关于文书档案管理信息化建设的思路探索

杨菁华

摘 要：文书档案管理是档案工作的重要组成部分，且涉及到各个领域，在信息技术的推动之下，文书档案管理工作迎来了新的挑战与机遇。基于此，本文就文书档案管理信息化建设的思路探索进行研究，首先对现阶段文书档案管理工作中的问题进行简要分析，进而引出文书档案管理信息化建设的必要性结论，最后对文书档案信息系统的优化建设进行了细致介绍与分析。

关键词：文书档案管理 信息化 系统开发

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2018）04-00-01

前言

文书档案管理的工作是一种需要对相关文档资料进行大量收集与整理，进而保存的过程，在实际执行管理过程中，由于涉及大量的文档信息，若管理方法不当，或管理疏忽，容易造成管理工作混乱，难以满足文书档案管理工作本身的实效性、保密性需求。而文书档案管理的信息化建设，能够充分提升档案的应用价值，使其能够为机关单位等的发展做出更多贡献。

一、文书档案管理信息化建设必要性分析

在传统的文书档案管理工作过程中，思想上的束缚，是影响管理工作进行困难的重要因素，以往事业单位实际管理过程当中，应用的管理理念与管理措施较为落后，完全人工形式的文档资料收集、整理、查阅以及归档，严重影响管理管理效率难以提升。在人工管理模式之下，单位职工若要借阅必须亲自到档案室进行档案借阅，而实体档案借出后，常常会因为多种因素被损坏，甚至丢失。另外，在实际管理过程中，每一次借阅都需要进行人工登记；另外，在档案归还的之后，需要档案管理员对其进行重新分类存放，工作量极大。

由此可见，传统文书档案的管理方式，难以满足机关单位等对文档借阅效率的高标准需求，必须推动信息化建设，提升文档资料的直观性，当某一部门需要进行档案查阅时，可利用信息系统进行实时查询，避免翻查、记录、归档等流程，提升文档借阅率，与此同时，还能有效避免文档资料损坏、丢失等现象，实现保护文档资料价值的效果。

另外，通过信息化建设，还能在极大的提升文档资料的保密性，利用安全信息技术，能够有效设置保密权限，对于不同等级的文件，设置不同密级，只有拥有对应访问权限的人员，才能查阅相应的文档材料，由此实现文书档案管理的保密性，降低档案泄密的可能。

二、文书档案管理信息化建设的对策

1.优化文书档案信息系统构架

出于对文书档案管理利用价值与保密性的考虑，进行文书档案管理信息化建设，在设计过程中，需要利用数据库、工程能程序、打印系统以及文档管理程序等进行有效结合，形成以文书档案管理为核心的信息管理程序，利用数据库的查阅、修改、建立以及归档功能，代替相应的人工管理工作；利用用户界面的有效设计，帮助建立用户与数据看之间的沟通桥梁，进而实现用户在线查阅数据库中的档案内容，完善文书档案管理的信息化建设。

2.优化文书档案信息系统应用效率

另外，文书档案工作的主要内容是为单位各个部门服务，因此，在档案信息化过程中，要重视用户体验，而信息系统的用户界面，作为人机交互接口，必须进行优化设计。在设计文书档案管理系统时，需要严格遵循相关设计标准，把握设计过程完善。良好的用户界面，能够显著提升系统相关功能的操作效率，在实际设计过程中，对化设计部分，要以简明、自然、友好为指导理念，保证界面上呈现出来的表述文字、图表符合使用人员的基本认知，用词尽量是单位员工熟悉的、经常接触的，由此才能保证相关人员在使用用户界面，与系统数据库“沟通”时，能够准确的找到沟通途径，获取到自己想要的文书档案信息；而在对话过程设计过程中，要为用户保留一定的控制权限，使其能够自由退出和脱离操作；在对话设计过程中，还要完善设置信息提示，在操作完成之后，通过信息提示检验操作有效性[1]。

文书档案工作的信息化建设，其主要作用价值就在于提升档案管理工作效率，因此，在信息系统设计过程中，要重视捷径设计，方便熟练掌握系统功能的工作人员，以最快的速度获取文书档案资料。针对不同操作经验的用户，设计不同的文档获取路径，这样一来，有操作经验的人员，可以通过更为便捷的路径，跳过不必要的菜单与窗口点击，以快捷键、热键功能等进行设计，能够有效满足这一设计要求。容错部分设计，是出于对系统安全的考虑，在系统运行与用户操作过程中，系统本身对可能出现的错误进行有效检测与处理，进而保证用户操作的顺利进行。

3.優化文书档案信息系统开发流程

文书档案的信息化建设，需要信息系统的有效支撑，在新的发展使其信息系统的开发水平要得到显著提升，因此其开发流程要得到有效优化。现阶段，人们常用的计算机操作系统以Windows为主，所以文书档案管理系统的开发也应建立在这一操作系统的基础上。同时，为了提升系统在实际应用过程中的便利性和可操作性，还应选择C++Guilder、AbaGUIBuilder、Delphi等可视化集成开发工具，对系统进行设计。除此之外，系统开发是一项复杂、漫长的技术过程，文书档案管理系统的开发主要包括事前准备、系统调查、功能分析、功能设计、界面设计系统架构、功能实现、运维管理、系统调试评价等多个环节。尤以系统调查、功能分析、功能设计、功能实现四项最为重要[2]。

为了保证文书档案信息化建设效果的充分实现，要从多个角度出发，保证文书档案信息系统的高质量开发，这样一来，在实际应用过程中，才能有效满足相关管理工作的保密性、安全性以及便捷性要求。

结束语

综上所述，对关于文书档案管理信息化建设进行思路探索，有利于提升文书档案管理工作的技术含量。通过相关分析，能够进一步明确文书档案管理的信息化建设途径，充分利用信息管理系统，提升文书档案的应用效率与保密性。因此，在未来的的发展过程中，不断完善文书档案管理的信息化建设水平，以推动相关企事业单位的可持续发展。

参考文献

[1]李晶. 关于文书档案信息化管理问题探究[J]. 办公室业务，2016，（07）：41.

[2]林燕卿. 高校文书档案管理信息化建设存在的问题及对策研究——以泉州经贸职业技术学院为例[J]. 江西电力职业技术学院学报，2017，30（01）：48-50.