利用数据透视表直接添加排名

王志军

进行汇总排名是职场朋友经常要做的工作之一，有时往往还需要生成相应的排名数据。如果你的Excel已经是2016或更高版本，那么可以利用数据透视表直接添加排名，操作也并不复杂。例如图1所示的数据，这里要求按照部门和性别汇总补贴金额并显示排名。

第1步：創建数据透视表

切换到“插入”选项卡，在“表格”功能组选择“数据透视表”，此时会弹出“创建数据透视表”对话框，在新工作表放置数据透视表，将“部门”字段拖曳到“行”区域，将“补贴金额”字段拖曳到“∑值”区域，此时可以看到图2所示的效果。

第2步：对求和项进行降序排列

返回“开始”选项卡，选择“求和项：补贴金额”列的任一求和项，在“编辑”功能组依次选择“排序和筛选→降序”，此时可以获得图3所示的降序排列效果。

第3步：添加新汇总字段

再次将“补贴金额”字段添加到“∑值”字段区域，在数据透视表的“求和项：补贴金额2”依次右击选择“值显示方式→降序排列”，在随后弹出的“值显示方式”对话框选择排序的基本字段为“部门”，由于只添加一个行字段，因此这里只有“部门”这一个选项，确认之后可以看到第二个“补贴金额2”汇总已经显示为排序的序号，效果如图4所示。

第4步：增加新字段

继续增加字段“性别”到行字段区域，可以得到图5所示的结果，你可能会觉得这一结果比较奇怪，我们可以重新设置降序排列，右击选择“值显示方式_+降序排列”，在随后弹出的“值显示方式”对话框选择排序的基本字段为“性别”，此时可以得到图6所示的结果，这里显示为每个部门不同性别的金额排列。

如果觉得不太顺眼，可以将“性别”和“部门”交换顺序，这样看起来就舒服多了。需要指出的是，相同的数字显示的排名是相同的，所有排序的顺序号是连续的数字，这与RANK函数的排名结果有所区别。