动物卫生监督档案的制作和管理

文│尹彦军 孔佳佳（河北省武安市动物卫生监督所）

动物卫生监督档案是指动物卫生监督机构在过去和现在动物防疫、检疫、监督活动中形成的全面而真实的原始工作记录及其他文件资料，是对国家和社会具有保存、利用价值的业务材料、图表、报表、声像等各种形式的历史记录，是广大动物卫生监督工作者的劳动成果和智慧结晶。它真实反映了动物卫生监督工作中的历史面貌，是一种储备的资源，是开展各项动物卫生监督工作的重要凭证和依据，为今后的工作考查、研究提供经验、教训，具有很高的社会价值。

在日常工作中收集、整理、统计动物卫生监督档案资料，然后做好归档资料分类工作，按照立卷标准步骤，建立专用档案。经过整理、统计、分类等处理，成为系统的文字（电子）档案资料。档案主要包括两大类：文件类档案和业务类档案。完整、真实且填写规范的动物卫生监督档案有利于探索动物疫病发展规律，有利于查找、发现动物卫生监督工作中存在的不足或漏洞，从而指导政府制定动物疫病防控规划，有针对性地制定和完善动物卫生监督工作的具体措施，实现动物及动物产品可追溯化管理等，提高监管水平，在实际工作中具有极大的指导和实用价值。档案工作是动物卫生监督工作情况的说明，笔者根据基层工作经验，系统梳理了县级动物卫生监督所及基层站、所需要制作的档案种类与科目。

一、归档文件整理收集准备工作

准备工作一般由文件材料形成科室承办人承担，档案员负责指导和协助。综合性会议和跨科室联合承办的文件材料应由办公室及牵头科室共同负责收集整理。在日常工作中收集、整理、统计动物卫生监督档案资料，包括文件、公文、执法文书、传真、音像、电子载体（光盘、U 盘），报表，业务材料等。

归档文件尽量是原件，做到完整、齐全、系统、准确。底稿与印件、传真件与复印件一并归档。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制；归档文件上有金属物的，应去掉，重新缝（粘）合；纸张质量符合要求，用纸尺寸须采用国际标准A4纸规格；书写必须使用符合归档要求的耐久字迹材料，不得使用涂改液；收集本年度新增和新发生的业务档案，如“瘦肉精”检测、风险评估管理、无害化处理等类目。

归档文件要求排列、编号、编目规范有序，编制准确，按件号装盒。归档文件目录、归档章、档案盒封面、盒脊、备考表等项目的填写应采用计算机打印或符合档案保护要求的字迹材料。

综合档案统一编写全宗号，进行排列、编号和编制必要的检索目录。

建立专用档案时，分纸质档案和电子档案。电子档案，保存在电脑或U盘里；纸质档案保管要有专用档案橱或档案柜，根据档案应保存的年限妥善管理，用标准的档案盒将各类档案分类归档，分类建档，项目齐全。并在档案盒正面和侧面贴上标签，标注档案名称。一般分为：免疫档案、检疫档案、执法监督档案、文件档案等几大部分。

二、有专业的档案管理人员和工作条件

1.培养热爱本职工作和责任心强的人员担任档案管理员是关键。档案工作是一项业务性很强的工作，特别是在当前畜产品和公共卫生安全形势变化不断的背景下，要求档案工作者不仅要有丰富的动物卫生专业知识和较强的业务技能，还要熟悉计算机、互联网以及各种相关软件的操作。同时，要提高领导对档案工作重要性的认识，档案管理岗位不能处在全所（站）工作的边缘，甚至岗位被固化，难以获得轮换到其他岗位锻炼发展的机会，必须提高档案管理员职业成就感，稳定档案管理岗位，使其在工作中做到认真负责，调动自身积极性，发挥担当意识。

2.规范管理，制度落实到位。档案工作中，要形成一套比较规范、完善的档案工作制度体系。一是对各类档案的收集、整理、入档、借阅、利用、保管等各个环节都要有严格具体的规定，使档案管理工作有章可循；二是要经常下乡下场，与基层人员、养殖场交流、指导，根据实际情况不断完善、充实档案记录；三是档案保管人员要积极参加本单位业务学习和档案管理业务学习培训，使档案填写做到及时、准确、完整，规范化、标准化程度不断提高。

3.档案保管设施设备到位。县所和基层站、所（县级和乡镇动物卫生监督机构的简称，下同）要为档案管理提供必要的办公条件，确保档案工作上质量、上水平，配备专门的档案室，需要有档案存放文件柜，保证制作档案的办公用品，为档案工作的开展创造良好的工作环境和条件。

三、动物卫生监督档案制作

根据我国现有的动物防疫体系，结合河北省动物卫生监督标准化建设要求，主要有以下类别的档案。

1.组织机构档案。包括县级动物卫生监督所和基层站、所历史沿革介绍、设置机构依据、单位法人登记证书等，组织机构分布、人员分工、人员基本情况等；报检点档案包括报检点名称、地址、人员、管辖范围等。

2.人员岗位和考核档案。县级及分所人员岗位分工、职责、签订的责任书以及人员考核情况等。

3.养殖场所动态档案。分规模养殖场（小区）和散养户两类。县所要有全县规模场和散养户登记表汇总，每半年更新一次动态内容。基层站、所辖区的规模养殖场按照《河北省畜禽养殖场养殖小区规模标准和备案程序管理办法》确定，其动态档案更新按照动物疫病风险评估分级管理办法，定期监督检查时更新；散养户动态养殖档案结合春防、秋防时间安排，每年更新两次。档案要一户一档、一类一档，包括养殖场地址、场主姓名、养殖类别、养殖数量、养殖动态情况等。

县级所要建立养殖场所汇总表，基层站、所要建立辖区养殖场所动态档案汇总表、类档和户档。

4.检疫记录及“瘦肉精”检测档案。县级所要保存辖区内产地检疫和“瘦肉精”检测的月汇总，已开通河北省动物卫生监督管理平台的可通过整理后获得。分所需要有产地检疫日汇总和月汇总。日汇总表包括检疫申报单——检疫合格证明存根——“瘦肉精”报告书——检疫记录单——检疫日记录表——检疫处理通知单；月汇总就是把日汇总按日期排列，再附月统计表，按月装订成册。

5.无害化处理档案。主要包括无害化处理场所名称、处理动物或产品来源、种类、数量、处理方式、现场病害动物或产品照片等按月装订成册。

6.学习培训档案。包括动物卫生监督人员和管理相对人培训。档案要包括培训通知、签到表、培训材料、培训现场照片、考试试卷、学习笔记等。基层站、所包括春秋两季村级防疫员的培训，对相对管理人的科普材料，本单位组织的学习情况等。

7.监督检查档案。包括监督检查记录和执法案卷。按照风险评估分级管理进行监督检查，对屠宰场所、无害化处理场所、养殖场所等每次监督检查必须填写监督检查记录表，发现问题，明确提出限期整改时间，并有后续检查记录；有违法现象的，必须标注处理（处罚）案卷号。

8.动物经纪人、运输单位管理档案。有个人或组织基本情况登记表，如相对管理人员经纪人、屠宰场、诊疗人员等资料分类统计花名册等。

9.检疫证章标志管理档案。建立县、乡两级动物检疫各类证章标志领取、使用、核销等记录台账。

10.动物、动物产品交易场所管理档案。包括交易场所汇总表，以及各场所地址、官方兽医负责人等信息。

11.风险评估分级管理。经过动物疫病风险评估后的各类场所，包括相对管理业主的风险评估申请，业主自评报告；评审表；评估统计表等相关资料、报表。

12.执法案件档案。查处的动物卫生违法案件结案后，应按一案一卷形式进行装订，每卷顺序按执法文书形成的时间先后顺序排列要求，装订成册后，封皮应载明案件名称、形成时间、编号等存档管理。

除上述以外，基层站、所还需要建立以下动物疫病预防控制档案：

13.免疫档案。规模养殖场和散养户要建立独立完备的免疫档案。

规模养殖场免疫档案应按规定填写《规模畜禽养殖场免疫档案》，一式两份，由规模养殖场户和基层站、所分别按规定保存，与免疫记录一并保存。

畜禽散养户免疫档案；每年春、秋两季强制免疫和常年补针免疫记录，按规定填写、发放免疫证明，填写《畜禽散养户免疫登记表》，交基层分所存档，保存期两年以上。牛羊、猪、禽免疫档案每村（场）各一本。畜强制免疫卡，一畜一卡，禽流感强制免疫卡，规模饲养场和养殖大户每一批禽一张，农村散养户每禽种一张卡。免疫档案、强制免疫卡和免疫耳标必须相符，免疫注射的同时加挂耳标、填写强制免疫卡，免疫档案在免疫后2天内完成填写。免疫档案内容包括畜主或饲养场名、畜种、免疫数量、疫苗名称、疫苗生产厂家、生产批号、首免日期、再免日期、防疫员签字等。畜免疫档案按畜种填写，每畜种同一免疫时间一行。禽流感免疫档案按禽种填写，每批禽一行，散养户每禽种一行。推广使用免疫记录电子档案信息管理。

14.防疫苗标证档案。建立疫苗、耳标、免疫证明使用登记台账，检疫票证及检疫印章登记台账，“瘦肉精”保证书、自检书发放台账。

15.防疫物资档案。消毒药品、器械、防护用品等应建立使用保管台账存档。

16.文件档案。将红头文件类和业务类文件分类分级装订成卷归档；报检点所需建立档案；动物贩运单位（个人）、经纪人管理档案，建档内容参考本节第8项；养殖场所动态档案，建档内容参考本节第3项；辖区内产地检疫记录及“瘦肉精”检测档案。

17.屠宰场检疫室需建立档案。

屠宰检疫档案。整理屠宰检疫申报单、屠宰检疫工作记录表、“瘦肉精”监督检测记录表、屠宰检疫月统计表、病害动物及动物产品无害化处理记录表以及检疫处理通知单等收集整理后按月装订成册后存档。

四、动物卫生监督档案的保管和升级

1.档案需进行优化升级。基层所的档案，要不断进行优化升级，建立养殖、防疫、检疫、监督等档案管理体系，实现行业管理数字化，规范化，标准化。

2.抓好业务档案的收集整理环节。各类业务档案由于种类多、内容广、要求多、与实际工作联系密切，做好这块工作非常重要。一是必须及时收集；二是对收集的记录复查，复查填写是否真实、准确，初步装订是否符合要求。

3.抓好日常管理环节，确保档案的完整安全、规范。一是档案的安全保管是档案工作的重中之重，防火、防盗、防蛀、防失密，确保档案的完整与安全；二是加强定期不定期的监督检查。包括各种记录的填写、整理、保存是否规范，确保填写真实、完整、规范，整理保存符合制度要求。

4.努力提高档案信息化管理水平。加强档案信息化管理，是促进动物卫生监督工作持续发展的根本措施。信息时代档案管理的重点在资料保存和查阅。由于电子出证化、动监移动执法手段的应用，动物卫生监督档案资料大都可以进行数字化处理，以电子文件形式进行管理，并以U盘、光盘形式贮存，这不仅提高了档案管理的安全性，还大大加速了档案收集、整理、贮存的步伐，保证了随时随地查阅的要求。实行信息化管理，对档案工作人员的要求也越来越高，它需要动物卫生监督档案工作者不仅要熟练操作计算机，懂得规范准确地使用档案软件，还要具有创新意识，跟上现代化的步伐。因此，动物卫生监督档案管理人员要不断学习新技术、新方法、掌握新的技巧，善于用现代科学管理手段管理档案，从而提高档案管理工作的效率。

动物卫生监督档案的管理，为动物卫生监督工作提供了有法可依、有章可循的依据，建立了沟通信息，提供了政策、技术资料；建立了动物卫生可追溯体系，为动物卫生监督工作的开展提供了经验、教训并指明了方向，为更好地提高今后的监管水平提供了措施、范例和典型资料。