如何推进档案管理的信息化建设

郭晶

摘 要：档案管理是社会各项事业发展中非常关键的一项管理工作，随着当前信息化技术的迅速发展，信息化的发展趋势愈加明显，针对档案管理开展的信息化管理模式的完善和建设工作必须要有清晰的发展路线，并采取有效的举措和策略解决目前转型发展期间出现的各类问题和缺陷，尤其是制度性缺陷还有管理理念的转变问题值得引起人们高度的关注。

关键词：档案管理；信息化；建设；措施

引言

在当前的档案管理工作中还有很多在沿袭以往的工作模式和管理办法，信息化技术和新型的管理理念还没有彻底的融入到实际的管理工作当中，管理理念落后、制度中的缺陷和不足已经严重阻碍了档案管理信息化的发展和进步，因此要深刻的认识到问题和缺陷的严重性，运用科学的管理和控制手段来促进信息化的各方面建设进入到快速发展的轨道上来。

1、档案工作的基本现状

目前我国的档案管理工作处于关键的体制改革以及应用新型管理理念的时期，这是一个发展变化的过程，必然要暴露出以往不曾注意或者容易忽视的问题，比如管理工作人员的专业素质，管理理念和模式上都出现了或多或少的问题亟待解决，但是信息化的管理制度体系的建设和完善正在迅速发展之中，工作人员更加频繁的使用档案信息处理平台和系统来处理大量的信息和数据的分析和整理，档案资料的使用率较以往有了很大的提升，人们更加注重对信息的搜集、分析和整理，看待信息资源的态度了很大的转变，这种观念的变化有利于迅速实现当那管理的信息化，并达到高度的信息化，而目前的主要问题就在于体系不是很健全，工作人员的某些习惯和观念还停留在以往的管理模式中，还需要进一步带动和推动信息化的迅速发展。

2、档案信息化建设存在的问题

2.1缺乏先进的管理理念

管理理念是目前很多工作人员没有完成转变和革新的重要部分，档案管理的信息化与其制度性的建设不仅需要信息技术作为基础，还需要人们具备新型的管理理念和工作态度，但是目前看来还有一些人员并没有准备好接受甚至无法接受新型的管理模式和相关理念，还停留在以往落后的工作模式之中，工作态度较为散漫，工作进展较为缓慢和滞后，管理水平较差，而且很难有更高的工作效率和质量，由于工作人员管理观念的落后，工作上变得有些不思进取，相应的工作任务也被拖延，基于此就很难对管理模式做出变革和创新，值得引起管理人员的关注和反思。

2.2档案管理人员素质有待提高

当下，许多档案部门的管理人员素质不高，高技术人才特别是信息处理复合型人才十分缺乏，大多数的档案管理人员技术水平一般，而缺乏及时、有效的现代化、信息化培训，阻碍了档案管理的信息化进程。信息化档案管理要求档案管理人员不仅具备一定的档案管理技能，还需要掌握一定的计算机技能和信息技术，因此，作为制约档案管理信息化建设的重要因素，档案管理人员素质有待提高。

2.3整体的城建档案管理技术落后，严重影响相关业务工作效率

我国现阶段还有很多地区并没有将档案管理工作纳入到城建工作中去，因此后起的档案信息化管理无法实现与城建业务的同时发展，而技术本身存在的缺陷与滞后又对城建档案事业的发展起到制约的影响。尽管目前我国科技发展较快，但全国范围内真正应用成熟的OA办公系统管理档案依旧不多，存在大量的传统手工收集与检索的工作管理方式，导致获取对信息量少，严重影响档案收集管理，不利于再次开发，这又对业务技术的发展与应用产生阻碍作用，引起恶性循环。

3、档案信息化建设的路径分析

3.1提升信息化管理意识

档案工作者应树立科学的档案服务理念，打破各自为政的局面，加强档案信息资源建设过程中的联系与合作。把建设高质量、特色化、多元化作为工作目标去追求，将分散的档案信息资源整合到一起，成为造福社会的宝藏。目前，档案信息资源共享建设尚处于探索阶段，需要科学规划、分步实施、循序渐进的过程，绝不可能一蹴而就。

3.2积极宣传，多渠道齐作用

机关单位的档案信息化管理中最薄弱的环节是宣传，所以应当循序渐进的加强相关宣传的力度，强化广大机关干部的认知与意识。主要在三个方面扩大宣传：首先选择发放资料、开宣传会或者举办展览等方式，巧妙利用全单位系统大会的时间进行档案管理的宣传。其次可以充分发展机关各处室、各事业单位档案员的作用，让负责档案管理的相关领导和工作人员进行相关培训或者主题讲课，普及档案管理的有关知识。第三，可以采用典型案例宣传，让相关工作人员讲解档案管理中的典型案例，用真实性打动广大群众。通过多渠道齐作用，全方位增强机关单位干部的档案信息化管理意识。当前也可以微博、期刊为阵地加大档案的宣传力度，通过信息化手段、网络化途径展开档案信息化建设的宣传工作，营造浓厚的档案宣传氛围。

3.3建设复合型高素质人才队伍

在现实环境下，档案信息服务的方法、手段与模式都发生了巨大变化，计算机技术、通讯技术、网络技术日新月异，并且被广泛应用于信息采集、組织、加工等环节。这些情况无疑对档案工作人员的知识水平、业务技能提出了更高要求。客观上要求每位档案工作人员要有危机意识、创新意识、竞争意识，不断提高和更新自己的知识结构以适应时代新需求。根据档案自身特点，结合传统档案工作经验，依托网络环境与计算机技术，探索解决档案信息资源建设的新问题。在实践中培养、锻炼、完善队伍，造就出一批复合型人才，为档案信息资源建设打好坚实的人才基础。

3.4完善技术和资金保障体系

一方面要大力强化档案信息化管理基础设施建设，应把档案管理信息化建设资金纳入到财政预算中来，另外可通过合作开发与服务外包的形式不断创新档案信息化投入机制，同时鼓励和支持档案管理部门积极进行技术攻关。另一方面，加强做好软硬件建设工作。除了要完善相关信息化管理设备之外，还需要对目前已有设备予以更新，为档案管理信息化建设提供重组的软硬件条件保障。针对档案信息化管理软件方面，必须提升软件研发工作力度，建立全国统一的技术标准，同时对技术开发企业予以分级资质认证。

结束语

随着各单位和社会各界对档案工作的重视和需求日益加强，档案信息化工作要紧跟发展需要，克难攻坚，以服务利用为主旨，加强各项基础设施建设，积极探索发展路径，勇于争先创优取得突破性的进展，加强学习和交流，建立一个立足服务利用、满足现代化要求的档案综合管理体系。

参考文献：

[1]徐晓华.信息时代背景下地方高校档案管理信息化建设路径探索[J].通讯世界，2016，（15）：219.

[2]陈璐.信息社会与档案信息化管理[J].绵阳师范学院学报，2013，1（4）：1-2.