事业单位数字化档案管理现状与优化对策

白晶

摘 要：随着国家整体实力的提升与进步，很多事业单位的档案管理水平得到了明显的提高，相关管理团队不仅对档案管理的模式和理念等进行了创新与完善，还将很多新型的档案管理方法与技术应用其中，从而进一步提高档案管理质量与效率。数字化技术的应用在近几年的发展中受到了很多事业单位档案管理部门的关注，但是在实际应用中还是存在一些细节问题，需要档案管理部门根据现状进行深入的分析与研究。本篇文章就事业单位数字化档案管理现状与优化对策方面的内容进行简单论述，希望能对相关人士的研究有所帮助。

关键词：事业单位；数字化；档案管理

档案管理工作在事业单位的发展中扮演着重要的角色，是事业单位得以顺利开展的基础内容。由于时代的进步以及科学技术水平的提升，数字化技术被广泛的应用到了很多领域的发展中，事业单位的档案管理工作也不例外。但是现阶段的事业单位档案管理质量会受一些人为因素或外界因素的影响而出现这样那样的问题，如管理人员专业水平因素或管理制度因素等。因此，如何根据现阶段档案管理现状制定科学合理的优化方案，提高数字化技术在档案管理中的应用价值，成为了很多事业单位需要考虑的内容。

一、事业单位数字化档案管理的现状

1、办公设备缺失

事业单位档案管理办公设备的缺失，是目前影響档案管理水平的重要因素之一，尤其是一些偏远地区的事业单位，其档案管理部门更不能充分实现数字化技术的应用与落实。由于数字化档案管理工作需要借助先进的办公设备进行相应的操作，才能进一步实现档案的数字化管理。但是现阶段很多事业单位档案管理不能存在设备缺乏情况，相关工作人员仍然采用传统的管理方式进行工作。这种情况的出现不仅影响了数字化档案管理的正常开展，还间接的阻碍了事业单位的平稳运行，需要事业单位提高对设施优化与补充的重视。

2、管理制度不健全

除了办公设备缺失，档案管理制度的不健全情况也会在很大程度上影响数字化档案管理的开展。由于一些事业单位仍然采用传统老套的管理方式进行档案管理工作，对于档案管理中涉及到的理念、模式和原则等也不能根据事业单位实际运作情况进行更新与完善。而这些情况的出现不仅降低了数字化档案管理的效率和质量，还在很大程度上影响了事业单位的运行。另外，对于原有管理制度中存在的不足之处，相关管理团队也不能对其进行合理的优化，从而影响了数字化档案管理工作的开展。

3.管理团队素质较低

档案管理团队综合素质较低也会间接的影响数字化管理效率和质量。由于档案数字化的管理对工作人员的专业技能和综合素质要求较高，这样才能真正发挥数字化技术的价值。但是一些事业单位档案管理团队的综合素质较低，相关的数字化专业知识掌握的也不到位，导致档案管理质量受到影响。再加上一些事业单位对档案管理团队的培训意识较薄弱，工作人员的奖惩制度也不健全，导致档案管理人员的工作积极性不高，影响了数字化技术的应用价值。

二、事业单位数字化档案管理的优化对策

1、注重文书处理

为了提高事业单位数字化档案管理的效率，大力推进事业单位档案文书处理过程和归档数字化。在事业单位档案管理中，最基本的工作就是文书处理，文书处理的效果对事业单位档案管理的质量和水平息息相关。随着现代信息技术不断更新的趋势，事业单位每天需要处理的档案量也在不断增加，档案管理工作人员利用计算机技术将每天收到的档案信息归档处理，在事业单位内部传阅过程中要严格遵守批办流程，设置合理的传阅时间和催办时间。

假如出现传阅的没有完全完成处理的文件在规定的时间内没有进行信息反馈的情况，这时就可以利用信息技术，提醒相关工作人员进行处理，有效的预防档案堆积、档案处理不及时，保证事业单位档案管理工作的正常进行。数字化档案管理方式，不仅减轻档案管理人员的工作量，同时还缩短了信息传递时间和信息反馈时间，大大提高了事业单位档案管理的效率和质量。

2、注重单位办公自动化

为了提高事业单位管理的综合效率，整合数字资源，应将数字化档案管理与单位办公自动化系统相融合。目前，自动化办公系统在事业单位中应用已经十分广泛，自动化办公系统的优势越来越凸显。在实现事业单位档案数字化管理的背景下，将自动化办公系统与档案数字化管理系统有机的结合在一起，共同发挥两者的优势。

为确保数字化档案管理的有序进行，在设计档案管理方案的过程中要注意增加相关的资料查询功能，这样可以为各种资源之间的衔接创造基础，所以，当前首先需要完成的工作就是对办公自动化软件系统进行升级处理，开发两个系统相互兼容端口，针对数字化档案管理的要求，事业单位还需要不断更新网络管理制度。比如，将档案查询功能引入到办公自动化系统中，同时开发档案管理系统的查询权限，使两个系统的有效结合得到保障，实现数字化档案管理系统和办公自动化系统之间的无缝连接，使事业单位档案管理的综合效率不断提高。

3、构建健全管理体系

事业单位数字化档案管理成为计算机技术普遍的必然结果，同时不可否认事业单位数字化档案管理是一项比较复杂的系统工程。在构建事业单位数字化档案管理过程中，需要做好整体构建数字化管理体系的工作，以及开发软件系统，并不断升级该软件系统的工作，此外还需要做好硬件设备采购、录入档案、资料备份以及查阅档案等工作。

事业单位档案管理受档案资料多的影响，工作任务重，为了保证档案管理的安全性，事业单位数字化档案管理系统应该采用双服务器的备份方案。除此之外，还要注重数字化档案管理工作的细化，将数字化档案管理细分为操作系统管理、档案密级管理、系统维护管理、性质种类管理等，不断提高事业单位数字化档案管理的质量和效率。事业单位数字化档案管理系统需要具备良好的性能和可靠性，则档案管理绩效优异。

三、结束语

如今，很多事业单位档案管理部门都能对数字化技术的应用原理和要点等有所掌握和了解。对于档案管理中存在的细节问题，相关工作人员也能对其进行全面的分析与研究，并找到问题产生的原因，根据档案管理现状，制定妥善的优化方案。为了让数字化技术在档案管理中发挥出真正的价值，档案管理部门还会将新型的技术手段与数字化技术相结合，从而提高档案管理的效率和质量。但是也有一些事业单位对数字化技术应用的重要性有所忽视，对于数字化技术的应用原理也不能进行全方位的掌握。因此在日后的发展中，事业单位档案管理部门不仅要对数字化技术的应用进行深入的分析与研究，还要及时处理档案管理中存在的问题，以此来提高档案管理整体质量与效率。

参考文献：

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[3]李斌. 试析事业单位数字化档案管理现状与优化对策[J]. 教育科学：全文版， 2016（3）：00281-00281.