简析事业单位档案管理工作存在问题及解决方案

何秀娥 李皓婷

摘 要：事业单位档案管理工作对整个单位的历史记录和发展起着举足轻重的作用，我们必须引起高度的重视。目前事业单位档案管理工作存在一些严重问题，导致档案的巨大价值难以发挥。基于此，笔者简单分析一下事业单位档案管理工作存在的问题及解决方案。

关键词：事业单位；档案管理；存在问题；解决方案

档案生命力的根基就在于自身所特有的凭证作用和参考作用。档案文件资料收集越是完整、齐全，越能体现档案的价值。如今时代在飞速发展，新的法律法规、业务规范、工作方式层出不穷，过去落后的档案管理模式必须进行更新和转变。

1事业单位档案管理工作重要性

档案工作是事业单位发展中十分重要的组成部分，是科学有效地对整个单位工作的记录和总结，可以为后人提供宝贵的参考价值和经验。事业单位档案管理水平的高低，直接影响到档案管理部门提供档案服务、满足社会需要的能力，以及利用者获得所需信息的全面性和高效性。

2事业单位档案管理工作中存在的问题

目前我国事业单位档案管理平均水平仍然处于从传统的档案管理向现代化新型档案管理的转型阶段，还没有达到预期的效果，实际还存在很多尚未处理好的问题。

2.1对档案管理工作重视不够、专业管理人才缺乏

部分事业单位在一定程度上忽略了档案管理工作的重要性，没有认识到档案工作的真正价值和意义，只把它当成简单整理、归档和保管的事务性工作进行处理。同时档案管理员是档案管理工作的直接执行者，档案管理工作中运用的现代化技术、设备是由人掌握的，科学的管理也是由人来实施的，他们素质的高低会直接影响工作质量。

2.2档案管理制度不健全

部分事业单位档案管理部门立卷归档、保管、保密、利用、人员岗位职责的档案管理制度不健全，也有的单位虽然建立了管理制度，却只在于形势执行不严。

2.3档案资源利用率低

档案管理部门应准确、及时掌握档案的利用效果，不断改进利用工作。不能只限于对资料的收集和保存，一些非常有价值的社会性、历史性档案资源得不到重视，没有进行有效地整理、开发，成为了被封存的珍宝，无法全方位体现出它的价值。

2.4档案管理设备落后、信息化程度不高

在當前的事业单位档案管理过程中，大部分管理部门还是使用传统的管理方式，未有效运用现代化信息、网络等高新技术和资源，这与现今时代的发展不相匹配。除了现代化信息技术外，还有一些单位档案管理的库房建造等硬件设施也不符合档案管理要求，设备也得不到及时的更新。

3如何解决事业单位档案管理工作存在的问题

3.1加大对档案管理工作重视、提高档案管理人员综合素质

提高事业单位领导和其他员工对档案管理工作的重视程度是做好档案管理工作的基础。比如通过积极宣传、汇报等方式加强他们的认识。档案管理人员必须具备很强的专业知识和技能，在确保档案的有效保护和利用的同时，还应积极研究各类档案的检索、编目、编研等直接辅助手段。平时通过定期培训或者讲座的方式，为管理人员提供更多交流与社会实践机会，鼓励其不断学习，努力提升业务素质及爱岗敬业的意识。不断保持档案工作的先进性、专业性和规范性。

3.2健全档案管理制度

档案管理制度是开展档案管理工作的重要依据。要根据本单位实际情况，按照合理性、科学性、约束双向性的特点制定科学、统一简明实用的技术规范和档案管理制度，并严格按照制度实施管理。首先，要在依法管理的基础上不断完善和健全档案管理制度。其次，在档案管理机制完善过程中，应遵循人性化的理念。

3.3充分利用档案

建立档案不是收藏，而是为了利用。事业单位面对档案未充分利用的问题我们要做到：第一、提高认识，加强宣传。第二、提高档案管理人员的认识，变被动为主动：加强档案收集整理工作，力争档案的门类、载体齐全完整；加大对档案的审查、编排力度；完善档案检索工具等等。第三、加强使用者对档案利用工作的了解。通过展览和陈列的方式系统的揭示和介绍档案内容，还可以提供咨询服务，让使用者更为集中系统的了解档案广泛的社会作用。

3.4加强档案配套设施建设、档案管理的信息化建设

事业单位在信息化档案管理工作中，有必要加大资金与技术的支持力度，加强档案配套设施建设，运用科学的方法和手段来研究和处理问题，例如：充分合理运用声像多媒体技术、扫描技术、数据库技术、缩微技术等，把档案案卷进行数字化的处理，便于检索和远程利用，实现各类信息资源共享、传递、显示、分析、存储以及利用的一体化管理模式，推动档案管理的信息化发展进程。即实现“存量数字化，增量电子化、服务网络化”。并且要不断研制和改进实用、通用软件。其次，做好备份工作，比如通过微缩复制技术、临摹技术、异地备份等，做到有备无患。

3.5完善档案保密机制和安全防控体系

档案管理过程中保密性和安全性是不可忽略的两个重要问题。档案的安全保密防控涉及到软硬件技术、制度、人员教育与管理等问题。首先，认真落实档案安全保密工作责任制、加强档案设施设备和利用安全保密制度建设。明确安全保密工作责任人和工作职责。其次，按照档案的重要程度进行分级保护工作。最后，必须主动防御，使用信息认证、防写处理、密钥技术、防火墙等技术措施确保电子档案的安全。总之，我们要建立人防、物防、技防三位一体的档案安全防范体系，以确保档案原件和数字化档案信息安全。

4结语

综上所述，目前事业单位档案管理模式在实践中已经暴露出了很多的问题和不足，档案管理工作的内容、结构和方式也在不断的变化，我们一定要以“以人为本、服务第一、安全优先”的原则，充分发挥档案工作无处不在的特点，实现档案价值最大化。

参考文献

[1]彭彩虹.浅谈事业单位档案管理工作中存在的突出问题与解决措施[J].办公室业务，2012，13：116+119.

[2]瞿静.优化事业单位档案管理工作的途径[J].办公室业务，2014（07）.

[3]郑立彬.事业单位档案管理工作优化途径分析[J].科技传播，2016（16）.

[4]张程，杜鹏菲.试论事业单位档案管理创新与改革[J].办公室业务，2016（3）.