新时期人事档案管理信息化建设的分析

赵桂光

摘 要：信息技术在各个领域都有广泛的应用，信息资源对于企业的发展具有重要的意义。在新时期，加强对人事档案管理的信息化建设，有利于提高人事档案信息的共享性，使人事档案信息的查询更加方便，还能将更多的人事档案资源开发并利用起来，为企业的发展创造条件。本文对人事档案管理信息化建设的作用进行分析，并就新时期提高人事档案管理信息化建设的途径进行探讨。

关键词：人事档案管理 信息化建设 策略

中图分类号：G270 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2018）04-00-01

一、人事档案管理信息化建设的作用

1.有利于提高人事档案信息资源的共享性

在新时期，信息资源已经成为企业间相互竞争的重要战略资源。而企业的发展离不开人力资源，人力资源管理工作的重要内容之一就是对企业员工的档案进行管理。对人事档案管理进行信息化建设，能够帮助企业更加全面的了解每一位员工，将人才的价值充分的挖掘并发挥出来，并提高这些资源的共享性，从而推动社会主义现代化建设。比如，将人事档案统一储存在信息化管理平台上，与其是一些可以公开的人事信息，可公开发布在平台上，让每位员工都能通过平台看到。而企业的管理人员可以从平台上看到每位员工的个人信息，有利于其发现每位员工的优势，为其安排更加合适的岗位，使其在该岗位上创造出更多的价值。

2.有利于更加方便的查询人事档案信息

在以往的人事档案管理工作中，当需要查询某员工的信息时，会花费比较多的时间才能查阅到相关的档案。而通过信息化的手段对人事档案进行管理，利用计算机对档案信息进行集成处理，可提高数据处理的实效性，还能缩短查阅时间，使查阅流程得到简化。因此，通过实现人事档案信息的数字化、电子化等，可使人事档案信息的查询工作更加便捷。与传统的纸质档案管理方式相比，信息化管理方式更加有效，还能将档案的价值更好的发挥出来。比如，将员工档案整理成电子档案，通过信息化管理平台对电子档案进行管理。当某个部门的管理人员在获取权限后，想要查询某位员工的个人信息，就可以直接在管理平台上输入关键词查询，且查询到的信息也比较准确。

3.有利于提高档案资源的开发和利用效率

利用计算机对人事档案进行管理，可以提高人事档案资源的利用率，还能使人力资源管理人员开发出更多有用的资源。人事档案是人力资源管理的基础，也是实施人力资源管理工作的依据。加强对人事档案管理的信息化建设，可以实现人事档案资源的高度集成。而提高资源的集成度，能够使人事档案管理工作更好的适应新时期的发展要求，使企业更好的适应社会的发展，从而推动我国的经济发展。所以，在企业人力资源管理中的人事档案管理工作中，要注意提高其信息化水平，将人事档案资源的价值充分的开发出来。

二、新时期人事档案管理信息化建设的途径

1.加强人事档案管理的基础建设

为提高人事档案管理的信息化水平，首先应做好其基础建设工作，为人事档案管理工作创造有利的条件。比如，建立信息化的人事档案管理平台，将人事档案的电子档案保存在平台中。而在建设平台的时候，要制定严格的标准，并引进相应的信息化设备。而在对纸质档案进行管理时，应控制好库房的温度和湿度，并将所有的档案转化为电子档案用以备份。加强对网络中心机房、服务器的管理，建立起电子档案库房，引进相应的防静电设备和防磁设施，以提升人事档案管理的技术水平，使人事档案资源的安全性得到保障。在对档案进行管理时，要先对库房划分区域，并将档案分类，保存在相应的區域内，使人事档案管理更加规范化。

2.提高档案管理人员专业水平

要提高人事档案管理的信息化水平，应注意提升档案管理人员的专业素质，使其能够利用专业知识对人事档案实施管理，并在管理过程中将人事档案资源的价值开发出来，为企业的发展做出贡献。比如，企业应该为人事档案管理人员提供专业、系统的培训，使其能够学习到最新的档案管理知识，并能将信息技术、计算机技术等运用到人事档案管理工作中。通过对网络化管理技术的运用，提高新使其人事档案管理工作的效率，为企业的长远发展奠定基础。同时，在培训过程中要让管理人员熟悉与人事档案有关的法律法规，以增强其责任心，使其能够自觉的遵守相关规定。由于档案管理人员在人事档案管理工作中占据着重要地位，因此，需要培养他们高度的敬业精神，以及较强的责任意识和事业心，才能在档案管理技术得到合理运用的基础上，实现档案信息资源的有效开发，最终提升人事档案管理信息化水平。

3.加强对信息化网络安全的管理

在人事档案管理信息化建设过程中，应加强对信息化网络的安全管理，以确保人事档案信息的安全性，保障企业员工的隐私安全。所以，企业应该采取相关的措施，对信息化网络进行保护。比如，在共享网络设备中配备相关的监测系统，对网络数据流实施动态的监管，并对其进行全面的分析和统计。如果存在安全隐患，可以及时发现并消除隐患，从而保障人事档案信息的安全性。同时，要引进切实有效的安保措施，尤其是对于一些具有密级的资料信息，应先对其作出科学的界定，并设置权限。只有获得权限的人员才能够查阅其中的信息，而权限的设置可以通过密码、身份验证等方式进行。对于重要的人事档案信息，需要将其备份，以免其中的数据遭到破坏或丢失而影响到档案的安全性和完整性。此外，科学合理的采用防火墙技术，对访问控制进行强化，并加强对信息化管理系统运行过程的动态管理，适时的对其进行维护，也是对信息化网络进行安全保护的重要手段。

结束语

综上所述，在经济全球化发展的新时期，注重人事档案管理信息化建设，需要加强人事档案管理的基础建设、提高档案管理人员专业水平，并加强对信息化网络安全的管理，才能为人事档案管理工作创造有利的条件，从而提高其管理水平。同时，提高人事档案管理信息化水平，有利于档案资源的开发和利用，从而发挥人才的最大价值，促进企业的发展。

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