轨道交通业非票务收入合同管理系统开发及应用

张丽

【摘 要】通过对非票务收入合同的动态管理，及时反映合同的执行情况，准确、高效确认应收账款、发票开具信息、收入信息及应缴纳税金，是非票务收入合同管理的重要工作。本文在分析轨道交通业非票务收入合同的特点基础上，提出了以合同为基础，以财务核算管理为主线的合同管理的轨道交通业非票务收入合同管理的系统开发逻辑，设计了合同管理系统的主要功能架构和具体流程，以期提高非票务收入合同管理的质量和效率，降低企业的经营风险。

【关键词】轨道交通；非票务收入；合同管理系统

一、引言

轨道交通业属于公共服务行业，具有准公益性，纯地铁收入通常低于运营成本，需依靠非票务收入和政府补贴才能维持公司的正常经营。故非票务收入合同的有效管理则成为企业经营管理的重要组成部分。

非票务收入合同具有以下特点：

1.合同数量大

少则几十份，多则几百份。

2.合同周期长

大部分合同签约时间超过2年，有些合同甚至达到10年。

3.合同内容复杂

（1）一份合同涉及多个合作商。

（2）收款类型多样性：广告收入、动产租赁、不动产租赁、管理费、水电费、履约押金、装修押金、水电管理押金等。

（3）收款方式不同：月收、季收、半年及年收，且存在收费跨期不同。

（4）收费方式不同：固定收费方式、固定收费及收入分成等。

4.税务复杂

不同的收费类型涉及不同的税目和税率，不同线路涉及不同的增值税或所得税政策。

5.合同执行具有不可预见性

提前终止、合同变更、欠租等情况。

6.合同管理复杂

非票务收入合同由财务部门、业务部门等多部门管理，且业务等部门存在不同的合同由不同的人员管理。

基于以上特点，财务用Excel表格来管理非票务收入合同，无法及时做到合同的动态管理与监控。财务每月面临着发票的开具，收款信息维护，应收、收入及税金的确认，欠款账龄的计算分析，合同新增及变更的数据维护，水、电用量换算应收水、电费，相关资料的整理及归档等工作。面对结账时间的紧迫性、数据要求的准确性，负责具体业务操作及复核的财务同事，倍感压力，如有新线路开通、业务将会成倍的增长，不仅需要增加人手，且难以调动员工的积极性。不能给管理者、业务部门及时提供有效的管理信息，难以实现跨部门信息共享、企业经济效益的最大化及有效防范企业经营风险。企业需借助电算化来提升对非票务收入合同的有效管理，降低企业管理成本。因此，开发轨道交通业非票务收入合同管理的系统迫在眉睫。

二、轨道交通业非票务收入合同管理的系統开发逻辑

1.明确需求，确定系统基本功能

财务及业务部门首先需从自身业务管理角度明确各自的需求，期望借助系统解决什么样的问题，再与IT及开发商做详细沟通确定开发方案。基于财务及业务部门对合同管理的基本要求，希望对各合同状态下合同整体情况、明细情况进行动态管理；月度发票开具信息及应收账款、应确认收入、应缴纳税金、欠款账龄情况等账务处理、税务处理信息，全部实现系统自动生成，线下收款、水电用量等信息实现数据导入功能，最大化减少财务操作，提高数据准确性及工作效率。同时，系统需具有用户权限管理功能。基于以上需求，非票务收入合同管理系统需具备以下基本功能。

2.功能模块搭建

财务、业务、IT部门需与开发商沟通功能模块搭建方案，系统界面展示布局，以在满足财务、业务部门所需功能的前提下，设计出符合用户习惯、更加合理的操作界面。基于以上基本功能，非票务收入合同管理系统通常需搭建以下功能模块：

三、轨道交通业非票务收入合同管理的系统开发及应用具体流程

制定开发进度计划：开发方案初步沟通确定之后，财务及业务部门需与IT商讨开发计划安排，确定各自功能职责定位，列出整个开发项目的开始和结束时间，各阶段的任务及其开始和结束时间，以作为跟进项目的重要依据。各角色根据职责及进度，按时保质完成各自任务。

1.财务及业务部门提出及确定开发需求

财务及业务部门对需求的精准提出，开发商对需求的准确理解对软件的成功开发至关重要。根据系统基本功能，财务及业务部门需对以下信息进行需求明细说明。为提高开发商对需求的理解准确、提高开发效率，需求提出阶段建议采用“文字描述+图表+面谈”相结合的形式，并列出期望的报表格式及报表界面，最终形成“软件需求说明书”，作为软件开发工作的基础和依据，并作为财务及业务部门确认测试和验收的依据。

（1）系统管理合同的范围。已完结合同、执行中的合同、未来新签约合同，全部实现系统化管理。合约中的商务信息全部在系统中体显，纸质合同归档。

（2）报表参数要求。合同状态分类、报表期间的表达方式、合同号是否需支持多合同号查询、是否需支持模糊查询，各参数的默认状态等。

（3）报表需求。基于报表功能，明确各报表需反映的信息、报表呈现的格式；对于不同的收费方式，需明确各收费方式对应的各栏位取值逻辑，同时需考虑未来新收费方式系统的可扩展性等。

（4）收入、管理、水电费模块。这三大模块属于操作最为频繁且容易出错的模块，为提高工作效率和数据维护的准确性，需考虑是否增加开发上传模版导入功能。

（5）其他模块。由于合同执行期间长，合作期间常会存在合作方名称、纳税人类型变更，合作方经营情况不理想合约提前终止等情况，导致原协议相关信息的更改。相关的变更函件可上载以便于随时查阅合同执行期间的变更情况。

（6）基础数据。由于业务类型的不同，涉及不同的税目及税率；由于线路的不同可能采用不同的计税方式（一般或简易），同一业务类型可能涉及不同的税率；同一线路也可能存在不同的时期采用不同的计税方式等情况。伴随着我们经济的快速发展、供给策改革，在系统配置与税相关的基础数据维护、计算逻辑、报表设计等方面，都需充分考虑未来的可扩展性。对于水、电价，政府会不定期公布收费价格，系统需考虑不同执行期间对应不同的水、电单价。

（7）用户权限管理。系统的使用部门包括财务及业务部门，不同的用户又具有不同的职责和权限，系统需具有用户权限管理功能。为防止系统误、乱操作，需实现日志记录。

2.开发方案提出及确定

开发商根据财务及业务部门的开发需求，提出开发方案，展示系统基本操作界面。IT及财务、业务部门就开发方案从“可用性、可靠性、安全性、稳定性“等关注的不同方面与开发商探讨、修订并最终确定开发方案。

3.财务及业务部门准备UAT测试方案及数据

UAT系统测试是一项确定产品是否能够满足用户所规定需求的测试，测试结果决定着用户是否接收该系统。故系统开发成功与否，与UAT测试数据准备、人员安排及测试方案密切相关。

（1）测试人员安排：要具有代表性，基本人员安排需包括使用系统的具体操作人员、操作人员的审核者、IT部项目跟进相关同事。

（2）系统参数及案例测试准备：

①包括目前所有已存在的情况。

②包括可预见的未来可能出现的情况。

③扩展参数及案例的复杂程度。

④根据准备的参数及案例，列出期望的结果。

（3）制定测试策略：测试时间安排尽量宽松，有计划有步骤地推进，为减少测试次数，提高开发及測试效率，建议按如下顺序进行测试：

①界面设计、模块搭建架构、各列表下拉菜单、参数设置、基础数据维护界面是否与需求一致或更优。

②将准备的系统参数及案例维护到UAT环境中，查看系统输出结果是否与期望结果相一致。

测试案例需具有代表性，现有业务类型应全部包括在内，增加未来可能发生的业务类型，考虑税制改革案例等，以测试系统的可扩展性。根据准备的测试案例计算出期望的测试结果。为排除测试结果受测试者数据输入有误，导致输出结果与预期结果不一致，基础数据、测试数据系统维护不能少于双人把控，对每一执行过程留下记录，以防疏漏。

③将测试过程发现的问题整理提交开发商，修改程序缺陷。

④对修改后的程序进行重新测试，除发现问题的测试者重测外，需增加另外一名测试人员，以避免测试疏漏。

⑤需同时进行回归测试，以确认没有引入新的错误。

⑥测试全部通过，准备测试报告，验收开发系统，并准备用户手册。

四、结论

非票务收入合同管理系统的开发思路从实现非票务收入合同有效动态管理的目的出发，由各使用部门提出期望系统解决什么样的问题，将期望解决的问题以报表、系统模块、界面的形式具体细化需求。报表的格式及取数逻辑由用户来确定，系统模块的搭建及界面布局需用户、IT部门及系统开发商共同商讨确定，以开发出以满足用户功能为前提，且符合用户操作习惯的具有可扩展性的非票务收入合同管理系统。为最大化提高数据资源的利用，系统需实现跨部门合同信息共享，且具备用户权限管理功能。系统测试需从人员安排、测试案例、测试方法等方面做好规划，以保证系统验收过程的正确性及完整性。

基于以上开发思路开发出的非票务收入合同管理系统将会成为企业管理信息化的重要组成部分，财务及业务人员将从复杂繁琐的数据加工和审核中解脱出来，加强对相关数据的分析和研究，以达到利用现代化的技术手段，为管理层提供及时有效的决策信息，实现企业效益最大化，降低企业运营风险。

参考文献：

[1]刘军，牟世超，马青.管理信息系统[M].北京：清华大学出版社，2015.

[2]刘希俭.企业ERP系统建设与应用实务[M].北京：石油工业出版社，2017年8月 .