浅析医院人事档案管理的优化

尹声声

摘 要：人事档案管理工作是医院人事管理中的一个重要方面，伴随着信息技术的发展，医院的人事档案管理工作中融入了很多计算机技术，融入了计算机技术的人事档案管理与纯手工的管理相比，具有传统管理无法比拟的优势。它可以更迅速的为单位提供各类人才的基本信息。为专业技术职称的评审和职务的任命、薪的发放等提供更准确的依据。所以，我们应当更新人事档案管理的理念，充分利用信息化技术，把人事档案管理工作放到更重要的位置上，努力实现档案管理的优化，科学化，规范化。

关键词：人事档案管理现状；优化分析

人事档案管理作为医院管理工作的一个重要方面，随着医院改革的发展，应该主动的去适应发展的要求，充分利用计算机技术及时更新工作的方式、方法。对人事档案管理的范围和内容，以及对象等都进行新的界定，这些都是做好人事档案管理工作所需的必要前提。

1 传统医院人事档案管理工作的现状及其所存在的主要问题

1）在人事档案的交接过程中手续不严密，随意性大。人事档案管理人员大多数都由人事科的工作人员来担任，他们并不是专职的档案人员，所以在他们岗位变动或者是离职的时候，很少能够按照应有的制度和程序办理档案的移交手续。会因为觉得程序繁琐甚至都没有进行认真的检查，核对与清点，许多该签字的地方都没有签字，导致档案材料在数量和内容等方面因为界限不清所以责任不明，甚至普遍认为，档案交接只是一种形式，无需规范，只是将档案材料从一个人的手上转移到另一个人的手上，随意性大。人们普遍认为医疗，科研，教学才是医院的重心。医院的领导层普遍忽视人事档案管理工作的重要性，从而导致医院人事档案管理的硬件条件设施如档案室的空间不够以及档案架的缺乏等种种不完善，人事档案管理人员也缺乏应有的培训教育[1]。

2）人事档案管理人员因为不是专职的档案管理人员，常常会因为工作的繁忙而使得档案材料的归档不及时。应当归档的材料不能得到准确及时地补充，例如一些业绩考核，职称考评，继续教育等方面的材料没有及时地归档，常常使得个人档案资料缺漏，所存档的材料根本不能真实的反映个人的现实情况。

3）医院领导层甚至人事档案管理人员本身没有充分认识到档案管理工作的重要性。人事档案管理员基本上是由人事科的工作人员来担任，大多只是兼职管理档案[2]，所以受时间和专业的限制，很少能够有机会参加相关专业的培训，从而对档案管理相关专业的新技术新知识因为缺乏应有的培训而不能及时地掌握。而且有时候不仅仅是职工本人，医院的领导层甚至是人事档案管理人员自己都没有充分的意识到人事档案的重要性，所以常常导致本该归档的材料因为多方面的原因没能及时进行归档，补充和更新，从而使得人事档案因缺少材料而不完善。

4）现在还存在这样的现象，即很多员工认为自己的个人档案是可有可无的，有些甚至连自己的人事档案在哪里都不知道，正是基于这样的思想与观念，可想而知，该归档的材料，很多会由于员工个人对归档材料无意识而不能及时地交给档案管理人员归档。就是因为这些原因导致了人事档案材料的不完善和缺漏。

5）人事档案管理方式落后。人事档案管理人员基本上是由人事科工作人员来兼职担任。在档案工作的过程中会存在很多问题，比如没有专门的计算机和相关的档案管理软件可以利用，在查阅人事档案信息的时候，只能采用传统的手工查找。

2 优化的对策及思考

人事档案是个人学习工作经历，政治思想，业务能力等相关内容的真实反映和体现，重视并加强医院人事档案的管理，充分发挥其价值，才能为专业技术职称评聘和提拔任用，劳资制度改革以及职工福利等提供更准确的依据，才能更好的为医院的发展建设以及职工本人服务。针对以上存在的问题。我们提出以下几点优化医院人事档案管理工作的对策及思考：

1）严格人事档案交接的程序。首先必须对所保管的档案进行一次全面的清点做好登记工作，使帐务相符；第二，对借出的档案材料要进行必要和及时催还提醒，并做好登记签名；三是对于未能及时归档的档案材料要进行分类存储，就算不能及时归档也要先做好整理排序以方便归档；四是要严格按照档案移交的相关制度程序办理档案移交手续，在登记本上要注明移交的时间，地点，移交人，接受人以及监交人的姓名等信息，还要在移交记录上签字盖章，改变界限不清， 责任不明的现象。

2）更新理念思想，重视档案管理。加大宣传培训的力度，使得不管是医院的领导层还是职工个人，都充分意识到人事档案的重要性，对必须要增加的档案管理硬件设施，如档案室，除湿机，铁皮柜和计算机等，医院领导要给予大力的支持，最好还能引进相对应的档案管理软件[3]。人事档案管理不仅是医院管理工作的重要方面，特别与专业技术职称审和干部任命，薪资等个人利益息息相关，我们应当努力提高人事档案管理人员的综合素质，充分调动其工作的积极性和主动性，这样才可以从根本上确保人事档案材料能够得到及时的归档，资料完善并且内容真实可靠。

3）努力实现医院人事档案管理工作的规范化。首先是操作程序规范化，管理人员要积极主动的去进行档案的补充，收集，更新工作。对于必须要补充的材料要进行及时的追补，使人事档案资料可以真正能真实的反映本人的现实情况。从而更迅速的为单位提供各类人才的基本信息，为专业技术职称评聘和提拔任用，劳资制度改革以及职工福利等提供更准确的依据。严格贯彻执行<<档案法>>，<<保密法>>和人事档案管理的规章制度，做到档案工作人员有章可循。严格执行<<查阅档案规定>>制度，认真做好档案的借阅，归还登记手续。非工作需要，任何人不得查阅档案。未经领导同意，人事档案一律不得外借。职工档案的转入和转出都要及时登记，按照相关的制度程序办理移交手续。

4）给让人事档案管理人员提供机会能够接受相关的专业培训，使档案人员的专业技能以及责任感和事业心都能得到增强，并且充分认识到，职工的人事档案管理是人力资源管理中的一个重要方面，在工作中不断积累经验，不断的改进自己的工作方式和方法方法，创新自己的工作模式，从而提高工作效率，提高自己的业务素质[4]。在鉴别档案资料真伪的过程中，能立場坚定，明辨是非。在收集档案材料的过程中一定要进行认真的核实，严格把控质量关，确保是真实可靠的材料才能归入人事档案[5]。档案鉴别是档案管理工作过程中很重要的一个方面，档案管理人员必须始终秉着认真负责的态度，充分认识到人事档案管理的重要性，认真审核材料，确保档案真实完整。

5）加大宣传教育的力度，利用多种渠道向医院的领导层以及员工个人宣传有关人事档案管理的相关知识，使每个人都对档案材料的重要性有充分的认识。让其知道人事档案关系到本人的切身利益，并不是可有可无的，特别是再就业时，对本人具有直接的影响，此外还要做好职工的咨询答疑服务工作，使其了解人事档案的相关知识并充分的人事到个人档案的重要性。

6）利用计算机技术的融入，使得人事档案管理工作的效率得到提高。利用计算机做好档案的转入，转出以及收集的登记，可以快速的查找到想要查阅的档案材料，比传统的手工查找要节省很多时间，同时为单位发现，培养以及使用人才，为职称晋升，干部聘用等提供更准确可靠的依据，真正做到人尽其才，才尽其用。

总之，要更新理念，加强学习，不断创新，形成一整套新的档案理念，工作方式，模式，才能适应人事档案管理的发展，使档案管理工作实现规范化，科学化。

参考文献

[1]陆梅.数字时代医院档案管理工作初探. 医药前沿. 2016；6（29）：390-1.

[2]孙俊晓. 探究新时期医院人事档案管理工作重点. 健康周刊. 2017（1）：95-6.

[3]任晓萍. 浅析医院人事档案管理中的相关问题. 黑龙江史志. 2014（18）：75-.

[4]王海灵. 试论医院专业技术人员业务档案管理及其信息化建设. 人才资源开发. 2016（12）：178.

[5]周翠兰. 对目前医院人事档案信息化管理创新策略分析. 办公室业务.2016（7）：44-.