“全员皆档”意识在水电站项目档案管理中的应用

夏巧荣

摘 要：随着我国经济社会的不断发展，作为绿色能源发展的水电站项目的也得到了较好的发展，近年来，我国百亿、千亿投资的水电站不断开发建设，需要不断的提高水电站项目档案管理的过程，面对业主、设计、监理、施工等参建各方参差不齐的档案管理水平，对项目参建各方的水平，需要进行有条不紊的管理和提升。本研究引入了管理项目的“全员皆档”的意识，探讨了全员皆档意识在水电站项目管理的应用，旨在促进水电站项目更好的管理。

关键词：全员皆档；水电站；档案管理

1 引言

为使“抓档案管理就是抓项目管理”的理念”运用到实践中去，某水电站建设单位在档案管理的过程中，使用“全员皆档”意识在这个过程中进行应用，为的是更好的推动水电站项目建设和档案管理工作相融合，确保项目建设质量和档案今后利用。

2 项目档案管理概况

本电站项目档案是项目建设历史的真实记录，是开展工程建设、管理、运行、维护的重要依据和条件。该工程从开工建设以来，由于公司重组前历史原因，档案管理意识薄弱，因此，公司重组后，公司领导坚持“抓档案管理就是抓项目管理”的理念，一直贯彻从规章制度入手抓规范化建设，从提高素质入手抓队伍建设，从严格把关入手抓档案验收的思想，使工程档案管理工作得以顺利开展。在公司领导的高度重视，设计、监理、施工、建设等各参建方的大力支持及档案人员的共同努力下，本电站工程档案管理工作步入正轨，形成了一套较为完整的档案管理体系。工程档案按工程进度完成了收集、整理、分类、组卷、归档、移交等工作，顺利通过国家档案局项目档案验收。

3 水电站项目档案管理重要性与特点

在水电站项目的建设过程中，会产生大量的文件、图纸、照片等，这些是水电站建设的重要组成部分，如果档案的缺失或者部分损坏都会造成项目验收出现不合格的情况，导致工程无法正常完成，阻碍工程的验收。就目前现实的工作状况，很多领导对于水电站项目的档案管理工作存在很大的问题，出现了不重视的，忽略档案管理的状况，或者因为各种原因无法对档案资料进行有效地收集和整理，累计到最后出现了文件资料的不完整。为了避免出现这样的情况，应该对领导和相关的档案管理人员进行相关的培训和教育，增强领导档案意识尤为重要，上级领导根据档案管理的各种要求进行下达命令，下级的工作人员进行严格的执行和工作，只有上级领导的重视加上工作人员的积极落实工作，全面的进行配合和管理，才能高效率的进行完成各项管理工作。

4 “全员皆档”意识在水电站项目档案管理中的应用

4.1 树立“全员皆档”意识，夯实公司基础管理工作

一是增强专业部门人员“档案意识”。公司领导高度重视档案管理在公司管理过程中重要的作用，抽出各专业人员对工程、合同资料甄别把关，确保案卷质量。二是增强新入职员工“档案意识”，对近几年分配的年轻大学生入职的第一课，除了短期的行规安全生产教育后，就是必须进行档案制度、规定的学习，并严格要求他们进行案卷录入、装订等繁杂的工作。这其中有重点院校的研究生、国外留学生、大学生等，通过对档案工作的了解和参与，既磨练了年轻人的意志，又对公司的工作进行了系统化的了解，规范了自己的工作程序，加快了员工成长。

4.2 提高档案人员业务水平意识

一是公司定期组织专（兼）职档案管理人员参加档案行政管理部门组织的业务培训，把档案法律法规教育纳入公司档案管理人员日常培训范畴，几年来，公司先后派出数名专兼职档案人员参加省档案局业务学习培训。二是采取走出去、请进来的方式，组织档案人员到兄弟单位学习取经，请科技档案专家到现场结合工程建设的实际，进行咨询和指导，从而强化提高了档案人员的业务水平和技能。三是公司档案人员定期到各参建单位对其档案人员进行业务培训指导，以督促提高案卷质量。

4.3 增添设备、加强防护，确保档案实体和信息安全

公司高度重视档案的安全管理。根据档案管理需要，优先配备库房及各类先进的设施设备，满足未来10年的档案工作要求，为档案工作提供了良好的工作环境和物质条件。公司还加强了档案信息化管理，投入档案管理专项资金，开发档案管理软件，利用档案管理软件对竣工档案进行登录、分类、归类、归档、立卷，编目、排架，节省了时间、人力，方便了检索与查找，大大提高了工作效率，强化了对档案原件的保护。

4.4 抓好源头，严格控制，增强参建单位“档案意识”

重大项目工程档案工作是一项很重要的基础工作，也是一项十分重要和艰巨的工作。由于建站时间较长，档案资料数量多、涉及面广、要求高，档案工作收集非常困难，因此公司严格要求参建单位按规范进行组卷；公司组织了工程专业技术人员对收集的档案材料展开鉴定、审查，对其中分类不合理、组卷及装订不规范等不合格的档案責令限期整改，反复几次，使档案的编制质量和案卷质量都有较大提高；对施工单位移交的竣工档案，要求填写档案交接凭据、竣工资料移交清册、电子版本，并由施工单位项目负责人、监理负责人、公司专业负责人签字核准后向公司档案资料室移交，双方认真核对移交清册，并履行签字手续，移交清册双方各留一份备查，确保档案齐全完整。

4.5 增强档案服务意识，充分挖掘，彰显档案工作作用

公司档案部门充分利用档案资料积极服务于公司经营管理工作。几年来，通过提供全面可靠的依据和凭证，为公司取得了良好的社会效益和经济效益。例如曾经被评为了“中国电力优质工程奖”；通过提供工程项目建设前期、建设期、运行期大量的档案资料，为公司创造了年收入几千万的经济效益。

5 结语

综上所述，本研究阐述了水电站项目管理的重要性和特点，针对新的形式“全员皆档”进行阐述，提出了“全员皆档”意识在水电站项目档案管理中的应用，通过全员皆档意识的应用推广，为的是更好的进行水电站项目管理工作的开展，推动水电站管理工作的进行。

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