高校党政办公室建设探析

王新华

摘要：党政办公室作为高校的综合办事机构，是学校日常工作正常运转的中枢，因此党政办公室建设至关重要。文章通过分析党政办公室建设的内涵，提出建设的具体对策，为高校党政办公室建设工作提供参考。

关键词：高校；办公室；建设

随着教育事业的日益发展，作为高校的综合办事机构，党政办公室职能发生了变化，主要体现在对外交往上的开放性、参与管理上的参谋性、工作职能上的综合性、服务对象上的特殊性等方面，传统的工做思路已经不能适应学校发展的需求。怎样以学校的重点工作为中心，将参谋咨询、综合协调、桥梁纽带、督查督办等职能充分发挥出来，为学校教育管理及发展大局提供更加优质的服务，成为党政办公室建设的新课题。

一、党政办公室建设面临的问题

（一）对职能认识不到位

与其他职能部门相比，党政办公室的工作琐碎繁多，部分人认为，党政办公室主要负责的任务的就是打杂和跑题，这种错误的观点将党政办公室是领导助手的重要职能忽略了。此外，行政色彩仍然是部分高校组织管理中十分明显的特征，从一定意义上来说，在职能部门管理行为上党政办公室发挥着中转站的作用，这个环节如果尺度把握不好，就容易导致领导层忽视党政办公室的参谋决策、综合协调等重要职能。

（二）服务创新有待加强

据了解，大部分高校党政办公室在工作中存在经验主义较为普遍的现象，工作人员习惯于墨守成规，被繁杂琐事牵着鼻子转，系统地总结、反思、创新不够。长此以往，极易养成谨小慎微、但求无过、被动从属的思维定式，服务层次难以上台阶，服务效果自然大打折扣。随着高校改革的不断深化，过去传统的工作方法和思维方式，已和新形势发展的要求远远不符，服务创新迫在眉睫。

（三）参谋作用有待加强

办公室人员多数着眼于眼前工作，忽视了对工作中新情况、新问题的研究和探索[1]。由于主动谋划不够，参谋职能日渐弱化，而变成对决策予以执行的部门。就此种现象，高校办公室管理人员应遵循抓大放小的原则，有针对性地对大家的参谋意识进行培养，将参谋水平提高，防止在复杂的事务中找不到方向。

（四）人员素质有待提升

目前，高校党政办公室工作人员身兼数职的现象十分普遍，具有繁重的工作任务和较大的工作压力，平时基本上没有多余的时间用于学习，更是没有机会和兄弟院校进行交流和沟通，诸多人都尚未接受过系统的培训。人员素质对党政办公室的工作质量产生着直接影响，一定程度上也影响着学校的整体服务水平。

二、党政办公室建设的内涵不容小觑

（一）准确定位是关键

高校党政办公室是学校党委和行政工作顺畅运转的中枢，是单位的“大脑”和“窗口”，是沟通上下的“咽喉”，联系左右的纽带，也是学校的参谋中心、协调中心、督办中心和服务中心，地位非常重要。办公室工作开展得如何，直接制约着学校的全局工作能否顺利开展，教育教学、各项管理、服务保障能否及时准确完成。因此，对党政办公室准确定位至关重要，办公室管理者必须提高站位，从服务学校发展大局的高度，紧紧围绕教育教学中心工作开展高效优质的服务[2]。

（二）科学管理是基础

在高校管理系统中，办公室属于一级综合性管理机构，各项工作能否正常运转受其管理水平的直接影响，而所有高水平的管理，都必须借助科学制度的指导。办公室工作的涉及的范围较广，建立健全科学完善、行之有效的规章制度，是促使党政办公室高校运行得以实现的基本要求。所以，加大办公室制度建设的力度，加强办公室工作规范化、程序化、科学化，是提高办公室管理效能、提升服务教育教学工作水平的有效途径。

（三）优质服务是根本

高校党政办的工作本质就是服务，为师生服务，也就是为管理、科研、教学服务，借助优质服务，为学校发展提供有力的内部保障和赢得良好的外部环境支持。随着高校体制机制改革的不断深化，多校区办学格局的形成，加之高校服务的多元化和社会化，对外交流日渐增多，也给党政办服务工作提出了更高要求。因此，有的放矢，及时转变观念，提高服务标准，创新开展优质服务，这是党政办公室服务学校发展的落脚点。

（四）团队建设是保障

“求木之长者，必固其根本；欲流之远者，必浚其泉源”[3]。工作开展的优劣，归根结底取决于人员的素质。党政办公室作为学校的窗口，工作人员的一言一行，从一定意义上而言，都体现了学校的水平和形象。缺乏良好的素质，连普通的秘书工作都无法胜任，要将协调工作做好自然难度也就较大，就更别说参谋了。所以，把工作人員的整体素养提高，将一支作风过硬、工作能力强、政治上靠得住的高素质办公室人员队伍建设起来，是新形势下把党政办公室工作做好的前提。

三、高校党政办公室建设的对策

（一）以队伍建设为抓手，提高人员素质

办公室整体团队水平和个人素质直接影响着学校工作的开展，把办公室队伍建设当作“重点工程”来抓，加强职业道德修养，塑造良好的职业形象，尽全力将服务水平提高，是新的历史形势下、促进学校事业良好发展的基本要求所在。

1.统一思想，牢固树立“以人为本、服务至上、讲究效能、开拓创新”的办公室工作理念。以“小机构、大服务”为目标，借助建章立制，严格管理，理顺关系，通过完善程序，规范行为，从而塑造良好的团队形象，进一步提高工作人员的整体素养，激发其做事创业的积极性，最终提高促进服务质量和工作水平、的提升。

2.合理布局，整合优势，充分发挥办公室总体效能。第一，要科学调整科室布局，按照高效、精简的原则，合理使用人才，明确职责分工；第二，不仅要激发个人潜能，调动个体积极性，同时还要注重个体与组织的有机契合，实现一加一大于二的效果；第三，要有的放矢、张弛有度，建设一个健康、高效的内部环境。

3.建立培训机制。办公室工作对专业性的要求较高，工作人员最好受过专业培训，将相关技能熟练掌握，才能和高等教育发展新形势的需要相适应[5]。现阶段，诸多高校都存在只对专任教师的在职培训予以重视，而尚未将管理人员的培训纳入在日常工作的现象。所以，高校尤其是高校办公室负责人员，应根据岗位需求，有计划、针对性地开展人员业务培训，更新管理理念，掌握新方法与新技术，提高队伍的整体素质，使他们更好地服务于教育教学管理等工作。

（二）以目标管理为核心，构建科学有效的管理体系

管理水平是影响工作效率的重要因素，进一步加强办公室工作规范化和制度化管理水平，建立和新形势办公室工作特点相适应的长效机制，逐步形成活力充足、廉洁高效、公正透明、运转协调、行为规范的工作运行体系，是促使办公室工作效能和管理水平提高的有效途径。

1、实行“制度化”管理，对工作运行模式予以规范。就办公室文秘、保障、办会、办文、信息、督查等各环节的工作，进一步建立和完善各项制度，形成零缝隙、全覆盖的制度体系。如：要对内部档案管理制度予以改进；严格执行工作限时办结、印章管理、值班、请假、保密、信息、督查、办文、学习等工作制度；严格实行外出办事报告制、因事因病请销假制和上下班考勤制度；严格实行问责制。办公室所有工作人员都要牢固树立规则意识，习惯用制度管事，把落实制度作为提高执行力的重要内容，虚心学习借鉴高水平的管理制度，并在实践工作中不断修正和完善，确保各项制度落到实处、真正管用。

2.实行“流程化”管理，对工作运行程序予以规范。“流程化”管理是提高工作效率的关键。要进一步完善流程管理体系，参照先进经验，科学设置、分解、整理、归类办公室的工作，将从头到尾、一环紧扣一环、零缝隙衔接的工作流程建立起来，形成一套规范、科学、操作性较强的管理运行模式，使每一项工作都能做到高效运转、规范运作。要对流程设计予以高度重视，强调流程设计的技巧，全面总结接待、督查、办会、办文等各项工作的特点和规律，建立纵、横结合的流程体系，确保流程的严谨和周密；形成一套固定统一的格式，确定主要执行负责人和执行的办法、监督的主要负责人和监督的方法、考核的负责人和考核的方法、评价的主要负责人和评价的方法等，使自行运转和自我约束的效果得以实现。

3.实行“精细化”管理，将工作质量提高。第一，按照“工作无差错、服务创优质”的要求，细化岗位管理，科学设定岗位职责权限，明确每一个人所负有的责任。第二，对工作标准予以细化，根据特色工作抓“亮”、重点工作抓“精”、日常工作抓“实”的要求，统筹部署。第三，就特色工作和重点工作实行目标管理，对其予以量化分解，做到有相应的奖惩办法、有统筹的督办措施、有严格的责任制度、有完整的实施方案、有明确的工作任务。实现目标明确，责任清晰，各就各位。

（三）以重点工作为关键点，充分发挥参谋助手作用

办公室的参谋工作，反映在实际工作中就是解决问题的策略、处理矛盾的方法。办公室是一种综合职能部门，诸多工作都和全局有着极为密切的联系，涉及面极为广泛，和师生利益息息相关，参谋工作必须主动服务、超前谋划，要把问题发现在前面、信息收集在前面、措施想在前面、调查研究在前面，及时向领导献言献策，切实把参谋助手作用发挥在领导决策、依法行政和为师生办实事的全过程中。参谋之效，贵在得法。

1.调查研究是重点。“没有调查就没有发言权”，参谋工作也不例外。调查研究是为了掌握信息，提前筹谋。调查研究应是多维度的，要深入实际，要有针对性。

首先，熟悉并掌握高教的相关政策。借助对文件，研究分析、准确把控政策内涵和导向，以便于领导更好的作出重大决策。

其次，全面了解教育教学和学生管理的整体情况。充分发挥职能科室的作用，采取座谈、书面征求意见等形式，定期主动征求职能部门和联系密切的教学系部的合理化意见和建议，增强工作的针对性，更好的将参谋工作落脚到服务教育教学发展上。

最后，关注和了解其他院校发展的实际情况。在市场竞争日益激烈的形势下，高校要发展，既要具备自身的办学特色，同时，还要借助、参照其他院校的好经验和做法，不断提高自身的教育教学及管理服务水平。

2.善于分析形式。对客观形势进行认真分析，把握事物发展的趋势，增强预见性，这是做好参谋工作的关键。只有提供密切关系群众生活、紧贴中心工作、紧跟上级部署的参谋建议，才能在领导决策中受到高度重视，从而促进办公室参谋水平的提高。

3.学会比较优劣。在开展工作的过程中，拟一套方案并不难，但是要拟几套方案却不容易，从比较中找优劣，进行论证，把相对合理的参谋建议和依据提供给领导，从而提高决策的科学性。

（四）以督查督办工作为突破口，提高党政办公室服务效能

督察督办可以确保决策目标的顺利实现，是对决策进行修正和完善的重要措施，是落实工作的有效手段，是使工作作风得到改进的重要方法[5]。作为督察督办职能部门，办公室重点是对承办事项的相关部门进行督办，促进、协调落实督办事项。督察督办工作必须把重点环节抓好，实现闭环管理，做到“实施有计划、定期有反饋、结项有审核”。要做好督查督办工作，需要注意以下几点。

1.要站在全局的角度。督办工作是领导决策的延伸，必须立足于领导的角度和全局的高度看问题、做工作，不能局限于任务之中，要多体会、多思考、多领悟。要善于沟通，督办工作有诸多工作都需要协调，要注意不仅要严格遵循原则不动摇，维护领导权威，又不能将领导挂在嘴边，要把工作放在首要位置，用真诚的沟通触动人的心。

2.要坚持学习。督办工作具有很强的政策性，囊括科研、教学、学生管理、合作办学、产业创收、外事等各个方面，必须加大学习力度，将国家有关方针政策学通学懂，拓展知识，开阔视野，促进业务水平的不断提高。

3.要树立“督查就是服务”的理念。不仅督查有关部门的工作进展情况，未完成原因，还要了解完成工作任务的困难，并积极予以协调，提出合理的建议，协助被督查单位一道想方设法完成工作任务。在督查中要紧盯中心工作不放松，对工作进展滞后的部门进行跟踪督办，坚持反复抓、抓反复。要畅通群众诉求渠道，注重倾听群众呼声，群众利益无小事，只有收集民情民意，掌握广大群众的迫切需求，督查工作才能有针对性地开展。

4.要把握好与领导以及中层部门的关系。督察督办直接服务领导决策，具有十分重大的责任，不能有丝毫大意，要竭尽全力、追求完美，必须将领导意图充分体现出来；要紧贴决策精神进行督察督办，及时把领导部署的事项予以安排，做到“报告重大问题不过夜、办理重要会议研究决定事项不过夜、办理领导批示不过夜”。此外，要握好和职能部门的关系，督促职能部门加强对所辖工作落实的督促检查，不越俎代庖。

（五）以信息化建设为手段，提高办公效率

信息化是行政管理创新的重要趋势，随着时代发展、社会进步，办公自动化已成为办公室收集和传递信息的重要途径，建立办公室自动化系统，构建现代化管理平台，可以显著提高办公效率，使学校各项工作稳步、有序进行。

按照“规范、务实、高效、创新”的工作理念，建立数字化办公系统，特别是要在综合服务的关键环节，优先实现资源共享，提高办事效率[6]。比如：运用现代网络技术，建立办公群，像政务工作群、教务工作群、党务工作群等，便于加强沟通和交流，促进工作顺利开展；对于校区分散、不便集中等情况，启用视频会议模式，节约办公成本；建立档案数字化管理系统，实现存档、分类、借阅、查询、归还等系列服务信息化，既方便快捷，又准确科学；积极提倡无纸办公，努力把办公室公文流转、督查考核、信息编报和日常事务管理网络化和数字化，营造一个更加廉洁、透明、公开、高效、节约的内部管理运行机制。

四、结论

随着全球经济一体化进程的不断推进，教育的重要性日益明显，高校需要以就业为导向，优化整合教育资源，创新服务模式，对此，高职院校党政办公室需要结合职业教育的实际情况，与时俱进，积极探索创新型服务模式，更好地服务教学管理，服务职业教育发展。

参考文献：

[1]程慧婧李志立袁国超开展督察督办工作要重点把握好五个关键点办公室业务（2016年24期）

[2]李智军对做好高校办公室工作的思考《秘书之友》（2014年05期）

[3]齐欣；浅议新形势下高校党政办的规范化建设-《教育教学论坛》（2013年15期）

[4]李爱华，开放教育与高职教育融合背景下电大党政办公室工作的思考《河南广播电视大学学报》（2016年03期）

[5]才晓茹；-高职院校党政办公室建设思路初探《卫生职业教育》（2011年07期）

[6]何婷；高职院校党政办公室建设探析《才智》（2017年14期）