公司制铁路企业干部人事档案信息化管理创新探索

摘 要：干部人事档案管理是干部人事工作的重要组成部分，主要记录个人德能、勤、绩、廉，证明“三龄两历”的重要依据，是选拔任用干部的重要、关键信息资源。计算机和网络技术的广泛应用，有效促进了干部人事档案信息化管理的进程。本文重点探索铁路局公司制改革后，在干部人事档案信息化管理创新的意义、策略和风险防范。

关键词：公司制铁路企业 干部人事档案 信息化 管理

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2018）02-00-01

中国铁路总公司下属18个铁路局均已挂牌成立铁路集团有限公司。公司制铁路企业要加快建立现代企业制度，落实市场主体地位，强化质量安全基础，不断提升铁路经营管理效益，打造中国智能高铁，扩大铁路走出去成果，更好地在新时代展示新作为、创造新业绩。

实现美好的蓝图干部是决定因素。干部人事档案管理是干部人事工作的重要组成部分，主要记录个人德、能、勤、绩、廉，证明“三龄两历”的重要依据，是选拔任用干部的重要、关键信息资源，在一定程度上肩负着“知人与识人”的重任。干部人事档案管理要有效融合信息技术，全面提升工作质量和效率，为新时代公司制铁路企业改革发展提供坚强有力的人才支持。

一、公司制铁路企业干部人事档案信息化管理创新的意义

计算机和网络技术的快速发展，促进了干部人事档案信息化管理的进程。干部人事档案信息系统按照权限设置在铁路集团公司局域网内，实现了共享，接收和传输更加迅捷，检索更加便捷，存储更为便利，全面提升了铁路企业干部人事档案管理的水平。

1.提供铁路企业选人用人参考和依据。干部人事档案信息的开发利用，能够快速调取人事档案信息，为选人用人提供重要的参考，为领导决策提供重要的依据。人事档案管理信息化的实现，使档案管理人员的工作量大幅降低，有效保证了档案信息的准确性，为干部人事档案管理奠定了良好的基础。

2.促进干部人事档案信息的准确和完整。干部人事檔案管理信息化在考察、培养、选拔以及任用各类干部层面发挥了重要作用。传统档案管理工作中，由于档案材料调取、转移、查阅诸多不便，加之信息沟通不畅，无法保证档案信息的准确及时。干部人事档案信息化实施后，实现了人事档案信息的及时更新，人事档案管理信息系统与档案信息保持一致性，档案信息资源实现了共享，为干部人事档案信息有效利用创造了良好的条件。

3.改进干部人事档案管理人员的工作模式。在传统档案管理工作中，档案工作十分繁琐，每天面对大量的档案资料，档案人员工作强度较大，人工统计效率低下且容易出错。当前干部人事档案实现了信息化管理，记录一次即能够对该数据进行重复使用，自动检索、统计和分析，按照权限设置，在铁路集团公司局域网内实现了人事档案信息共享，档案管理工作人员工作质量和效率大幅度提升。

二、公司制铁路企业干部人事档案信息化管理创新的策略

2014年10月至2016年6月，中央组织部在全国部署开展了干部人事档案的专项审核工作。根据实施方案要求，铁路企业对干部人事档案十大类资料进行审核。特别对“三龄两历”出生时间、参工时间、入党时间、学历和工作经历等内容进行了详细审核及认定，为干部考察和选拔使用干部提供了重要依据。

1.提高干部人事档案管理信息化意识。公司制铁路企业加快建立现代企业制度进程中，领导层需要加强对干部人事档案管理工作的重视和支持，在人力、财力和物力等方面给予大力支持，针对公司制铁路企业自身的实际情况和发展战略，制定干部人事档案信息化管理规划，并在制度上给予充分的保障，更好地推动干部人事档案管理信息化的建设进程。

2.构建干部人事档案信息化管理体系。研发人干部事档案信息化管理平台及软件时，要尤为重视系统功能的完善性，实现对人事档案的信息的存储、传输、统计、查询、管理等各项操作，进而确保其利用价值的有效发挥。同时，应加强干部人事档案数据库的建设，实现资源信息的有效共享，提高其利用率，并对数据库进行定期维护，保证其安全性。

3.创新干部人事档案管理信息化模式。公司制铁路企业人事档案管理信息化要在基于在铁路运输经营管理模式基础上，充分借鉴其他公司制大型国企模式，不断创新发展，探索出一条适合公司制铁路企业的干部人事档案管理信息化新模式，使其更具科学性。

4.应用OCR技术数字化干部人事档案。干部人事档案扫描所产生的电子档案实际上只是以图像形式存在的文件，而非真正意义上的文本文件，计算机只认识档案的外表，却不认识其内在文字，不能对其中的内容进行引用、检索等操作，这无疑对将来的电子档案利用造成了很大的不便。若要得到真正文本形态的电子档案，要应用OCR （Optical Character Recognition） 技术，即光学字符识别，将文本通过扫描仪扫描，然后利用汉字识别技术，将文本文字的图像信息转化为计算机可以直接处理的文字代码形式，完成文本的计算机自动输入，获取文字及档案信息。OCR技术应用价值就在于将纸质档案数字化，使纸质档案上的固定信息变成可以被检索利用的活信息，为全文检索提供数据。

5.将二维码技术引入干部人事档案管理。二维码是条码的一种，在水平和垂直方向都可以存储信息，包括汉字、数字和图片等。由于二维码采用了先进的纠错算法，在部分损毁的情况下，仍然可以还原出完整的原始信息。二维码一经生成便不可改动，可封存电子文件形成的原始状态信息，解决电子档案易更改的问题，是确保干部人事电子档案真实性的重要工具。二维码在电子化的过程中不会丢失任何信息，在干部人事档案管理中使用二维码可以实现电子档案的长期保存、信息共享，提高档案管理水平。将二维码技术引入干部人事档案管理的意义在于，二维码不依赖计算机网络，是实现档案信息的存储、携带、传递并识读的理想手段，可较好地解决当前档案管理中出现的问题。

三、公司制铁路企业干部人事档案信息化管理风险的防范

1.规范干部人事档案管理信息化制度。在推进人事档案信息化建设过程中，必须制定相对完善、规范的管理制度，形成有力的追责机制。从设计软件的开发论证，到整个局域网内OA、PDM（PDS）等计设文件管理软件的架设与管理入手，规范其归档和管理流程，统一执行标准和接口，明确从纸质档案到电子档案转换接口的唯一性。

2.防范干部人事档案管理信息化风险。干部人事档案管理信息化面临着诸多风险，如系统软件升级信息不被识别风险、计算机病毒风险，要在系统顶层设计、分区分域管理和提升灾难抵抗能力三个方面全面巩固提升。通过切除与互联网的物理连接、设立防火墙、定期升级杀毒软件及加密技术等有效手段，确保干部人事档案信息安全。

3.加强干部人事档案管理信息化涉密管理。干部人事档案信息具有机密性特点，档案信息化严禁委托外包档案服务公司实施，应当由本单位的涉密人员完成。档案數字化过程中，要健全完善系统登录操作、账号管理、使用登记、工作交接、信息利用等环节的保密管理规范，对使用的信息系统和信息设备采取身份认证、访问控制、安全审计等技术保密措施。

4.施行干部人事档案纸质和电子“双轨制”。纸质档案与电子档案由于其各自的特点，运行的生命周期以及在利用过程中所发挥的作用不同，决定了必须施行纸质档案与电子档案并存管理的“双轨制”。电子档案被认为具有非实体性、不受腐蚀的特点。人们往往误认为，纸质档案一旦以数字形式被捕获，将会自动地长期保存下来。而事实上并非如此。电子档案也具有实体状态，是以数以百万计的磁荷或电荷存在，亚原子水平的微小偏移足以引发一连串的错误，也将经历劣化和失真的过程。即使是不在驱动器上使用的数据也会随着时间的推移而随机劣化。事实上，硬盘或闪存驱动器的平均使用寿命无法与存储在最佳环境下的纸质档案寿命相提并论。

四、结束语

“交通强国、铁路先行”为铁路改革发展指明了前进方向，干部人事档案管理信息化进一步助推公司制铁路企业改革发展。因此，要努力提高干部人事档案信息化管理水平，不断创新干部人事档案管理模式，全面提升干部人事管理工作与干部人事档案管理工作质量和效率，为铁路事业发展提供强大智力支持。

参考文献

[1]邹丽敏.强化事业单位人事档案电子化管理的策略与思考[J].办公室业务，2017（10）：170

[2]姜丹.基于信息化环境下的高校人事档案管理创新研究 [J].办公室业务，2017（10）：177

[3]姜楠.干部档案信息资源共享管理模式探索[J].产业与科技论坛.2017（11）：219～220

作者简介：朱杰（1972—），男，杭黄铁路有限公司工程师，主要从事铁路人事管理、综合管理方面的工作。