通集团以科技类档案为主，专业性较强，对档案人员素质要求较高。档案管理人员的水平和素质将会直接影响档案工作的质量，若档案管理人员专业水平不足，就难以履行业务监督指导职能，造成档案工作难以有效推行。因此建立一支高水准、高效率的档案人才队伍，是档案工作提升的基础。

提升档案人员素质，一方面可组织档案人员参加国家档案局、地方档案局的专业培训，外聘档案领域的专家进行授课，拓宽档案人员的知识视野。另一方面在集团内举办档案培训班，组织经验丰富的档案人员对各单位专兼职档案员进行业务培训，提高各单位工作人员的档案意识和业务能力。如条件允许，也可直接引档案进专业人才，充实壮大档案人才队伍。

7 结语

集团档案管理工作，是通过整合公司各单位的档案资源，建立统一的制度规范，建设统一的档案信息平台，培育专业的人才队伍，最终形成推动公司档案工作有序开展的运作机制，进而推进档案规范管理和提升档案利用服务。

参考文献

[1]马学红 邱戈红.大型企业集团档案工作管理模式浅谈[J].湖北档案，2010（03）：28-29.

[2]周峰.集团化运作 精益化管理--构建集团“大档案”工作模式[J].中国档，2017（06）：22-23.