基于ERP的采购管理机制变革研究

徐美娟

摘要：本文主要针对基于ERP的采购管理机制展开分析，思考了基于ERP的采购管理机制的变革问题，提出了一些看法和建议，可以为今后的工作带来参考。

关键词：ERP；采购管理机制；变革

前言

在基于ERP的采購管理机制方面，进行进一步的变革，是为了能够更好的使用变革的方法，体现出工作的需求，进而也能够满足我们对于基于ERP的采购管理机制的质量要求。

1、企业采购概述

及时供应给企业原材料以及相关设备是企业顺利进行生产活动的根本保障，生产型企业主要是通过物资采购这一重要渠道才能和资源市场取得联系[2]。所以，企业能否正常进行生产与物资采购的安全存在着直接的关系，并且在企业的运营过程中，物资采购占据着关键性的地位。除此之外，通过科学核算材料成本实现企业控制经营成本的目的是物资采购的核心内容之一，物资采购的这一核心内容使得它成为降低企业生产成本以及提高企业经济效益的重要途径。所以，企业有效地防范物资采购中的风险是其生存和发展的重要保障。

2、采购以ERP系统为基础的管理方式

用大型国有上市公司的ERP系统进行举例，对以ERP系统为基础的采购管理模式进行大致论述。管理采购模块的内容有：管理需求计划、管理询/报价、管理合同、管理采购订单、管理采购接收和验收、管理采购付款、管理供应商评价等七个部分。采购管理业务流程的内容有：编制生产部门制定的物料需求计划与物资采购与物料需求计划综合性达到平衡；物资库存领用，无库存物资编制采购的计划申请单、编制询价单，上传至网上的报价平台让供应商网上报价并接收报价，编制报价单，确定供应商之后签订详细的供货合同，对采购订单进行编制，确定物资的到货验收部分，若验收不合格的予以办理退货手续，若验收合格的订单，仓库应该办理接收手续，对付款申请单进行准确的编制，包括发票接收单、物资验收单、合同、付款申请单等送交财务处办理结算手续，最后予以供应商评估管理。

3、基于ERP的采购管理机制变革

3.1基于ERP的采购管理目标变革

在采购活动中减少物资采购成本对一个企业的经营管理可以产生较大的经济效益，以适当的价格适时地从合格的供应商处采购物资是采购管理的最主要的目标，在ERP环境下，物资采购要实现三个目标：

（一）按生产、服务进度及时适量采购

物资采购供应不是把货物进得越多越好，也不是进得越快越好。货物过多而超过最高库存量，会增加保管费用。提高成本；货物进得过早，会增加存储时间，增加了仓储、保管费用，提高生产、服务的成本；进货延迟，则可能造成生产、服务滞后，影响工作进度。

（二）提高物资采购质量

即要保证采购的物资能够达到企业生产、服务所需要的质量标准，又要保证企业的生产、服务产品符合用户的要求。

（三）系统采购最优配置

在物资采购过程的每个环节都会涉及到资金的消耗，如何在采购环节中降低采购的成本，是采购过程中必须始终贯穿的原则，

3.2基于ERP的采购管理功能变革

基于ERP的采购管理系统和传统的采购方式有许多不同之处，主要表现在如下几个方面：

（一）供应源管理功能

实行供应源管理使制造商成为供应商的一个非常重要的客户，加强了制造商和供应商的关系，使供应商获得内部规模效益和长期汀货，降低购买材料的价格。供应源管理是采购管理中重要的一个环节，在ERP环境中，物料要求对供应源的依赖性不断增大，因此必须建立同供应链上下游厂商之间长期互利合作的新型关系。在实际应用中，一些企业常采用同一材料由两个供应商供货的方法，以其中一个供应商为主，另一个供应商为辅。

（二）供应商关系管理

从供应商与物资需求企业关系的特征来看，传统企业的关系表现为三种：竞争性关系、合同性关系、合作性关系。企业之间的竞争多于合作，属非合作性竞争。ERP管理环境下的供应商关系是一种战略性合作关系，提倡一种双赢（Win-Win）机制，从传统的非合作性竞争走向合作性竞争、合作与竞争并存是当今企业关系发展的一个趋势。在选择供应商时。必须依据一定的标准对供应商进行定期评价。这些标准包括价格、质量、交货期、批量弹性、地理位置、交货期与价格的权衡、价格与批量的权衡等。被评价结果较好的供应商，价格可能也是较低的，即使不是这样，双方建立起合作关系之后，企业也可以帮助供应商做出降低成本的方法，使价格降下来。当建立了良好的合作关系后，很多工作环节可以简化以至消除，如修改订货、质量检查等，从而减少浪费，

（三）物资配送控制

基于ERP的采购管理系统消除了物资的缓冲库存，供应商交货的失误和延误必将导致企业生产、服务所需要物资无法满足，可靠的送货是采购管理系统的保证。可靠的送货常取决于供应商的供货能力和运输条件，一些不可预料的因素如交通拥挤、恶劣的天气条件、运输工具的故障等都可能导致送货延迟，最理想的送货是直接将物资送到生产或服务的需求地点。采购管理系统对物资的包装要有特定的要求，良好的包装不仅可以减少装货、卸货对人力的需求，而且使物资的运输和接收更为方便。

3.3基于ERP的采购业务流程变革

有效的信息交换可以增强供应商对订单变化的响应能力。可靠而快速的信息交换才能保证按时、按量供应所需的生产和服务物资。建立采购管理系统平台，把采购管理平台与ERP系统有机融合，使采购活动从需用计划编制到采购点的分解，从多源供应商的采购到单源供应商的合作采购，从固定的物资采购到灵活的特殊物资采购，统一纳入到采购管理平台中，对企业的采购活动工作流、采购信息、供应商等方面进行统一管理。

（一）采购业务工作流机制的变革

企业物资采购活动的复杂性决定了固定的采购流程将不能满足企业针对订单的个性化需求，采购活动需要以灵活的工作流机制来保证个性化物资采购的及时性要求。生产企业采购订单分为两种类型，一种是直接下达的采购订单，这种订单一般面对非项目性物资需求或者某些用量相对比较固定的物资；还有一种是特殊需要提出的订单，这种订单通常是特殊物资。基于ERP采购平台，在采购业务流程中可采用直接采购与招标采购的有机结合。即常规、用量比较固定的物资采购采用固定的采购流程，以减少采购和生产、服务中的不利因素，特殊物资通过招标方式纳入ERP采购管理系统中，实现采购活动的灵活定制，保证信息的统一管理与采购过程的实时监控，最终确保采购活动的有序进行，以满足企业生产、服务中物资的及时供应。

（二）物资采购周期的变革

物资的需用计划一般由项目的需求部门人员编制，主要依据是生产和服务计划、进度等具体要求。编制好的物资需求计划是物资管理部门确定经济采购量和编制物资采购计划的主要依据，物资部门再依据采购计划确定订货点，最终签订采购合同以及进行后期的存货管理。

在ERP环境下，企业的生产和服务是围绕订单或服务合同展开的，因此必须将长期采购计划分解为短周期的采购活动，按企业生产、服务的进度要求，通过与目标供应商建立长期战略合作关系，采用集中式、小规模、多批次的采购方案。

4、结束语

综上所述，在基于ERP的采购管理机制方面，应该充分考虑到变革的需求，进而明确基于ERP的采购管理机制变革的重点，以及变革过程中应该注意的问题，才能够提升变革的效果。

参考文献：

[1]曹旭.企业防范物资采购风险略论[J].现代经济信息.2017（15），231-233