试谈学校档案管理与工作效率的提高

马洪霞

摘要：学校档案管理与工作效率的提升具有必然的联系，提升工作效率的前提是对工作情况以及工作内容进行详细的了解，在此基础上才能够提升工作效果，若对工作详细情况了解的不充足不仅提升不了工作效率，同时还会耽误工作的进展。而档案管理是教师了解工作内容最直接的方式，因此解决档案管理中存在的问题对提升工作效率具有较大的影响，学校应处理好两者之间的关系。

关键词：学校 档案管理 工作效率

学校档案是各个学校中最核心的文件，其中涉及的内容较多，包括学生的个人信息以及学校教师的档案、学校历年来发生的重要事件等等。学校档案从学校成立之初便存在，陪伴学校的发展，记录了学校的发展历程。学校在发展中需要认真做好档案管理工作，档案的完整性以及准确性对学校未来的发展具有较大的影响。方案管理工作如此重要，学校应对档案管理的方式和方法进行研究，制定出完善的管理制度，以满足学校对档案管理的要求。

一、学校档案管理工作中存在的问题

（一）管理制度不完善

部分学校在发展的过程中并未建立完善的管理制度，对档案的管理也较为随意，加之部分学校并没有专业的档案管理人员，导致档案管理较为混乱。目前较多的学校应延续以往的档案管理方式，即各个年级的负责人管理自己年级中的档案，并没有将学校所有的档案进行统一的管理。上述管理方式虽然具有一定的优势，但是也存在弊端，学校领导若想了解学校的发展情况，需要向各个年级的教师进行档案的收集，不仅浪费时间，同样由于教师的个人失误而导致档案丢失现象频发，不利于档案的完整性。

（二）学校领导不重视

目前多数学校并未将档案管理作为重点的工作去抓，在实际的教学中，仍以提升教学效果为主要的发展方向。学校领导的不重视也就导致教育工作者对档案管理不够重视，教育工作者对档案管理不重视，使得档案的存储、更新、完善不及时，档案存储是管理管理中关键的环节，档案存储方式不正确将导致档案出现发霉、损坏、丢失等现象，不利于学校后期决策。学校重要的政策变化应根据档案信息内容进行调整，而不是凭空进行政策的改革，学校政策的改革不仅涉及到教师的利益，同时也涉及到学生的利益，因此在进行重大决策前，应对学校以往的政策进行了解，而档案是学校了解学校政策的直接途径，若档案由于存储方式的不正确影响档案的准确性和完整性，对学校而言具有较大的影响。档案的存储、更新、完善不及时是学校领导不重视档案管理工作最直接的体现。

（三）管理方式落后

据了解，目前较多学校仍延续传统的手工管理档案的方式，即从档案的收集、整理、更新、完善等过程仍由人工进行，档案管理的工作量较大，需要随时对档案内容进行完善和更新，这种档案管理方式不仅给档案管理工作人员增加了工作强度，同时也不利于档案管理效率的提升。随着信息化进程的加快，档案管理方式也应进行改善，利用信息化、数字化的方式提升档案管理的效率，减轻档案管理人员的工作强度。

（四）管理人员素质有待提升

目前阶段，部分学校在开展档案管理工作时，档案管理人员的综合素质以及档案管理水平相对较低，加之学校对档案管理工作的不重视，導致档案管理人员往往由学校即将退休的教师进行管理。档案管理人员由于缺乏档案管理经验，在管理的过程中难免会出现失误，影响工作效率。

二、如何处理好档案管理工作与工作效率之间的关系

（一）建立完善的管理制度

建立完善的档案管理制度是提升档案管理效率的基础，缺乏档案管理制度将导致档案管理混乱，建立档案管理制度能使档案管理人员按照制度进行档案的管理，同时对其他教师进行制度上的约束。以往的档案管理过程中，教师随意的借阅学校档案，部分教师不仅不定期归还档案，甚至将档案丢失，为此学校应建立明确的档案管理制度，教师在借阅档案前进行登记，并规定归还日期，对损失或丢失学校档案的教师进行处罚。除此之外，应要求档案管理人员定期对档案进行维护，确保档案的完整性。建立完善的档案管理制度不仅能够提升档案管理的效率，同时对保证档案的完整性具有一定的作用。

（二）提高档案管理的重视程度

提高档案管理的管理水平以及管理效果单凭管理制度的制定还远远不够，还需要引起学校领导对档案管理的重视。档案管理人员应对管理的档案进行系统的分析和了解，并向学校领导详细的阐明档案管理的重要性，使学校领导能够明白档案管理工作对学校各项工作进程的影响，进而提高档案管理的重视程度。有了学校领导的支持，在开展档案管理的工作中将更为顺利。

（三）融入现代化信息技术

学校档案管理工作内容繁杂，并且需要不断的进行补充和完善，若只靠档案管理人员进行手工补充和完善，不仅加重了档案管理人员的压力，同时也不利于档案管理效率的提升。为此，学校应将计算机技术引入到档案管理之中，将传统的文字档案转变成电子档案，通过对档案信息进行系统的分类管理，能够使档案管理人员准确的掌握档案管理内容，在进行信息更新时也更为简便、快捷。除此之外，将档案信息转移到计算机中省去了人工存储档案的麻烦，不必担心档案破损、丢失的情况。

（四）配备专业档案管理人员

学校档案管理涉及的内容较多，并且管理工作繁杂，因此在进行档案管理的过程中，需要具备一定的档案管理经验才能够将档案管理工作做的条理清晰。这是目前部分学校较为欠缺的，部分学校为了节省开支，并为聘请真正具有档案管理经验的人进行档案管理，因此才导致档案管理效率不高。学校想要长足发展必须认识到专业档案管理人员的重要性，聘请专业的档案管理人员担任档案管理工作或者对目前担任档案管理工作的人员进行专业化的培训，使目前的档案管理人员管理能力有所提升。档案管理人员的管理水平对档案管理效率具有直接的影响，因此不能忽略提升档案管理人员的专业素质和管理水平。

三、结语

综上所述，学校档案管理是学校日常管理中重要的环节，同时也是最容易被忽略的环节，档案管理工作的顺利开展对学校的发展具有直接的影响，学校领导应对档案管理工作给予重视，并配合档案管理人员制定完善的档案管理制度，以提升档案管理的水平以及管理效率，同时档案管理人员也应不断的进行专业素质的提升，更好的适应学校发展的要求。

参考文献：

[1]张捷.提高学校档案管理与工作效率的对策思考[J].产业与科技论坛，2017，（19）.

[2]张立云.学校档案管理与工作效率的提高探讨[J].经营管理者，2015，（31）.

[3]陈素军.试谈学校档案管理与工作效率的提高[J].高教论坛，2011，（11）.

（作者单位：山东省北镇中学）