高职院校人事档案信息化管理研究

陆俊先

[摘 要]现代科技迅猛发展，信息化技术应用广泛，高职院校人事档案信息化管理是档案工作发展的必然。要想在信息化管理进程中发挥科技的作用，各高职院校就要抢抓机遇，创新发展。囿于诸多因素，高职院校人事档案信息化管理程度欠佳。本文探究了高职院校人事档案信息化管理技术，期待运用科技进步来解决档案管理中的现实问题，以此来推动教育事业的蓬勃发展，满足新时代背景下社会对教育事业的要求。

[关键词]高职院校；人事档案；信息化管理；探索

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.08.073

[中图分类号]G717.24；G270.7 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2018）08-0-02

随着高职院校的逐年扩招，教育体系待完善、管理机构待规范、教育方法待科学设计等问题已经显现端倪。人事档案管理也成为高职院校管理的重点，其数量化、复杂化问题亟待解决，因此利用好有限的经济资源、教育经费管理好人事档案迫在眉睫。

1 高职院校人事档案信息化管理的特点

高职院校人事档案管理是一项系统庞大的工程，建设周期长，过程比较复杂，在建立前期需要投入大量的财力、人力、精力做好人事档案汇总、整理和数据输入工作。前期工作资本投入大，人事档案信息化管理需要稳定的计算机信息技术和相关高端产品作为技术和硬件支撑。因此，无论对信息存储载体，还是专业技术岗位管理人员和工勤岗位管理人员的岗位操作能力都是有要求的。高职院校人事档案信息化管理实现存储信息永久化、易修改、可利用，对于公共信息可资源共享，可以推动高职院校人事档案信息利用率的提升。

2 高职院校人事档案管理现状

第一，高职院校的人事档案记录着全体师生的相关信息，其作用无论对个人还是对集体都举足轻重。不仅在日常生活、教学管理和科学研究方面起到无可替代的作用，还是师生参与社会实践和社会活动的凭证，起到作为法律依据、参考借鉴的作用。随着新时代背景下市场经济建设的持续发展以及“一带一路”国家倡议的推进，高职院校人事档案信息的利用率会与日俱增。

第二，当下，高职院校人事檔案信息化管理组织组建待规范，人事档案专业技术管理人员及工勤人员的综合业务素质亟待提高。多数从业人员凭借关系获得管理岗位，没有受过正规的专业人事档案管理的相关教育教学和培训，在实际工作中又缺少档案管理工作经验，这就导致团队组织欠科学，政治素质、文化素质、专业素质参差不齐。这是高职院校人事档案信息化管理进程缓慢的主要原因。另外，高职院校人事档案信息化管理人员、工勤岗位人员应用计算机的水平低，无法利用现代科技手段进行相关的人事档案信息化管理工作，制约了高职院校人事档案信息化建设及管理工作快速发展的步伐。

第三，随着国家对教育工作的持续重视，其对高职院校的调整力度也不断增强。高职院校解体、重组、扩招各种事件频发，随之而来的高职院校人事档案调整、变动日益频繁，人事档案的资源也变得相对丰富，这些客观存在都无疑增加了高职院校人事档案管理的难度。另外，在进行人事档案管理的时候，由于时间和空间的制约还有相关管理岗位、工勤岗位工作人员的责任心不强、、能力欠缺、服务意识差导致的工作误差，使人事档案资源很难被充分利用，为高职院校教学和科研设置了障碍。

第四，如今，虽然科技进步已经融入人们的日常生活和行为，但是由于个别高职院校对人事档案信息化管理存在偏见，重视程度不够，所以信息科学技术在档案管理过程中应用率不是很高。再者，个别高职院校仅注重领导班子建设而轻视基层工作人员（技术岗位、管理岗位、工勤岗位）的职业道德教育，忽视对人事档案管理管理人员的信息化培训，导致缺少高质量、高素质的档案管理团队，为日常管理和实际工作的开展带来了困难。

3 高职院校进行人事档案信息化管理的措施

第一，数字化人事档案建设是档案管理工作的重中之重。加快档案信息化管理步伐，加强对档案管理人员业务综合素质的培养，使技术岗位、管理岗位、工勤岗位相关岗位人员在实际档案管理工作中熟练掌握信息操作能力，提高从业人员的道德素养和职业操守。人事档案管理人员要遵守相关的法律法规，还要熟练运用计算机知识、网络技术运用、多媒体功能等相关知识。最重要的是掌握档案管理专业知识。

第二，高职院校人事档案信息资源的开发和利用要实现现代化管理。要在提高传统档案利用率的层面上，加强信息科学技术的应用，为院校的发展提供资源信息。高职院校要做好信息网络建设，构建独立的信息网络体系，运用信息网络体系使人事档案管理日趋数字化、完整化、规范化及自动化，最终实现高职院校人事档案信息化管理。

第三，高职院校需要加强对人事档案信息化管理硬件建设的投入。高职院校各班子要对此工作给予高度重视，只有精神上的支持没有资金上的帮助，一切都是井底捞月，雾里看花，画饼充饥。只有专款专用置办配套的信息化管理设备，在硬件和软件上才能使高职院校人事档案信息化管理达到专业化、规范化。

第四，随着依法治国的实施，政府相关管理职能部门和机构建立健全高职院校人事档案信息化管理方面的法律法规，一方面树立了法律的权威性，规范了相关人事档案信息化管理的工作流程和从业人员（主业技术岗位、管理岗位、工勤岗位）的工作行为；另一方面，保证了人事档案信息的完整性和安全性。

第五，必须保证网络信息安全，在利用网络媒介检索、提取、更改人事档案资料的时候，防止档案信息泄漏。在人事档案信息化管理的日常工作中，对计算机进行定期或不定期的检查。运用安全系数相对高的杀毒软件查杀病毒、木马等；定期或不定期聘请计算机专业人员对设备进行安全维修维护，便于第一时间发现、消除隐患，从而保证人事档案信息化管理的安全性、保密性。

第六，高职院校在人事档案信息化管理过程中要采用电子文档模式做好人事档案信息的记录、存档工作。电子文档系统是一个集文件保存、检索、使用于一体的电子系统，人事档案在其中被收集和利用，有效控制了文件的产生和处理。电子文档系统不但可以保证档案的完整，还可以同时访问多个用户，提供有效的存储方式，而且比传统档案更容易查找。使用电子文档作为信息管理的载体，最为关键的是，当文件保存系统升级时，系统内存储的档案文件会随之自动更新、迁移，避免进行人事档案整理时花费大量的时间成本和人力成本。

4 高职院校对人事档案实施信息化管理的重要意义

第一，高职院校人事档案信息化管理较传统的人事档案管理工作有着无与伦比的优势。传统的人事档案管理需要工作人员耗费大量的时间和精力对相关信息进行汇总、整编、检索，而人事档案在进行信息化管理后，信息查询者不再受时间空间限制，可以随时随地进行档案信息的查询。人事档案信息化管理在减少人力、财力、精力、物力的同时，提高了办理事务的实际工作效率。

第二，高职院校人事档案信息化管理使相关信息查询更加迅速、快捷。查询传统档案时，管理人员要从架台上依次查找，唯恐疏忽遗漏，在查找相关目录之后，再到库房按检索查找，过程繁琐，耗费时间。人事档案实施信息化管理后，查询者只需在电脑前按动鼠标就可以快速找到，省时省力，方便快捷，而且干净卫生，减轻了人事档案管理人员的工作负担。

第三，高职院校人事档案实现信息化管理后，可以将相关档案管理人员从乏味、冗繁的工作中解脱出来，让他们将有限的时间和精力投入到无限的档案收集和整理工作中去，助力部门工作效率的提升和技术水平的加强。当前，教育事业蓬勃发展，网络化、数字化、信息化是大势所趋，高职院校只有实现人事档案信息化管理才能适应时代发展，把握好教育发展的方向。

第四，人事档案是高职院校的无形财富。档案资料都是管理人员智慧和汗水的结晶。他们有时还需要日以继夜的工作，将档案资料细心汇总、分类整编，这也是高职院校评估决策的有力依据。正确、及时的决策，得当、到位的管理都需要完整、科学、可靠的信息和快速的决断能力加以保证。因此，高职院校人事档案信息化管理直接影响高职院校乃至教育事业的长足发展。

综上所述，高职院校人事档案管理必须与时俱进，以满足信息化时代档案管理工作的形势、任务、要求。与此同时，还要持续创新和完善信息化管理体制，在积极、科学的态度下探索和研究高职院校人事档案信息化管理，增加人事档案的科学利用率，为教育事业持续发展作出贡献；建立健全人事档案信息化管理体制，为社会的科学发展提供便捷、真实、有效的优质服务。

5 结 语

由于我国发展互联网时间较短，信息科技与發达国家相比，较为滞后，在信息化管理方面还存在一定瑕疵。目前，高职院校人事档案信息化管理工作没有成型的经验和模式可循，只有在实践工作中逐步总结经验、教训，吸取吸收成功案例价值，把理论与实践相结合，才能持续发展。

主要参考文献

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