大数据档案信息化建设及其开发保护和利用

2018-06-05刘波

科技创新导报 2017年34期

刘波

摘要：档案管理部门要创新发展理念加强规划指导，开发档案信息化软件，强化资源体系，重视大数据在档案管理中的应用，提高档案管理人员的素质，满足大数据档案信息化建设的需求。档案管理部门和管理人员要正确认识档案信息化开发保护和利用的重要性，建立健全并不断完善法律法规体系，创新档案信息资源的开发保护和利用，加强档管信息化的服务意识，不断提升了档案信息化管理的服务能力和水平，最大限度满足社会对档案信息的需求。

关键词：档案信息化；档案开发；档案保护；档案利用

信息技术的迅猛发展加速了大数据进程，为档案信息化提供了生存和发展的巨大空间。档案存储由纸质载体转为电子载体，实现了档案管理的信息化，满足了社会群众查询档案信息的基本需求。随着基于大数据档案信息化建设和管理模式的逐步推进，档案部门要履行自身职责，积极开展档案信息化资源合理开发保护和利用，不断提升了档案信息化管理的服务能力，最大限度满足社会对档案信息的需求。

1大数据档案信息化建设

1.1创新发展理念加强规划指导

树立大档案理念。既要根据单位业务构建具有自身特色的档案体系，又要以网络+智能提升档案的智慧化，充分体系时代性。要将档案信息化建设列入信息化战略高度，将档案信息化建设有机整合到业务专业流程和OA办公系统之中，充分考虑其与其它系统的协调性和衔接性，考虑系统的升级和维护。

增强全员参与意识。档案信息化建设不是档案部门或档案管理人员的部门或个人职责，需要单位全体员工参与到其中。特别是OA办公自动化，可前置档案及其信息化工作。

1.2开发档案信息化软件

要根据实际需要，积极开发适用于本单位本系统的档案信息化建设软件技术。在信息化处理过程中，树立安全、稳定和保密的管理理念，确保不破坏不损毁归档的数据和信息。要保护好涉密档案，不得与外网络连接；要在设定身份确认、防火墙和数据备份等措施下，实现网络查询非涉密档案，，这既可防止他人盗用信息，又可防范计算机病毒破坏档案数据，确保软件系统和数据的安全。为便于档案信息共享，要积极研发专门档案管理软件系统，便于整理、分类和著录。

1.3强化资源体系

要健全档案信息系统的中心数据库，强化搜索引擎，不断提高档案信息的使用效率。工作重点应放在扩大服务范围和服务质量上，为所有合理利用挡着提供高质量的服。要积极挖掘收藏内容，科学整合利用资源，由档案信息编辑加工成丰富的档案信息，逐渐扩大收藏范围。

1.4重视大数据在档案管理中的应用

随着经济社会的发展，新档案数据和信息逐渐得到丰富，传统档案管理模式已不能适应海量数据存储、查阅和分析的需要，因此应研究并开发大数据档案信息化管理新模式。首先，应尽快完成档案数字化工作，传统的纸质档案无法满足大数据处理的要求，在原有档案的录入过程中，应按照统计学原理进行分类，便于后期使用；其次，应引入先进档案管理系统软件，借助先进科学技术完成之前数据分析不能胜任的大工作量处理工作；最后，在档案利用过程中，应同时结合横纵分析（数据管理中不仅仅需要比对单位随着时间推进所发生的变化，更应该比对所在行业的其他单位的发展、各部门之间的效益对比）和动态管理（及时整理档案数据，剔除无用数据）的手段，保证数据的真实性和可靠性。

1.5提高档案管理人员的素质

要提高档案管理人员的计算机操作水平，使之管理意识和管理能力跟上时代发展的步伐。要加强档案管理人员的培训力度，尤其要重点培训在职人员的专业知识，使之不仅要具备现代信息技术知识，还要具备过硬的专业知识，将其塑造成为复合型应用人才。要改善人才和知识结构，引进计算机技术、信息网络技术、软件开发与维护等计算机专业人才，改善目前档案管理人员的专业知识结构，同时要建立一支由档案分析、市场调研、档案采编等不同人才组合起来的档案信息人才队伍，适应新时代档案管理工作的需要。

2档案信息化的开发保护和利用

2.1正确认识档案信息化开发保护和利用的重要性

档案作为基础性信息资源，是重要历史资源的积累。在信息时代，要不断完善传统纸质档案管理，逐渐实现信息资源管理的数字化发展。为进一步合理配置与共享档案信息化资源，档案管理人员要正确认识档案信息化的重要性，提高自身的专业技能素质。要分清轻重缓急，做好档案信息化开发保护和利用工作，且有重点、有选择性的稳步推进。

2.2建立健全并不断完善法律法规体系

要重视档案信息化的宣传工作，不断建立健全并完善法律法规体系，有利于共享和合理配置档案信息化管理资源与社会资源。因此，档案管理部门要增加对档案信息化的宣传力度，统筹规划，不断完善法律法规，统一管理档案信息资源，确保档案信息资源的有序性。这要求各单位要建立信息资源间的合作，发挥各自优势，实现信息资源共享新模式。

2.3创新档案信息资源的开发保护和利用

通过信息化互联网技术可用于管理档案信息化资源，实现资源管理的数字化进程，因此，要适时抓住电子政务建设契机，促进档案信息化管理资源的开发，并不断创新思维，拓展数字化信息资源的传播途径。档案部门在政府信息资源的公开工作中扮演着非常重要的角色，只有加强档案信息化的开发保护利用有机结合政府相关信息公开工作，加大改革力度，依托互联网技术手段与信息资源的市场化需求，更好地实现档案信息化管理资源的由获知性资源转向获得性资源。档管管理部门要完善档案信息化管理体制，构建档案信息资源数据库，通过创新思维来开发保护利用信息化资源管理服务的新模式，实现档案信息深层次、全方位服务于社会公众的目的。

2.4加强档管信息化的服务意识

档案管理工作具有一定的特殊性，管理人员要提高自身的专业技能和素质，牢记服务理念，树立档案管理意识，积极宣传档案管理工作，热情主动的提供服务，充分显现档案信息化的潜在价值。档案信息化中出现的特殊情况，要及时转变思维，创新工作方式及服务手段，使档案信息化满足公众以及经济社会协调发展的需求。

随着信息化社会的不断发展，档案管理模式也不断地变革、与时俱进。要充分利用大数据，强化档案信息化建设，创新管理模式和服务方式，提高档案信息化的开发保护和利用价值，更好地发挥了档案信息化在经济社会发展中的重要作用。

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