新时期档案机构推行部门立卷制度的措施

摘 要：部门立卷制度从1955年明确提出，至今的60多年时间里，部门立卷制度对于理顺档案工作关系和划清档案整理分工起到了重要的作用，并且推动了档案工作的繁荣和发展。但是，部门立卷制度的推行范围和实施效果还有待提高，从整体上看，绝大部分单位并未实施，档案室立卷依然广泛存在。

关键词：部门立卷制度；档案人才；檔案培训

部门立卷制度是单位内档案工作的基础，是单位内档案工作秩序正常运行的保证。1956年《国务院关于加强国家档案工作的决定》规定“全面推行文书处理部门立卷，以建立统一的归档制度”，为部门立卷制度的顺利实施找到了政策依据。1987年出台《档案法》，以法律的形式，确定了部门立卷制度存在的必要性和推行的强制性，部门立卷制度的实施得到了更强有力的法律依据和保障措施。

对于档案管理工作而言，部门立卷制度的实施顺应了档案工作的趋势，推动了档案工作的发展。但从实施以来的60多年时期内，部门立卷制度并没有得到全面推行，根据调研发现，档案机构未有效推行部门立卷制度，原因在于档案专业人才缺乏、档案管理体系不健全、档案培训不科学等原则造成的。因此，为促进档案工作发展，有效推行部门立卷制度，应采取措施有力推进。

1 重视档案专业人才培养

2016年4月1日，国家档案局印发的《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》提出：“扩大档案专业技术人才队伍培养规模，培养和造就高层次人才和特殊人才……拓展档案人才发展空间”。重视院校档案学科专业建设。通过增加专业招生人数、改革教学内容等途径，提高档案人才数量和质量。由于档案学是一项实践性很强的学科，务须提高档案专业学生实践动手能力，张恒、颜祥林认为：“开设实验课程，学生亲自动手体验，组织学生去各类档案馆、企事业单位档案部门参观学习，拓宽学生知识面，丰富学生专业知识和增加对新技术的了解，提高实践能力”。同时，增强职业认同感和归属感。将档案职业素质教育贯穿专业教育的始终，引导并教育学生热爱专业，引导学生进行职业定位，提高档案专业学生就业对口率。

2 建立科学引才育才机制

一是重在引进，建构档案专业人才队伍。引进具有档案专业学历背景、思想政治素质好、档案业务素质高和热心于从事档案工作的优秀人才，优化单位档案管理人员专业结构；二是创新管理，稳定档案人才队伍。由于档案工作是一项连续性、衔接性较强的工作，要求工作人员能够保持相对稳定。可通过人事制度改革，建立合理的激励机制，优化档案管理岗位待遇，使档案管理专业人才待遇不低于同等条件下其他岗位收入。同时，对工作成绩突出，业务能力强，热心于档案事业的人员给予奖励，营造良好的档案工作环境，减少换岗跳槽现象。三是重视培训，提升培训实效。《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》提出：“统一规划各级各类档案人员的专业知识培训和岗位培训，创新培训内容，改进培训方式，全面提高档案干部素质。”四是建立专兼职档案管理队伍，创新档案业务指导，完善兼职档案管理员档案专业技术职称晋升评聘机制，增加兼职档案管理员外出学习或者培训的机会，“鼓励归档部门兼职档案员与学校档案管理人员同样看待，并出校参加档案立卷工作各类培训、交流活动”[1]。

3 建立档案管理制度体系

建立健全档案管理制度体系，把部门立卷归档制度纳入单位档案管理办法。通过制度的形式，明确档案机构与各部门之间、专职档案人员与兼职档案人员之间在档案工作中的职责任务分工，做到部门立卷制度有据可依。实行档案工作考核机制，建立档案工作责任机制。按照档案员业务能力、档案齐全完整程度、归档时间、归档质量、档案验收质量等指标，具体量化档案工作人员实绩，把工作人员的切身利益与档案工作成效挂钩，使档案管理工作成效纳入综合岗位目标考核范围内。

4 严格档案行政执法检查

近年来，各级档案行政管理部门档案行政执法检查常态化趋势明显，目的是检查《档案法》等法规贯彻落实情况，以及相关档案工作规范管理程度。按照检查范围，涉及部门立卷制度的内容是“机构文件材料是否及时归档、档案是否收集齐全并按期移交进馆”。如果未实施部门立卷制度，不仅违反《档案法》相关规定，也无法确保文件材料的齐全完整和及时归档，属于违反《档案管理违法违纪行为处分规定》。因此，档案行政管理部门通过档案行政执法监督，用法律途径，倒逼各单位重视档案管理工作，实施部门立卷制度，保证档案的按时归档和齐全完整。

5 建立档案工作协作组

档案协作组，是把档案机构或者档案工作人员，按行业系统、工作职能、驻地邻近、归口系统等原则，横向组织起来的档案联合组织，是新形势下推动档案工作持续健康协调发展的有力助手。“档案工作协作组组内各成员单位在档案工作基础和发展瓶颈等方面，共同特点明显。正因为具有共性，在开展档案协作活动时，针对性强，便于制订统一且合乎档案工作实际情况的培训交流方案。”[2]通过协作组内成员单位相互研讨学习、座谈交流、现场参观等形式，开展业务咨询，进行协作互动，推动了组内单位档案工作水平的整体提高。2013年重庆市档案局、重庆市档案学会下发了《关于开展市级单位档案工作协作组活动的通知》，成立重庆市级单位23个档案协作组。笔者所在组别为高职高专院校协作组，并悉数参加了协作组内举办的历次研讨交流活动。在2015年5月的一次协作组活动中，各成员单位开诚布公、推心置腹，围绕如何着手推行部门立卷制度，以及推行过程中的问题和工作经验进行了深入交流和激烈探讨，取得了很好的交流效果。

应利用《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》、《归档文件整理规则》（2015年版）颁布实施契机，全面推行部门立卷制度。遵循文件来源原则，有利于保持文件之间的有机联系，发挥文书处理部门熟悉有关业务和文件处理过程的优点，确保档案收集的齐全完整和整理归档的质量效率，改变档案材料收集不齐全、鉴定不标准、整理不规范的错误作法。同时，也有利于档案机构从繁重的档案整理工作中抽身出来，把工作重点转移到档案的业务指导、库房管理和档案资源开发利用等上来，推动档案工作发展，更好地为机关工作服务。

参考文献

[1]燕海荣.职业院校推行档案预立卷制度存在的问题与对策[J].黑龙江史志，2014（5）：75-76.

[2]常萍.浅谈档案工作协作组的作用[J].档案天地， 2004（增刊）；23-24.

作者简介

赵波（1988-），男，湖北利川人，重庆三峡医药高等专科学校档案馆助理馆员，档案学学士，主要从事高校档案管理研究。