当前房地产档案管理的现状及相关对策

卢冬梅

摘 要：现今随着我国社会主义的稳定发展，我国的城市建设速度也在不断地提升，这也有效地促进了我国房地产行业的发展与进步。而在房地产行业当中最重要的工作内容就是档案管理工作，它是整个房地产行业良好运行的重要部分，由于房地产行业发展速度不断提升，使得其档案资料的种类和数量也在不断地增加，而这给房地产档案管理人员的工作带来很大的负担和调整，会对其整体运行效率带来一定的影响。

关键词：房地产档案管理；现状；对策

1 导言

房地产档案是指有关行政管理部门对房地产证的登记、交易买卖、房屋拆迁等一系列活动，再经过相关部门的收集信息、整理信息、判定信息形成的能夠反映产权人、房屋状况和建筑用地情况，并将这些信息通过一定的方式（文字、图纸、照片、录像带等）详细的记录下来，作为日后参考的依据。随着我国的改革开放的深入，人们对居住环境的需求也越来越大，更多的房地产事业应景而生。在这一栋栋的高楼大厦的背后，是一项至关重要的房地产档案管理工作，这项工作的存在促进了房地产事业的稳健发展，也是房地产事业发展过程中较为重要的环节之一。只有完善的房地产档案管理，才能稳步促进房地产事业的发展。目前我国市场经济背景下，房地产档案管理工作种类很多，也逐渐改良了传统的管理工作，但是仍旧会存在一些问题。这个无法脱离房地产事业的快速发展所带来的根源影响。房地产档案数量较大，并且具有一定的法律效益，对于其中的弊端和风险要做好必要的评估，才能保证房地产事业的稳步发展。

2 房地产档案管理的现状

房地产档案是工作者查考的依据，是房地产生产建设的丰富资料，是科学研究的基础和条件，是宣传教育的生动素材，对社会的发展起着多种积极的甚至不可缺少的作用，在房地产业务活动中，经过收集、整理、鉴定等工作，通过文字（计算）材料，图纸，图表，图片资料，音频录像带，视频资料等保存载体而形成的系统的完成的材料，主要反映产权人、房屋自然状况及使用土地状况等。房地产档案形成后，房屋的修建、拆迁、翻改、扩建等现状处于不断变化变更，加之房地产的买卖继承，交换赠与等权属变更不断发生，所以必须根据实际情况补充更新新材料，才能保证房地产档案的真实性和连续性。目前，我国房管机构房地产档案管理主要包括房地产档案的收集、整理、保管等工作。

2.1 档案整理工作

目前普遍采用房地产档案整理方式，主要是把收集到的各种资料进行科学合理的分类、组合、排列和编目，使之规范化，其内容主要包括档案的分门别类、整理归档、档案的排列和编制档案的目录；按照分类科学、组卷合理、排列有序、划定保管期限准确等要求做好档案的分类和立卷工作。分类之后，工作人员要对不同类别的档案资料进行立卷，立卷工作的内容包括卷内文件资料的排序，卷内文件目录填写，备考表的制作，案卷封面的填写和案卷装订等工作。

2.2 档案保管工作

按照相关规定，房地产档案的保管期限分为永久保存、长期保存和短期保存三种，永久保存的档案包括有重要凭证和长久查考、利用价值的；长期保存的档案包括在16～50年内具有查考、利用、凭证作用的；短期保存的档案包括在15年及以内具有查考、利用、凭证作用的。

2.3 档案收集工作

房地产档案的收集，是档案管理工作的根本基础，是不可缺失的过程。工作人员在收集纸质档案时，要确保关于房地产的各项诸如产权登记、变更及涉及产权活动的产权文件材料完整性、准确性及连续性，并保证档案文件材料的形式规格、各项技术指标和验收标准达到统一标准。感光载体档案和磁性载体档案也是房地产档案重要的组成部分，也属归档范围内，要根据房地产文件材料形成过程和形式的特点确定归档时间，遵循“集中统一管理，维护完整和安全，方便保管利用”的要求，做到随时归档和定期归档。

2.4 缺失复合型专业人才

在房地产档案管理工作中需要复合型人才，不仅需要一定的计算机技术，还需要有专业的房地产档案管理知识，同时具备一定的职业素养。当前，房地产档案管理工作发展速度较慢就是因为缺失具备计算机能力人才和复合型人才。

3 房地产档案管理存在的问题

3.1 房地产档案管理法制观念缺失

如果没有健全的法律法规作为房地产档案管理的后盾的话，那么房地产档案管理工作在开展的过程中必然会出现各种各样的问题。而这些问题的出现就会导致档案管理无法可依、相关制度无法落实的现象，长此以往就会导致档案管理出现丢失或者缺损的情况，从而为房地产档案管理工作的开展造成严重的影响。

3.2 房地产档案工作人员素质较低

工作人员的综合素质是影响档案管理效率的关键因素。在档案管理工作开展的过程中，大多数工作人员都没有进行专业化的培训，而这些非专业人员采用的档案管理工作方式也就导致了档案管理工作缺乏科学性。档案管理不仅多样化，工作量还较大，管理方式不科学的话就会因为管理工作过程中的失误而造成严重的损失。

3.3 房地产档案信息化建设不成熟

信息化、技术化是房地产信息管理所采用的主要手段，这些先进技术手段的应用，已经取代了传统手工管理档案的方式。利用信息技术构建完善的房地产数字化信息管理系统，从而实现建立房地产档案信息化建设的目的。但是由于目前仍然存在着信息化管理模式和手工管理模式并用的现象，从而为档案信息管理埋下了安全隐患。

4 当前解决房地产档案管理中问题的有效策略

（1）不断提升档案管理人员综合素质。对于房地产档案管理工作，不仅仅要制定科学的管理制度，还应该有效地提升档案管理人员的综合素质，这是提升档案管理工作水平的重要部分，所以房地产档案管理部门必须要重视人员专业能力的培养，不断提升工作人员的综合素养以及职业道德，这样才能真正有效地提升档案管理工作效率。房地产管理管理部分也应该建立完善的档案管理队伍，应对工作人员进行定期培训，不断提升工作人员的专业能力和综合素质，让工作人员正确认识档案管理工作的重要性，并掌握更多先进技能和管理策略，从而真正有效地提升档案管理水平，为房地产企业未来发展奠定坚实有利的基础。

（2）确保档案信息检索体系的科学性。应该建立完善的、科学有效的档案信息检索体系，应该对房地产档案资料进行有效的整理，及时解决和完善其中存在的错误问题等，有效保障档案信息的真实性，还要做好档案的分类工作，运用案卷号、文号以及分类等形式对其进行分开和增量，并借助先进的网络信息技术，设计电子档案部分，防止档案信息因各种因素的出现丢失或损坏等问题，从而为发挥档案价值和作用提供有利条件。

（3）坚持与时俱进的理念，建立现代化管理制度。房地产行业当中所涉及的档案内容和数量是非常大的，档案类型也多。所以在档案管理工作当中，应该坚持与时俱进的理念，合理制定房地产档案现代化管理策略，进而有效地利用档案资源，真正发挥档案资源的作用与价值。

5 结束语

总而言之，经过深入的研究房地产档案管理目前存在的问题后发现，随着房地产行业的迅速发展，房地产产权登记管理工作在房地产档案管理工作开展过程中发挥的作用已经越来越重要，为了适应现代社会经济发展和市场的需要，只有利用现代化、科学化的手段迅速的建立健全并完善房地产档案管理的相关制度和措施，才能从根本上促进房地产档案管理工作效率的稳步提高。

参考文献：

[1] 梁伟清.关于房地产档案管理现状的分析[J].南方论刊，2010（4）.

[2] 孙庆萍.房地产档案管理工作中的常见难点和对策[J].中华民居，2014（9）.