浅析高校校史档案的管理与利用

郑立梅

【摘要】随着近年来高校建设工作的快速发展，档案管理与校史管理工作呈现出相互促进的发展趋势，高校校史工作中档案管理工作的重要性逐渐突显出来，并成为其中一项日常工作，合理开发和利用高校校史档案，并促进其相关功能的发挥，有利于不断推进高校各方面工作的发展。为此，高校更应该充分重视校史档案管理工作，同时加强对校史档案的管理及利用。基于此，本文首先阐述了高校校史档案的内涵，其次针对高校校史档案的管理与利用进行了深入分析与研究，希望可以为相关人士的研究提供一些帮助。

【关键词】高校校史档案；管理；利用

高校校史是指高校在其长期发展过程中的办学历史及校情，成为高校德育教育中一笔重要的财富。整理校史不仅可以进一步了解学校发展历程，同时还能为发扬学校优秀文化精神起到重要作用，更好地为当代人才教育事业贡献一份力量。档案部门在校史研究上优势非常明显，学校历史发展各方面最终都会成为不同类别的档案，在档案馆中保存。但是令人遗憾的是，很多档案部门的校史档案管理都停留在保管的层面，其自身优势未能充分发挥出来，也没有融入到精神文明建设中，这种情况下我们必须积极开拓思路，对现有档案资源进行开发利用，不断推动档案工作平稳发展。

一、高校校史档案的内涵

高校建设与发展离不开校史的熏陶，只有将其与学校精神文明建设充分结合起来，才能培养出大量高素质、高水平的人才。高校校史档案记录了学校发展过程中有关教学、科研及服务等方面的工作，包含很多不同形式的资料，如文字资料、图表资料、影像资料等，其内容包括学校的历史沿革、学生领导的更替、学校中的杰出校友以及影响学校发展的重大事件等，这些校史档案成为高校发展过程中的历史积淀，也是高校的文化精髓所在。虽然校史档案形成于高校教学、科研及服务等管理活动中，但是形成的高校档案却并未校史档案，校史档案集中反映了高校历史发展的情况，具有一定的特殊性，纳入到校史档案中的材料必然是经过一番筛选及整理的。

二、高校校史档案的收集与管理

（一）高校校史档案的收集

当下为了确保高校校史档案收集工作平稳进行，我们可以通过下面的途径将校史档案收集工作做好：首先，加大对这项工作的宣传力度。高校校史档案管理人员在校史征集过程中不能固步自封。其次，在校史征集过程中，应始终坚持主动认真的原则处理每件事情，清楚地认识到高校校史管理工作中所面临的信息复杂、来源广、范围大等难点。最后，还要加强对高校校史的调查力度。校史档案征集工作不能在校内的范围内固定，校内学生只是其中的一小部分，应该将眼光放远一些，从已经毕业的学生或者已经退休的教师、学校周边居民开始着手，对以上各类人群进行采访，以便搜集的资料更加全面。

（二）高校校史档案管理原则

高校非常重视校史工作，校史档案管理逐渐发展成为高校档案管理中一项重要工作，成为高校工作中必不可少的组成部分之一，它具有教化育人、见证校史及传承文化等作用。高校校史档案对于总结办学规律、促进高校改革发展等方面具有非常重要的作用。与中小学校史管理相比，高校校史管理工作要复杂很多，其校史发展时间也更长。在具体管理过程中需遵循以下原则：统一分类，分层管理；充分保护校史档案，尽量保证档案完整；实行分类管理，便于校党政机关方便利用。高校校史档案管理的目的是为了师生可以更好的利用，以便更加深入的学习其中的精髓。因此，校史管理工作中，应从便捷角度入手，不断完善管理模式，最终达到有效管理的目的。

三、高校校史档案的开发利用策略

（一）在校史档案管理中融入现代化管理技术

随着近年来科学技术的快速发展，国内、国外之间交流愈发频繁，各方面信息都开始实现共享化，这无疑使档案保护工作面临着巨大的压力。同时，随着历史的发展，档案资料的数量也越来越多，这也为档案资料保管利用增加了难度，为了更好的利用高校校史档案，可以将现代信息技术融入到校史档案管理工作中，将校史档案编辑到数据库中，并为其加密、设置程序锁，虽然初期的工作量比较大，但是后期校史利用就会非常便捷。尤其是利用大型电子设备保存高校校史档案时，可以有效避免信息系统因故障而丢失档案数据，可以为档案管理人员的工作提供巨大便利。

（二）高校应注重校史档案编研工作

校史档案编研工作应将重心放在分类、编号及整理上，以便为师生利用校史档案提供便利。在撰写校史时应注意分类机载，如涉及到教学方面的内容，可以记载到“重要教学文件”校史中，涉及到各专业的重大事件，可以按照专业不同有针对性的设置、归档、整理。在高校校史档案管理时，应针对不同档案进行分类编号，为后续查阅提供方便。从以上论述中可以看出，校史档案编研在高校档案管理工作中非常重要，可以为后续人们利用校史档案提供巨大便利。

（三）积极开发高校校史人物档案

所谓校史人物档案是那些记叙高校著名人物的历史记录，这些任务或许是在高校工作过的重要任务，也可能是从高校走出去的名人等，人物档案是高校档案中的一个重要部分，这类档案对教学科学研究的历史知识价值非常高，充分体现了“育人”“资政”等作用。对人物档案进行有效开发及利用，有助于更好的争取到社会上的力量来支持办学，为高校及社会精神文明建设工作服务。校史人物档案的开发利用可以实行报道式开发、展览式开发及编纂式开发模式，通过这几种校史人物档案开发利用方式的运用，帮助高校受到了很好的社会效果。

（四）从多渠道为用户提供校史信息服务

高校校史档案最终都是为用户利用的，只有为用户所利用才能展现出其价值。高校档案需要按照校史档案信息的特殊性、用户的需求性质与档案部门条件等，为用户提供科学的利用方式，全面的为用户提供服务。例如，高校校史档案中有很多珍贵的照片资料，针对这类资料可以创建电子图片档案，对于一些孤本教材、重要荣誉证书或者奖杯，可以制作附件以便对外利用，对于大量的文字资料，可以通过网上检索、查询、下载等方式为用户提供服务。为了更好的为用户提供高校校史档案信息服务，应将编制校史档案检索工具、提供档案报道服务、提供档案阅览服务、提升校史档案网络化建设水平等工作做好，确保校史档案可以更好的为用户所利用。

（五）积极建设富有特色的高校校史馆

对于高校校史档案管理工作来说，建设有特色的校史馆是一项非常重要的工作。但是应注意，建立校史馆不能每个高校都的校史馆都是统一的情调、模式，必须通过校史馆的创建体现出高校自身特色，并注意丰富自己馆藏的藏品。

四、结论

综上，在高校档案建设工作中，校史档案管理及利用是非常重要的一项工作，同时也是校园文化建设领域中非常关键的一项内容。纵观高校的建设及发展历史，校史档案在其中扮演着见证者的角色，通过深入认知高校校史，可以有效激发出广大师生对本学校的热爱，更好地记载和传承校园文化。因此，校史档案管理及利用是一项重要工作，也是一项功在当代、利在千秋的視野，可以为以后高等教育工作提供参考，不断提升高校档案工作内涵。