基于长尾理论的档案信息服务研究

2018-05-30张文静

档案与建设 2018年11期

张文静

[摘要]网络环境下，档案领域存在着一些长尾现象，长尾理论对档案信息服务具有重要的指导作用。论文从长尾理论的内涵出发，认为数字档案馆建设、互联网普及和用户个性化信息需求增长是影响档案信息利用尾部需求的三大因素，并且从档案馆馆藏资源长尾、档案信息用户长尾、档案利用需求长尾三个方面，阐述了档案信息服务中的长尾现象。同时，论文试图从挖掘馆藏信息资源长尾、聚合档案信息用户需求、提升“尾部”档案利用效率三个方面探讨基于长尾理论的档案信息服务策略，旨在提高和深化档案信息服务。

[关键词]长尾现象馆藏资源档案用户利用需求

[分类号]G273

Research on Archival Information Service based on Long Tail Theory

Zhang Wenjing

（School of Management of Anhui University， Hefei， Anhui， 230601）

Abstract： In the network environment， there are some long tail phenomena in the archives field， and the long tail theory has an important guiding role for archive information services. Starting from the connotation of the long tail theory， this paper considers that the construction of digital archives， the popularization of the Internet and the growth of userspersonalized information demand are the three major factors affecting the tail demand of archives information utilization. And the article elaborates on the long tail phenomenon in the archives information service from three aspects： the long tail of the archives collection resources， the long tail of the archive information users， and the long tail of the archives utilization requirements. Meanwhile， this paper attempts to explore the archival information service strategy based on the long tail theory from the aspects of digging the long tail of the collection information resources， the user demand of the aggregate archive information， and improving the utilization efficiency of the "tail" file， aiming to improve and deepen the archive information service.

Keywords： Long Tail Phenomenon； Collection Resources； Archives users； Utilizing Demand

在數字通信技术、移动智能终端与“互联网+”大发展的时代背景下，档案用户范围扩大化、信息需求类型多样化、信息获取渠道多元化的发展趋势，对档案信息利用提出了层次化和个性化的要求。长尾理论作为网络时代结晶，它与网络经济相伴相生，是对传统帕累托定律的突破和延伸。在图情档领域，长尾理论的应用也具有一定的指导性。从长尾理论的视角研究新时代的档案信息服务，一定程度上能打破传统思维方式的桎梏，将档案信息利用的传统优势与新的理论、技术相结合，对开创档案信息服务新局面、拓宽档案工作影响范围有着较为重要的意义。本文从长尾理论内涵出发，分析影响档案信息利用尾部需求的因素，并在分析档案信息利用的“长尾现象”基础上，探讨基于长尾理论的档案信息服务策略，以期为档案信息服务提供参考。

1长尾理论的内涵

“连线”（Wired）杂志主编克里斯·安德森（Chris Anderson）于2004年10月提出了一个网络经济的新概念——长尾（The Long Tail），此后很快发展成为一种新经济理论，用来描述和阐述企业商业模式及成败原因等[1]。在Chris Anderson看来，长尾理论可浓缩为简单的一句话：“我们的文化和经济重心正在加速转移，从需求曲线头部的少数大热门（主流产品和市场）转向需求曲线尾部的大量利基产品和市场。在一个没有货架空间限制和其他供应瓶颈的时代，面向特定小群体的产品和服务可以和主流热点具有同样的经济吸引力”[2]。实际上，长尾理论的应用不仅仅局限于经济学，理论描述及思想在图档领域同样有其现实指导意义。信息资源委员会（CLIR）主席南希指出，公共文化机构是“长尾的启迪者”，认为档案馆、图书馆等组织早就在为“长尾”服务，只是没有从理论高度进行系统的总结与研究[3]。因此，将长尾理论应用于档案领域，从长尾视角研究档案信息服务，整合与开发长尾信息资源，聚合用户信息需求，为用户提供更个性化的信息服务，对扩大档案开放利用的纵深力度，提升档案馆的服务效益是有所裨益的。

2影响档案信息利用尾部需求的因素分析

在档案信息利用上，数字档案馆建设、互联网普及以及用户个性化信息需求增长三个因素影响着档案信息利用的尾部需求。

2.1数字档案馆建设

数字档案馆是实现档案信息资源共享的有效手段之一。数字档案馆的建设与发展拓宽了用户的视野，为用户提供了丰富类型的档案信息资源，缩短了档案查询和利用的时间，延长了档案信息服务的“长尾”。

据统计，截至2017年12月底，我国数字档案馆（室）建设快速推进，档案数字化工作进展顺利。中国第一历史档案馆、中国第二历史档案馆数字化工作成效显著，解放军档案馆、部分中央和国家机关档案室、部分市县档案馆馆藏档案已全部数字化，各级档案馆数字档案资源的比例均有大幅提高，数字化全文识别取得重要进展[4]。此外，全国各级国家综合档案馆建有545个数字档案馆，馆藏电子档案218.4万GB。其中，文书类电子档案161.6万GB，数码照片10.1万GB，数字录音、数字录像46.7万GB，馆藏档案数字化副本2243.0万GB[5]。数字档案馆具有馆藏数字档案资源集中、内容多样、种类齐全的特性，它使用户可供选择的内容变多，长尾更长。

2.2互联网普及

根据中国互联网络信息中心（CNNIC）2018年发布的第41次《中国互联网络发展状况统计报告》，互联网普及率高达55.8%[6]。传统档案馆囿于档案库房的空间、成本以及时空距离的限制，馆藏档案的利用受到极大限制。在互联网迅速发展普及的背景下，一方面，实体档案馆不断改进已有档案网站，使档案信息利用更加人性化，如开展档案在线展览、网上展厅等服务；另一方面，通过两微一端、在线直播等形式，进一步增强了档案宣传的力度，拓宽了档案利用的广度和深度。互联网的普及将零散的用户联接在一起，节约了用户获取利用档案信息的时间、经济成本，推动需求曲线从头部走向长尾，让曲线变得更加扁平。

2.3用户个性化信息需求增长

马斯洛需求层次理论告诉我们，人的需求有不同层次，当较低一层次的需求得到满足后，人们会追求更高一层次的需求；信息网络时代，人们自我实现的方式不断变化，实现需求的速度在加快，用户的档案信息需求向纵深发展[7]。用户的信息需求开始从低层次的被动需求向高层次的个性化需求转变。Chris Anderson认为，在网络环境中，非主流的、分散的需求总和能够与主流的、集中的需求抗衡，其原因在于网络技术使寻求服务与提供服务的成本下降。组织成功的关键取决于满足个性化的需求，个性化需求服务的发展使其同主流服务共享了市场[8]。用户信息需求的个性化，有望发挥长尾的潜力，推動档案信息利用更加细化，让曲线更加扁平化。

3档案信息利用的长尾现象

3.1档案馆藏资源长尾

档案馆藏资源的不同发展阶段都存在长尾现象，具体表现在未被开发利用的档案信息资源上。在信息时代，信息的有效载体所形成的档案资源日益增多，这导致档案保管机构的馆藏资源激增[9]。据统计，在2014至2016年期间，全国各级国家综合档案馆馆藏档案分别是53469.7、58641.7、65062.5万卷/件。其中，中央级分别是5929.1、5968.7、5983.8万卷/件，省（区、市）级为3247.4、3468.5、3603.3万卷/件，地（市、州、盟）级为11188.4、12448.1、14884.5万卷/件，县（区、旗、市）级为33104.8、36756.4、40590.9万卷/件[10]。由图2和图3可直观看出，档案馆藏资源逐年增加，但档案开发利用状况未能同步，与馆藏资源数量相比，馆藏资源利用数量只是冰山一角。此外，2014至2016年期间，全国各级国家综合档案馆接待利用者分别是571、638.3、655.2万人次，提供利用档案1688.8、1978.3、2033.7万卷件次；接待现行文件利用者67.2、88.9、42.6万人次，提供利用现行文件92、111.4、65.8万件次；接待资料利用者21、21.4、19.3万人次，提供利用资料49.3、54.6、50.9万册次[11]。由此可看出，在档案馆藏资源建设方面，我国各级档案馆都取得了一定成果。但从长尾视角来看，馆藏资源建设过程中也存在一些问题，比如馆藏资源开放程度不高，馆藏资源利用率低等，这些尚待开发和挖掘利用的档案馆藏资源正是长尾所在。

3.2档案信息用户长尾

从目前来看，档案信息的利用者存在分层化。根据用户的档案信息需求，利用者可分为正式用户和潜在用户两大类。正式用户能明确表达利用档案信息的愿望，是馆藏资源的主要利用者和档案馆的主要服务对象；潜在用户受主客观因素的限制，不能明确表达甚至没有档案利用愿望，处于潜在状态，构成了档案信息用户长尾。正式用户包括科研人员、行政管理人员、文艺人员以及少数普通民众等，这些用户档案信息素质高，档案利用需求明确，档案利用次数较多，是当前档案信息服务人员重点关注和服务的对象。然而，对于由大量潜在用户构成的尾部区域，由于主客观因素的存在，往往容易被忽视，相当部分的档案信息也未能被有效利用。例如高校档案馆主要以少数学科带头人、教授、科研人员为服务对象，忽视了由教职工、学生甚至是校外用户群体等多数构成的潜在用户群体。实际上，这部分潜在用户数量有一定占比，需要引导与挖掘他们的档案信息资源需求。总之，在网络环境下，档案信息服务机构在关注正式用户的同时，还应关注曲线“尾部”的潜在用户，对其进行研究与引导，促使潜在用户向正式用户转变。

3.3档案利用需求长尾

用户对馆藏信息资源的需求利用存在着不平衡现象，即“头部”小部分档案信息资源满足了大部分档案信息用户的需求，其余的档案信息资源利用需求也构成了“长尾”区域。任何一个档案馆，从档案利用情况来看都有“热门”和“冷门”档案之分。少数经常被查询利用的“热门”档案组成了利用曲线中短小的“巨头”，而更多的鲜少被借阅或从未被借阅的“冷门”档案组成了利用曲线长长的尾巴[12]。例如在高校档案馆中，有关科研、教学、学籍档案利用较多，实物、基建、声像和文书档案利用相对较少；在地方性公共档案馆中，有关养老保险、婚姻档案、住房贷款、拆迁等民生档案利用较多，公务文书和地方特色档案利用率相对较低。因此，档案馆工作人员在积极提供“热门”档案利用的同时，也应适度关注“冷门”档案的利用需求，对处于“尾部”的档案信息资源进行开放、开发和编研，提升“尾部”区域档案利用率。

4基于长尾理论的档案信息服务策略

笔者认为，挖掘馆藏信息资源长尾、聚合档案信息用户需求、提升“尾部”档案利用效率是基于长尾理论提升档案信息服务效果的重要途径。

4.1挖掘馆藏信息资源长尾

（1）推动馆际合作

单一檔案馆的馆藏资源和长尾是有限的，在以纸质载体为主的传统档案信息利用中，馆与馆之间相互独立，自成系统，缺少有效的信息共建共享共通机制。有限的馆藏资源和库房空间在一定程度上限制了档案信息服务的范围。互联网时代，推动馆际档案信息合作可以有效减少馆藏信息匮乏和降低成本，为用户提供更多可选的档案信息资源。

从技术上来看，通信技术的发展使馆际合作也具备了可能性，在充分保障档案信息可靠性、安全性、保密性的基础上，将分散的多种形式、不同载体及类型的信息资源进行有效整合，搭建区域性或跨区域性的数字化馆际档案信息资源合作平台，让原本处于“闲置”状态的尾部信息资源能被重视和利用起来，更好地发挥其价值。

（2）加强资源揭示

通过分析用户对各种信息资源的检索过程与行为，可以得出：用户无论是通过书本式目录、纸质卡片目录、机读目录，还是通过搜索引擎查寻资料时，都必须经过两个阶段：一是依据所描述的信息，判别和决定取舍；二是查寻原始文献[13]。因此，挖掘馆藏信息资源长尾，使档案信息用户有效地获取所需信息，还必须加强对馆藏资源的揭示。

数字档案资源在内容和形式特征上，需借助计算机网络和数据库技术，进一步对档案信息内容进行梳理，提高资源揭示的深度。例如对于数字化档案信息，除提供主题词、分类号、作者、档号等检索项以外，还应提供内容、语义等信息，甚至档案中的每个检索词都要成为关键词。对于处在“尾部”的档案信息资源，可以考虑提供文本内容的检索，甚至是提供音频、图像等非文本形式的检索，这就要求档案工作人员提高资源揭示的能力。另外，可以通过综合应用搜索引擎、信息过滤、Metadata等技术构建一种能够达到人机互动的统一资源揭示平台，让用户参与建设、评价、推荐资源，并通过分析这些数据，挖掘其内在联系，帮助用户找到满意的信息资源[14]。

4.2聚合档案信息用户需求

不论正式用户还是潜在用户都有生活档案信息需求、工作档案信息需求或社会化档案信息需求，档案馆不仅要关注曲线“头部”和“尾部”的用户信息需求，还要采用科学的方法和手段，识别和细分用户群，并对档案信息用户需求进行聚合与研究。首先，对于正式用户信息需求的聚合，一方面，线下可通过用户问卷调查、开展用户交流会等方式了解用户信息需求并进行有效信息记录和汇总；另一方面，线上可通过两微一端、在线留言等多种途径，达到聚合正式用户群体信息需求的目的。其次，对于潜在用户信息需求的聚合，线下可通过开展档案展览、档案利用宣传、发放档案利用手册等方式，激发潜在用户的档案利用兴趣和需求，线上可通过搜索引擎、RSS聚合器、档案论坛等方式，对用户信息行为进行捕捉，并对信息需求进行深入挖掘和关联分析，推送相关信息，提高其潜在的利用意识。用户的信息需求具有阶段性、动态性的特点，不同发展阶段用户的档案信息需求是不同的。例如高校教师或者科研人员在上课和做科研时所需档案信息可能不同，研究同一科研项目的不同阶段所需信息也可能是不同的。因此聚合不同类型用户的不同信息需求，分析用户的档案信息需求心理、行为规律以及利用档案的主要目的，为用户提供个性化信息服务，对拓宽档案信息服务面有着重要作用。

4.3提升“尾部”档案利用效率

（1）建立档案信息检索机制

Chris Anderson指出，一方面要通过长尾针对用户提供丰富的选择，另一方面要通过发展信息增值服务业帮助用户快速搜索，以降低用户的选择成本。创造繁荣长尾市场的秘诀就是提供所有的产品并且帮我找到它[15]。面对数量繁杂的档案信息，建立档案信息检索机制成为提高“尾部”档案利用率、降低用户查询利用成本的有效手段之一。

由于尾部需求的档案利用曲线的“头部”聚集了少数“热门”档案，剩余其他类型的信息资源沿曲线向尾部无限延伸，这些资源的查找是传统人工检索技术难以做到的，必须要通过强有力的信息检索和过滤手段对这些“冷门”信息资源进行查找和获取。所以，建立一套界面友好、操作简易、响应迅速、资源内容揭示全面的联机公共目录查询系统是很有必要的[16]。如图4所示，用户通过网络向档案信息服务平台进行主题词或关键词输入查找，搜索用户所需要的档案信息资源，档案信息服务平台快速将搜索内容与档案信息数据库中的馆藏数字化档案进行匹配和比较，通过信息检索和过滤服务，将准确有效的档案信息输送给用户。在此基础上，还可通过信息推荐、用户评分等，引导用户快速定位所需信息资源，减少用户信息检索时间和成本，提升“尾部”档案利用效率。

（2）拓宽档案信息收集范围

提升“尾部”档案利用率的另一有效措施就是做好源头工作。档案馆征收档案在注重数量和质量的同时，还应结合档案馆的地域特色、专业需要、用户信息需求等有重点地接收和引入，这样不仅能体现档案馆的地域特色，而且能优化馆藏布局为用户提供优质服务。档案工作人员可以对馆内现有资源进行分析，一方面，对长尾曲线“头部”利用率较高的档案信息进行合理分配布局，重点收集；另一方面，随着档案休闲利用、生活化信息需求的增加，档案馆可以适当性地调整规划，将档案征收范围扩展到民生、知青、家谱、地方特色以及休闲档案等领域，并加强档案信息数字化管理。此外，各级各类档案馆要关注电子文件的收集管理，实时归档电子文件，及时拉长档案利用的“尾巴”。档案数字化存取、档案知识发现和档案信息开发等技术在一定程度上提升了档案馆数字档案信息生产能力，避免了档案利用“尾巴”的虚长，有益于“长尾”档案利用率的提高[17]。