人事档案管理中存在的问题与对策

摘要：随着近年来我国经济快速的发展，我国各级单位的人事档案管理形式也产生了巨大的变化。在信息技术的影响下以大数据分析、数据交互、信息管理为核心的信息化管理体系被广泛应用到了档案管理当中，档案信息管理机制、服务体系基本建设成型。但是在目前我国人事档案数据数据化管理形态转化过程中，体制内部还存在着诸多问题，这些问题限制了人事档案信息数据资源的运用，无法满足集中性档案数据交互管理的需要。鉴于此，本文就当前人事档案管理过程中存在的问题展开详细分析，并提出具体的研究思路，以供广大读者借鉴。

关键词：人事档案管理 主要问题 控制策略

一、当前人事档案数据管理机制形态完善过程中存在的主要问题

（一）缺乏统一的建设目标

从目前我国事业单位人事档案数据资源的利用效率来看，信息化建设目标的缺乏是限制其管理效率提升的主要因素。事业单位人事档案信息化管理机制形态完善过程中其经济来源依靠上级主管单位进行财政支撑，以下方的财政预算资金作为人事档案管理机制建设的经费来源。但现实情况是很多单位的领导不重视人事档案信息化管理体系的建设，习惯性的认为人事档案管理属属于内部行政管理的一部分，没有完全树立创新性的档案管理发展思路，信息化意识不强，没有根据本单位的实际情况投入相应的物质资源和人力资源开展相应的信息化管理体系建设，导致整个单位内部都缺乏人事档案管理目标的指引，不能满足信息化条件下人事档案资源协调管理与协调利用的需要。

（二）缺乏信息系统维护队伍

在档案管理发展中。人事档案作为企業、政府及各级行政机关的重要组织组织资源，对企事业内部管理体系的建设有着重要的影响，因此做好人事档案管理信息化建设也成为领导部门充分重视的工作。虽然很多事业单位都针对自身的发展战略、内部管理机制、信息建设的发展愿景对档案管理体系做了优化，但是很多单位并没有吸纳优秀的信息化人才成立专门的信息系统维护队伍对资源系统定期进行检查和维护。因为人事档案管理信息服务系统是基于互联网技术、数据分析技术、信息管理和计算机终端形成的集成化数据管理控制体系，由于其有着人事资源管理与利用的功能所以需要组建专门的人才队伍对系统进行维护与控制。就目前情况而言，很多事业单位并未成立专门的系统维护部门，导致系统管理不到位，经常发生故障，无法满足人事档案信息资源管理的需要。

（三）人事档案管理服务人员缺乏服务意识与专业技能素养

人事档案管理和服务人员缺乏服务意识的缺乏和专业信息素养的缺乏是限制技事业单位内部人事档案管理效率提升的主要问题。在以计算机技术、电子技术、互联网技术为导向的信息时代，档案管理体系逐步引入计算机系统进行辅助管理，主要以构建档案资源数据库、档案信息共享平台、档案管理平台对各种类的档案信息资源实施统一的管理，对有各种档案信息查询需求的用户提供一体化的信息咨询、信息检索和共享服务。但目前很多单位的人事档案管理人员并不能就计算机进行熟练的使用，没有形成相应的信息化素养。同时这些档案管理人员缺乏对人事档案管理的长远理解，不能就人事档案管理信息化体系的建设制定各种档案资源的管理、执行、查阅标准，导致信息化人事档案管理体系的建设缺乏人力资源支撑，不能形成集中性的档案服务优势。

二、针对当前人事档案管理中存在问题的控制策略

（一）树立统一的规划建设目标

在现代人事档案管理过程中，为了有效提高人事档案管理效率就要树立统一的规划目标，划拨专项资金满足信息化人事档案管理体系建设的需要。单位的领导层要树立创新性的思想意识，认清到人事档案管理的地位与作用，从思想角度出发对信息化人事档案管理体系的建设予以支持，要通过调整内部组织架构，优化资源分配，分配专项资金来建立人事档案管理信息系统来提高人事档案管理效率。目标的确立要从两个角度进行，第一要根据本单位人事档案管理的实际情况合理的分配资源，建设符合现实情况的信息化人事档案管理体系。第二要树立信息化发展目标，要通过在单位内部建立信息化人事档案管理体系来提升人事档案信息资源的利用效率，扩大信息资源的共享范围，满足单位内部各部门信息查询的需求。

（二）提升档案管理人员专业素养

在人事档案管理工作过程中，还要以提升人事档案管理工作人员的素质，优化队伍结构为根本，提高人事档案管理效率。一方面单位内部要选拔新人才，引入新的人力资源来从事人事档案管理工作，通过为人事档案管理队伍注入新鲜血液来增强其发展活力。另外一方面，单位要根据人事档案管理人员的素质差异加强其专业教育，要通过在职培训、学历继续教育、讲座、地方交流等方式加强人事档案管理人员的专业素质建设，提高其技能水平，鼓励其掌握电脑操作技能，更好的适应信息技术条件下的人事档案管理。

（三）成立系统维护保障部门

单位要想提升人事档案管理效率还要在人事档案管理信息化体系建设过程中成立相应的维护保障部门，吸引专业的信息化技能型人才来胜任相应的工作。因为人事档案管理信息化体系是一项综合性的系统工程，关系到信息资源管理、服务、查询的方方面面。所以在信息系统应用过程中必须根据实际情况建立相应的保障部门对系统进行定期维护、检查、维修，保障系统的正常运转。

综上所述，当前人事档案管理过程中还存在着较多的限制性问题，这些问题严重影响了人事档案管理效率的提升。因此在人事档案管理信息化体系建设过程中就要以完善基础架构建设为核心，建立多元化、全方位的档案信息服务机制，通过提高档案管理人员的专业素养、成立相应的信息系统保障部门来提高人事档案信息管理系统服务效率，进而满足单位各部门的人事信息查询需要。

参考文献：

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[2]王蔚丽.论述学校人事档案管理信息化[J].档案管理，2017，（03）.

[3]田红霞.医院人事档案管理在医改中的作用[J].档案管理，2017，（04）.

（作者简介：秦丽娟，山东省邹城市委组织部干部信息中心，研究方向：人事档案管理和文书档案管理。）