无纸化办公对提升档案管理效率的思考

刘丽春

摘 要：无纸化办公模式已经成为整个时代发展进步的产物，这是计算机技术得以开发、使用对行业发展产生的一个重要影响，让人们的工作模式因为依靠信息处理技术而发生的巨大转变。档案管理工作也不例外，因为新兴技术以及新方法的使用，开始发生转变，无纸化办公模式让档案工作的管理更为现代化，但是这种技术在实际应用的过程中也需要大量的时间去磨合开发，让技术的优势得以发挥，并寻找到解决问题的最佳方法，提升工作运行的基本效率。

关键词：无纸化办公；档案管理；效率

档案工作的无纸化办公是档案管理工作依靠新型信息技术发生的重大转变，电子信息技术对传统的纸质媒介载体彻底替代，这种转变既是时代发展的必然转变也是档案工作的技术进步，这种新技术的应用虽然具备很多纸质档案管理模式无法替代的优势，如节省了大量的人力与物力、提升了事物运行的效率等，但是也存在不如纸质档案工作地方，如信息储存使用过程中的信息安全、准确性维护等，需要得到专业的人士的重视。

1 无纸化办公优点概述

1.1 有效地提高了工作效率

无纸化办公是指办公的整个流程全部由计算机承担，这种工作模式的转变是企业与事业单位提升工作效率的，扩大信息共享、增加协同办公范围的主要诉求。通过无纸化办公方式，工作运行过程中涉及的重要文件、会议流程、工作总结等步骤都能得到相应的质量与效率提升，节省了很多不必要处理步骤，让人员可以从繁重的工作处理过程中解脱出来。运用计算机对整个工作进行处理，让档案信息的收集、整理、编目、归档、查找、使用等步骤更加快捷，甚至可以同时实现。

1.2 更好地体现了绿色环保

无纸化办公的工作处理模式让人力与物力资源得到了最大限度的节省，同时由于这些步骤可以不涉及实物，所以也避免了更多资源浪费，如纸张、写字笔等，这对于环境保護来说也是巨大贡献。符合我国的生态可持续发展战略的提出，是科技进步的体现。

2 当前无纸化办公和档案管理的问题

2.1 档案意识需加强

由于推行无纸化办公，从而促进了“双套制”（同时保存同一份文件的电子版本与纸质版本）的形成，其融合了电子档案与纸质档案的优势，既发挥了高效存储与检索功能，也保护了纸质档案。但仍有多数人认为其两种类型相同内容的文件并发保存的状况，导致人力、物力与财力的浪费，这种形式利弊参半，所以推进无纸化办公建设的积极性不强。

2.2 无纸化程度有待提高

无纸化办公虽已推行多年，但由于工作流程和公文处理机制还不完善，有时还由人工对文档进行检索和传阅操作，继续延续着传统观念和管理模式，不仅使得办公系统没有得到合理的利用而造成浪费，而且还导致了这部分档案在归档过程中的繁琐程序。

2.3 电子档案保存安全性不足

从经济条件考虑，目前对电子档案的备份采用较多且较易操作的方法是光盘数据备份。光盘备份后普遍存在的问题是：不按规定归档、保管环境不符合要求、未定期检查及重新备份等，这对电子档案的安全保护和长期保存造成很大的威胁。

2.4 系统建设中协调与沟通不够

从推行无纸化办公的进程来看，在一个单位内部常常会出现各部门各自为战的现象，在没有做到统一领导的情况下，部门之间缺乏沟通，很难实现系统及功能的统一规划和统一设计。

3 加强无纸化档案管理的具体措施

3.1 完善电子档案管理体系

电子档案的处理质量想要得到保障，一个完善的管理体系必不可少，科学健全的规章制度可以让工作的运行更加稳定。建立出精细的管理体制以后，就需要开始加强信息化建设方面的力度，让管理工作应用到信息化手段的机会更多，切身实际的提升效率。此时专业的管理工作人员就需要将自身的职业素养进行积累，依此让自己对无纸化办公的熟练度得到增加。推动档案数字化建设工作运行的更加稳固，让无纸化办公的技术优势发挥的更加完全。技术工作的运转过程想要更为顺利，就必须严格按照基本的规定流程开展工作，保障信息化建设的整体规范性，让档案共享工作开展的更加透彻。

3.2 加强电子文件的保存

电子文件的收集、整理、传输、储存等步骤相比较于纸质载体的档案信息整理工作虽然更加简便、占用的资源也更少，但是整个流程受到外在因素的影响的几率也更高。软硬件之间的格式兼容、网络传输的稳定性、电能的供应等，都会对整个流程开展的顺利性产生巨大的影响。有很多的处理步骤上出现的问题，对档案信息造成的损害都可能是不可逆的，信息会出现准确率降低、残损、甚至是丢失的情况。在目前的档案信息处理过程中，档案工作者为了让信息得到更为专业性的保护，会及时在信息整理中及时对信息进行备份或是复制，防止突发状况得不到良好的控制，致使重要的信息丢失。关于异地存放的问题，工作人员应将一切准备工作整理好，让电子文件的保护得到双重性的保障，避免文件出现丢失的问题。

3.3 做好档案信息软件管理系统的维护和应用

对操作人员分级管理，各级人员对应不同的访问权限。如负责检索统计工作的人员，无权限对档案目录进行登录、修改等操作。这样能有效防止外来借档、查档人员直接操作计算机，避免了文件的丢失、泄密、修改。对不同密级的档案也应设置不同的保护措施。另外，系统管理人员要定期对计算机进行病毒预防，严格进行病毒检测。

3.4 提高档案管理人员的知识结构

一是加强档案管理人员知识的更新，定期或不定期组织档案管理专业人员参加相关业务培训，适应飞速发展的信息技术变革，以此提高业务技能，积极应对当前知识更新与创新带来的危机与挑战。二是做好档案管理人员梯队建设和人才培养，人力资源部门应制定有效、可靠的长期人才发展战略，在档案专业人才的培养、更迭等方面加大投入和关注，保持档案管理团队人员数量、年龄层次、知识结构合理搭配。

3.5 做好电子文件的归档与鉴定

存储介质归档主要是将电子文件在计算机磁盘、移动硬盘及磁性介质上进行保存，在利用这种方式对电子文件进行归档时，需要对其进行编号，确保系统性和安全性。对于网络中的电子文件在归档时需要将文件目录打印出来，以便于为交接和查存提供便利，这主要是针对于普通文件及保存期较短的文件而言。

4 结束语

无纸化办公对企业与事业单位工作的运作来说是一次技术革命，在实际工作的组织与安排过程中，随着实践经验的不断积累与自动化技术改进，档案工作的无纸化模式会运行的更加高效，但是也会出现新的问题，这是事物运行发展的基本规律，不可避免。针对这种问题的解决，档案部门应积极与其他部门进行配合，让问题的多方面解决障碍得到展现，并通过高效率的配合让问题妥善解决。

参考文献

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