浅论信息技术在林业调查规划档案管理中的应用

段丽娟

摘 要：在信息化技术迅速发展的新形势下，信息技术的应用已逐步渗透到人们工作和生活的各个环节之中，林业档案管理工作既面临着挑战，也面临着发展的机遇。本文简要分析了在大数据时代下，要对林业档案管理工作中出现的种种问题进行分析解决，才能提升林业档案管理工作的效率，发挥其对社会的作用。

关键词：信息时代；档案管理；对策

科学技术在不断进步，社会经济在快速发展，各种现代化信息技术也被越来越多的应用到档案管理过程中，逐步使相关工作人员从效率低下的手工模式，逐步走向了网络化、自动化的新模式。在信息化时代中，林业档案管理部门不能落后于社会经济的发展新趋势，要运用各种信息化技术武装自己，让档案管理的工作变得更加的科学化，有效积极应对信息化时代的新要求，有效发挥林业调查规划档案的价值作用。

1 林业调查规划档案管理进行信息化建设的重要性

1.1 有利于推进林业档案管理的信息化建设

在林业档案管理工作过程中必须要尽快、尽早的利用各种现代化技术方法，不断提高档案的有效利用率，这样有利于档案管理部门的功能转型升级，从档案数据的简单保管转型升级为档案数据信息的综合处理，这能够进一步加快信息化技术在林业调查规划档案工作中的应用。

1.2 有利于林业档案工作的科学化、系统化

信息化技术的运用，使得进行资源远程共享变为现实，这有利于提现档案资料管理工作的实践作用，使档案利用的服务工作从传统的人工服务逐步走向智能化服务。通过信息化技术对档案管理工作进行升级改造后，可以使档案管理工作具备强大的数据分析与整理功能，可以为实现林业部门现代化建设提供详实的数据支持。

1.3 有利于完善信息化档案的安全使用体系建设

传统的纸质化档案经过长时间放置之后，容易因潮湿、虫蛀等因素出现纸张泛黄，变脆损坏的现象，不利于重要信息的保存。随着信息化技术的不断发展，林业档案管理部门要将各种信息化技术应用到档案管理工作中，要对纸质档案进行网络数据化模式的处理。面对电子林业档案，只需要轻点鼠标就能快速找到相应的文件，这样提升了相关工作人员的工作效率，节省了不必要的时间浪费。电子档案的出现大大提高了档案的安全系数以及传输信息的速度。

2 林业调查规划档案管理进行信息化建设的必要性

2.1 现有管理理念不符合信息化时代的发展要求

1）林业档案的价值在于开发利用，在于为林业的发展提供有效的数据支持。在信息化时代到来的今天，不少的档案部门仅仅只是对档案进行简单的储存，而没有充分发挥林业调查规划档案的使用价值，并没有顺应社会工作的实际需要。部分档案管理者只是单纯的保障归档资料不发生损毁丢失即可，并没有充分认识到档案信息化在林业活动中的使用价值。

2）林业调查规划档案使用价值之一在于为林业调查规划提供详实的数据及理论支持服务。但是有相当多的林业档案部门并不为人所知，与林业活动的实际需求相隔离，仅仅是被动的向查询者提供信息和数据，没有主动的介绍便捷检索档案的方法，缺乏对查询者提供有效引导。

3）在档案的日常工作管理中，部分工作人员对调查规划结果严格保密，这样既不能挖掘档案价值，又不能充分利用档案，从而难以对其成果中的方法和经验进行有效应用。与此同时，相关部门没有充分宣传档案管理工作的作用，致使档案及档案工作不为人所知，使得相当多的档案需求者并不知道到哪里去查询需要的档案信息，不利于体现出档案的使用价值。

2.2 档案管理系统的硬件设施落后

许多档案部门中的经费不足以支持部门进行新技术新设备的更新，相关的档案专业人员数量配备不足。许多档案管理人员状态低迷，工作效率低下，甚至以得过且过的消极心态进行日常工作。档案的管理仅仅停留在档案数据的简单保存上，难以满足林业活动的实践需要。同时，档案管理部门没有足够的预算资金以购买必备的信息化技术设备，例如数据中心，电脑网络查询台等等。这种传统的手工操作模式效率低下，使得大量的时间耗费在简单的档案检索上面。

2.3 缺少信息化档案专业管理人员

许多林业单位的工作人员并不是档案相关专业毕业的专业人士，而且也没有经过相关的信息化技术培训，档案信息化收集意识淡薄。通常情况下，他们仅仅是将档案放入档案盒，并没有确认档案数据的真实准确性，没有对档案整理就简单归档，并不对其进行信息化技术处理，这些不利因素导致信息化技术难以实际应用到档案管理工作中。

3 信息化时代林业调查规划档案的管理与对策

1）统一规范林业档案管理的标准制度。在对林业调查档案进行深度的技术改革之前，首先要确定档案资料中的数据是否真实、可靠、完备。部分林业部门及个人限于种种的原因，没有及时将林业调查规划中取得的材料进行及时的整理、归纳、分类，极大浪费了档案信息资源。相关档案管理部门应当明确制定档案收集的规章制度，进一步明确档案信息的收集方式，对于具有较高科学研究参考价值的档案进行完整的收集归档。档案管理部门要对档案归档的质量进行严格的检查，要档案的归档工作中出现的各种问题做到及时发现妥善处理，例如案卷内容不完整、排序混乱，不合理的分卷等归档整编问题，并责成归档部门及时加以整改，杜绝不合格的档案归档，以确保林业调查规划档案的真实、准确及权威性。

2）推进林业档案管理的信息化建设。在新形势下，林业档案管理部门要充分适应信息化时代到来的新形势，要运用信息化技术对规划档案进行数字化处理，推进林业调查规划档案的数字化进程。要坚持对档案管理工作进行转型升级，通过网络站点的方式提供档案的查阅及更新窗口。这样可以通过网络可以实现档案资源的网络化操作。

通过网络可以将纸质或影像档案以数字化的方式进行下载和传播。档案管理人员要及时的对上传的档案进行整理、分析、归纳分类，使得林业档案既包括数据信息，也包括各种相关的影像资料，逐步建成档案信息共享网络。可依据不同的档案调阅权限以供档案利用者进行网络查阅。改过去传统的被动式服务为主动服务，让查询者与档案馆保持在线沟通交流。

3）加强档案管理队伍的建设。人才是档案管理发展的最重要因素。档案管理部门要对档案从业人员的工作态度进行深度改造，从中挑选专业水平高、责任心强的档案管理人员从事林业调查规划档案管理工作。培养管理工作人员积极服务，敬岗爱岗的良好工作态度，定期对工作人员进行工作技能的培训；同时，档案管理工作人员不断的通过各种途径学习信息化数据处理的技术，提高自身的综合业务素质，以順应信息化时代的潮流要求，掌握档案相关信息化处理的技能，以适应应信息化时代的到来。

4）完善档案管理信息化的安全体系。做好数据备份工作是对档案进行信息化技术管理的重要工作之一。在网络环境中充斥着各式各样的网络风险，同时计算机难免会因为电气设备元件的老化、电脑病毒的破坏、以及人为误操作等因素的影响，从而造成档案的电子数据文件丢失及损坏。档案管理部门要对档案信息进行定期备份，可通过云存储的方式建立一个备份数据系统，也可以通过刻盘等方式进行数据备份。当出现档案数据缺失损坏时，备份数据系统就可以及时有效的替换掉损坏的档案数据。

4 结语

综上所述，原有的基于纸质化的档案管理已经不适应社会发展的新形势。信息化技术的应用和发展弥补了传统的林业档案管理中存在的不足之处。与此同时，信息化的时代发展又给林业档案管理带来的挑战。只有不断的从管理理念上进行深化改革，建立和完善林业档案的信息化管理平台，提高管理人员的综合素质，积极探索信息化管理在档案管理中的新模式，新需求，促进林业档案管理工作更加的规范化、效率化。

参考文献

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