大数据和物联网对档案管理方法的创新

闫文

摘要：随着大数据与物联网时代的到来，档案管理形式也发生了翻天覆地的变化，档案信息收集、存储、共享水平不断提高，已然成为当前档案管理的必然趋势。本文主要对从大数据角度出发对企业档案管理信息化发展创新展开探讨。

关键词：大数据；物联网；档案管理；管理方法

引言

物联网和大数据飞速发展的今天，档案管理的方法也取得一定程度上的创新。档案的管理是非常有必要去创新的。除了一些客观的需求之外，我们更注重的是档案管理的创新，要使我们的档案信息处于安全状态。那么于此同时我们的档案管理在我企业工作中也是非常重要的，它对企业的运营等各项工作起着非常重要的作用。与传统的档案管理相比较，我们的物联网管理档案显得更加方便，并且保存的形式呈现多样化。

1档案大数据的定义与简介

大数据（bigdata）是指“无法用现有的软件工具提取、存储、共享、分析和处理的海量的、复杂的数据集合”。档案大数据则是指在档案方面设计的数据和信息规模巨大到无法用现有软件工具提取和处理的海量数据集合。计算机辅助档案管理和数据库的进步使得电子档案的存储更加方便和高效。数据的处理需要计算机，档案的存储价值在于查阅和利用。计算机的处理能力越大，获得的数据量越大，挖掘到的价值就越大。而数据本身不产生价值，如何通过分析和利用大数据对业务产生帮助才是关键。档案的作用就在于使用，保存档案的目的在于利用，长久保存的档案可以提供给相关人员查阅和使用。档案大数据的目的在于从海量数据中分析用户行为，给相应用户推荐其最感兴趣的相关档案资料，并根据用户的行为结合用户的需求，有针对性地优化用户系统，使其更加符合用户习惯，使用户可以更加方便地查阅到自己想看到的信息。档案大数据不仅数据量巨大，而且数据类型繁多，价值密度低，处理速度决定了发展的速度，处理的效率越高，从海量数据中挖掘到的价值也就越多。处理数据本质上是对数据进行加工和分析的能力，通过加工实现数据的增值，通过分析得到重要的信息和结论。所以，计算机和人工对数据的处理成为利用档案大数据创造价值的核心。

2大数据和物联网对档案管理方法的創新

2.1创建智慧云平台

在计算机和物联网技术的超速发展下，云平台的建立成为新的发展方向。在这样的大环境背景下，档案管理也需要坚持与时俱进，完成管理上的创新发展。其中创建智慧云服务平台，就是其中之一的创新。云存储服务能够实现海量数据的存储，并且能够快速的对企业档案资源进行整合，快速的处理。此外，档案信息化领域也已经促使企业开始对“云数字档案”进行研究，从而更好地解决实际问题。所谓云数字档案，主要是基于云平台来实现数据化管理的，能够在型的框架结构中实现档案管理，更好地符合企业的实际需求，实现高效化办公。

2.2运用先进的网络技术为用户提供信息服务

在物联网时代，企业档案在加强智能管理与服务体系建设方面要做好以下工作。首先，在企业档案基础设施建设上要大胆引入先进的物联网技术，对纷繁、复杂的档案信息进行自动收集及处理，从而既能节省大量的人力和物力，也能减少遗漏，从而大幅提高了档案的利用效率。其次，档案部门要不断地补充、完善和升级档案的网络管理、信息管理和安全管理系统，在实际运用中既要加强线上的智能管理，又要优化线下的智能服务。最后，在用户中加强对档案信息智能化服务技术、运用手段和使用方法的宣传与普及力度，让广大师生充分了解它、掌握它、运用它，从而不断扩大档案自助服务的范围，提高档案信息的利用效率。

2.3增强企业电子档案信息的安全性

首先，通过宣传教育的方式，不断向电子邮件收发部门传递确保电子文件安全的重要性，使工作人员能够积极主动的参与到电子文件的保密工作中。其次，将文件收发密码设置为动态密码。例如，我们可以将所需电子文件上传至企业共有的文件储存平台，并设置专人管理该平台，当其他部门需要查阅和使用资料时，必须向管理员申请动态密码后，直接登录文件储存平台即可。这样一来不仅有效的减少了文件传输过程中的风险，同时还可以防止密码外泄。再次，凡是涉及企业机密的电子文件，都必须备份，且设置专门的打开密码，密码由发件部门与收件部门各保管其中一部分，使用者必须同时经发件部门与收件部门负责人批准后，才能正确的打开电子邮件，从而降低机密文件丢失或泄露的风险。

2.4利用大数据推动档案业务的创新

在如今大数据和物联网时代下，企业的档案管理人员将会处理特别多的档案信息，那么这些信息的价值也会相对应的有所提高，那么这就需要去引导我们的工作人员朝着规范化和正常化的方向发展，以便在将来能够更好的顺应工作的不断变故。在此基础上，档案管理工作应该做到了解知识产权保护法等相关的信息，以免在相关时刻能及时解决问题。因此我们需要加快速度去完善档案管理的知识产权的建立，建立严格的档案管理环境，使得我们的档案管理工作人员能够更好的去参与我们的档案管理的创新中，使得他们的工作进程做的更加的完美。

2.5不断更新档案工作者的知识储备

档案工作者在企业档案管理过程中扮演着践行者和推动者的双重角色。面对大数据时代企业档案工作出现的新变化，档案工作者应该积极提高信息加工处理能力和主动服务意识，全面提升理解、获取、利用信息的能力。企业也应多组织岗位培训、专题讲座、合作研究、访问交流、操作演练等，加强对档案管理者的知识和技能培训，不断提高其档案管理水平，逐步形成一支技术精、能力强、效率高的信息化档案人才队伍。

2.6强化资源聚集

在大数据时代，档案资源的概念正在从传统的狭义定义向“大档案观”转变。档案部门必须有意识地收集各种形式和巨大价值的各种数据资源。因此，档案部门要与不同的数据所有者合作，鼓励各社会组织和个人参与档案资源的建设，不断完善档案资源的建设。不断变化的互联网资源档案和档案资源的多样化要求档案部门改变档案资源的收集方式，并收集更多更高质量的档案资源，逐步形成智能化、信息化、数据化的电子档案接收和管理工作机制，进一步加强构建和优化档案资源的能力。

2.7管理系统与办公自动化系统整合

按照国家档案局的相关规定，数字档案管理系统应当和其他管理系统进行物理隔离。然而通常情况下，档案管理与办公自动化系统是由两个不同的软件公司开发设计的，两个系统的标准与格式不统一，有时候还会出现不兼容的情况，很容易给系统之间的连接、数据移植以及数据交换等带来不便，也可能会影响到档案系统的运行情况。所以，档案管理系统的开发设计必须要尽量和办公自动化系统保持统一性，要求开发设计人员能够为系统设置数据接口，有助于档案材料的导入和移植，对于未来的运行维护活动和升级更新也具有非常大的帮助。档案管理系统与办公自动化系统保持统一标准后才可以确保文件档案材料的一体化管理，促进管理效率不断提升。

结语

总之，深入思考大数据时代对档案管理的发展是尤为重要的，通过分析大数据时代给档案管理带来的机遇，有利于形成社会档案观，有利于为电子文件的有效管理开辟新途径。同时阐述大数据时代给档案管理带来的挑战，传统的档案管理模式受到冲击，难以确保数据的安全与隐私。提出大数据时代档案管理的应对举措，强化大数据思维宣传教育，建立大数据档案信息资源平台，全面引入云存储与云服务，打造特色智能化档案服务。

参考文献

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[3]严峰.大数据时代企业档案工作简议[J].北京石油管理干部，2016（5）：15-17.

（作者单位：鱼台县人民医院山东鱼台）