事业单位人事档案管理存在的问题及对策

王艳晶

摘 要：随着人事制度改革的推进，人们思想观念的改变，以前认为事业单位是“铁饭碗”的观念正有所改变，人们的就业自由度逐步提高，人才流动频率加快，人事档案不再对人才的流动具有强大的制约作用。但单位用人机制的市场化改革误导了一些人对人事档案的看法，滋生了“档案无用论”的看法，这在某种程度上严重制约了人事档案发挥其应有的价值。本文分析了事业单位人事档案管理存在的问题，并提出了问题对策。

关键词：事业单位；人事档案管理；问题；对策

1 事业单位人事档案管理的意义

事业单位人事档案管理是人事管理中十分重要的组成部分，人事档案管理工作是人事管理工作的基础，在进行人事管理中通过对人事档案进行系统整合，除了能够保证员工资料的完整性以及人员审核的必要性外，对事业单位的整体发展也有重要意义。人事档案负责登记单位员工的详细信息，关系着单位员工的个人隐私，而还有部分档案中记录着员工的重要经历，不论是商业工作还是政府工作都需要对事业单位人事档案管理做好充足保密措施，保证人事资料不被泄露，保障员工和事业单位双方的利益。事业单位人事档案的相关资料能够帮助领导了解人员的相关信息，为管理人员进行职工的调动和安排提供充足的基础资料，也为员工的发展和转业提供条件。把握好事业单位的人事档案，能够充分了解各部门各人员的具体情况，为事业单位合理规划各项工作，进行人员调配做好充足的准备。事业单位人事档案管理具有一定的现实意义，良好的人事档案管理能够保证人事档案的隐蔽性，同时也保证了人事档案的完整性，方便相关工作人员在第一时间了解自己所需了解的人员相关信息，更好的进行人力资源分配。有序的人事档案管理和良好的人力资源分配能够为事业单位发展提供更高效的人力支持，促进事业单位未来发展。

2 事业单位人事档案管理存在的问题

2.1 基础设施薄弱

在目前的事业单位中，人事档案管理的方式主要有两种：一种是以往使用的纸质信息档案管理；另一种是引进了现代信息技术而形成的部分电子档案。据笔者调查了解，有不少事业单位受办公场地的限制往往“因地制宜”将人事档案跟仓库、阅览室等场所打包组合，不仅无铁门、铁窗、等安全防护设施，也无专门的阅档区、借阅区等功能区，防火、防盗、防潮也停留在勉强应付的水平上。

2.2 缺乏对人事档案管理的重视

人事档案管理看似简单且不出成绩，因此很少有领导和同事对其关注并对该项工作存在一定的误区，认为人事档案管理作为保管的事务性工作，只是简单的抄抄写写，没有任何管理的难度，且没有创造出任何经济效益，只需要做好归档工作，确保档案信息的安全性即可，因此导致经费不足、人员较少、场所简陋，人事档案工作长期处于被动应付的状态，档案管理人员也越来越懒散，档案收集意识淡薄，对档案管理水平造成严重影响。

2.3 管理水平不够高

随着事业单位人事制度改革工作的积极推进，事业单位内部的人事档案会发生很明显的改变，而在事业单位内部对于人事档案管理工作人员来说，这些工作人员并没有足够多的专业经验，同时也没有掌握足够多的档案知识培训理论，档案管理知识管理观念都比较淡薄。甚至有的档案管理人员是一个人从事很多职业的，在档案管理工作中没有投入足够多的精力，这样一来就会严重影响档案管理的质量。同时事业单位的档案管理手段是比较传统和落后的，在查找档案的时候，大多都还都是进行人工查找，人工操作的效率是比较低的，不能够在统一时间内查找更多的档案资料，这样一来档案管理的效率就会严重降低。

3 事业单位人事档案管理的问题对策

3.1 建立建全人事档案管理制度

第一，建立人事档案的收集制度，明确收集范围。第二，做好人事档案材料鉴别、归档制度。要严格把关，确保每一份收入人事档案的材料是完整、正确、真实、手续齐备的。第三，建立人事档案的借阅制度。人事档案一般不外借，确需外借时，需说明理由，并填写《档案借阅表》，由本人及领导签字后，方可借阅。并爱护借阅的档案，不得涂改、增添等，否则，将视情节严重程度，按照相关法律法规进行处理。第四，档案管理员不得管理本人及真系亲属的档案。

3.2 完善基礎设施设备

第一，设立专门的档案库房区、阅档区、档案工作人员办公区“三区”分离，铁门、铁柜、铁窗“三铁”齐全，配齐空调、灭火器、除湿机等设备，做到防盗、防蛀、防光、防高温、防潮“五防”。第二，配齐扫描仪、专用计算机、专用网络、打印机等电子设备。完备的基础设备设施，能提高档案管理工作的工作效率、保证工作质量、提高管理水平，促进档案管理工作的安全、高效运行。

3.3 制定统一、规范的管理标准

第一，从人事档案管理人员入手，各单位主管部门或上级人事档案管理部门应该经常组织相关专业人员进行专业、系统的技能培训，加强档案管理人员的专业知识素养，提升专业技术技能，提高档案管理工作效率。第二，上级档案管理部门及时制定、更新相关的档案管理制度，并下达至每一单位、每一档案管理人员，统一的管理标准，既能规范档案管理人员的行为，实现档案工作的统一化管理，又能保证本单位人事管理工作的及时高效运行，还能为各单位之间的人员调动、交流时及时资源共享，提高便利性和及时性。

3.4 强化人事档案管理信息化

人事档案能真实、详实的反映一个人的思想、学习、工作、生活等各个方面的情况，单位的人事档案库就是一个巨大的人才信息库，各个单位的人才信息库组成了“人才信息大数据”，大数据的开发利用不仅对本单位的人事人才队伍建设有着巨大的便利性，对全省乃至全国的事业单位的人事人才建设有着深远影响，因此事业单位人事档案管理工作应该尽快利用网络的资源优势，将信息化、科学化、共享化跟人事档案管理相结合，提高档案管理工作效率，实时准确的传输人才资源信息，使人事档案工作更具时效性、真实性，也有利于人事档案管理的系统化、科学化、规范化，真正提高工作效率，为合理优化人才资源提供强大的基础支撑。

3.5 提高人事档案利用水平

人事档案的利用除了个人在升学、升职、评定职称、调动、办理养老保险、退休等业务的时候需要，为单位提供人事人才服务、合理推进单位人力资源整合、利用外，还应该为单位内部各部门之间协调人力资源关系等方面起到积极作用。所以要提高人事档案的利用率，使人事档案成为一个真正为单位和职工服务的工具。管理者可以放宽档案中某些不重要信息，以便为需要的人员提供方便。人事档案管理人员应该转变思想认识，改变被动、单一的服务形式，开发档案管理的服务形式多样化，提高档案管理工作的能动性，不断提高档案利用水平。

4 结束语

随着干部人事制度改革工作的顺利推进，为事业单位的人事档案管理工作带来了一定的挑战与发展机遇。相关的事业单位，应该紧紧抓住人事制度改革这一时机，积极从制度方面和观念方面进行改革，以便于能够更好地适应当今社会的发展趋势，同时这也能够满足人才市场的根本需求。做好人事档案制度改革工作，能够为企业选择更多优秀的人才，从而促进事业单位的良好发展。

参考文献：

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[3] 韩涓，韩爱平.浅谈事业单位人事档案管理中的问题及对策[J].人力资源管理，2017（12）：434～435.