人事档案材料收集与鉴别工作中存在的问题及建议

黎英

摘 要：人事档案管理工作质量的高低直接影响一个企业发展速度的快慢，因此相关人员应该要重视人事档案材料的收集与鉴别工作。但是就现实而言，许多企业对人事档案材料收集与鉴别工作重视度不足，再加上它对人力、物力的需求较大，短期管理效果不明显，使得人事档案材料收集与鉴定工作应用范围受到限制。在此状况下，本文首先对人事档案材料收集与鉴别工作的作用进行介绍，接着分析材料收集与鉴别过程中存在的问题，最后结合这些问题提出有针对性的建议，从而提升人事档案材料的管理水平，保证材料的真实性和完善性，为企业今后的人事管理工作奠定良好基础。

关键词：人事档案；材料收集；材料鉴别；管理问题

1 人事档案材料收集与鉴别的作用

人事档案材料收集与鉴别工作是人事档案管理工作的基础内容，它的保密性比较高，涉及内容较为复杂，管理人员在开展相关工作时需要对其有足够的重视。人事档案材料收集与鉴别有着重要的作用，主要表现在两个方面：

第一，能够确保人事档案材料的完整性与真实性。人事档案材料内容复杂，需要管理人员对其进行核实，通过人事档案材料收集与鉴别，剔除错误信息，补充和更新最新内容，实现人事档案材料的动态化管理，以满足当代企业人事档案管理需求，为企业人才选拔与任用提供更为准确的信息资料。

第二，能够更好为企业发展服务。人事档案材料收集与鉴别工作中，管理人員根据专业知识来对相关信息进行筛选，减少人事档案材料管理中的不规范操作，帮助企业人事部门开展人事考核工作，以发挥出人事档案材料管理的作用，提高企业的人才运用水平，更好为企业的发展服务。

2 人事档案材料收集与鉴别工作存在的问题

2.1 对人事档案材料收集与鉴别工作不够重视

要想确保人事档案材料收集与鉴别工作质量，企业领导人员应对其有足够的重视。但现实中许多企业领导没有认识到该项工作的重要性，领导过程中过于关注人力资源管理，忽视了人事档案管理，没有给予档案管理部门足够的资金，管理部门不能开展更具体的人事档案材料收集与鉴别事项，最终影响档案管理水平。此外，还有部分领导人员对人事档案管理工作存在错误认识，认为该项工作“吃闲饭、养闲人”，投入的资金与管理回报不成正比，只是在浪费人力、物力，致使企业人事档案材料信息收集不规范、鉴别不准确，无法为企业人事管理工作提供准确的档案服务。

2.2 人事档案材料信息收集与更新工作不到位

人事档案材料不是一成不变的，它会随着档案人所处环境的变化而变化，因此人事档案管理人员应做好相关信息的更新，这样才能确保档案材料的真实性与有效性。但就目前来看，许多企业人事档案材料信息收集与更新工作不到位，比如部分人事档案材料登记年代久远，只保存着档案人的基本信息，其它信息没有及时跟进，从而不能发挥出人事档案材料管理的积极作用。又比如部分人事档案材料的考察、任免、工资、奖励信息不全，再加上更新不及时，不能为企业人事管理部门提供准确的信息，一定程度上会降低企业人事管理水平。

2.3 人事档案材料信息的真实性有待鉴别审查

企业人事档案材料一般为纸质材料，信息填写也多为手写，在收集材料的过程中，管理人员需要做出全面的审查，这样才能确保材料的准确性与真实性。但现实中，许多企业人事档案材料信息的真实性不高，这是因为不同的人的生活、工作环境不同，他们的信息千差万别，材料管理人员需要结合他们的具体情况对信息的真实性做出判断，这样就增加了鉴别工作量。再加上许多档案材料年代久远，信息真实性查证难度较大，无法为企业人事管理部门提供准确的人事档案管理服务，可能会降低人事管理质量。

2.4 人事档案管理人员的整体专业素质不够高

人事档案材料收集与鉴别工作较为复杂，涉及到的内容比较多，需要管理人员具备专业的素质。但现实中许多企业的人事档案管理者专业素质不高，技术操作不规范，从而降低了人事档案材料的准确性。此外，由于企业人事档案材料管理人员岗位变动较大，且兼职现象较多，许多人对管理工作不重视，没有给予该项工作更多的精力，导致人事档案材料收集与鉴别工作不到位。

3 应对人事档案材料收集与鉴别工作问题的建议

3.1 要提升对人事档案材料收集与鉴别工作的认识

要想提高人事档案材料收集与鉴别工作质量，企业领导人员就要提高对该项工作的重视度，具体内容如下：

第一，要转变对人事档案材料收集与鉴别工作的认识。人事档案材料收集与鉴别能够帮助领导人员明确干部人员的选拔，可以为企业挑选更多优秀人才。重视该项工作，领导人员就要给予它更多的支持，提升人事档案材料收集与鉴别人员的地位，成立专门的管理部门，激发工作人员的积极性，确保每项人事档案材料信息的真实性，使其更好为企业发展服务。

第二，要加大对人事档案材料收集与鉴别工作的资金投入。人事档案材料收集与鉴别工作量非常大，领导者应加大对该项工作的投资，给予更多资金支持，为其建立现代化信息搜集与鉴别系统，减轻档案材料管理人员压力，科学纠正、更新人事档案材料信息，以达到企业人事档案管理目标。

3.2 要积极做好人事档案材料信息收集与更新工作

人事档案材料信息要想确保精准性，就要做好相关信息的收集与更新工作，帮助人事部门鉴别筛选员工，以促进企业的稳定发展，具体操作如下：

第一，要制定完善的材料信息收集与更新制度。人事档案信息材料的收集工作应进行规范化操作，对不同的信息分类整理，并单项列出，实现档案的个性化处理，这样能够突出不同人员的特点，为人事部门人才选拔提供良好依据。此外，还要充分利用互联网技术，实现人事档案材料的信息化管理，提高更新速度，提高企业对人事档案材料的利用率。

第二，要加强与企业各部门之间的沟通交流。企业人事档案管理人员在进行材料收集与鉴别时，应加强与其它各部门的联系，扩大人事信息交流，帮助档案管理人员及时掌握企业员工信息，并对不同信息进行收集、整理、筛查、鉴别，记录到个人人事档案之中，提高人事档案管理整体质量。

3.3 要加强对人事档案材料收集与鉴别工作的监督

人事档案材料收集与鉴别工作较为复杂，企业应做好对该项工作的监督，形成完善的监督体系，这样才能减少档案管理问题，为今后企业的发展提供有益帮助。做好人事档案材料收集与鉴别工作监督。要做到：

第一，要增强档案管理人员自我监督意识。档案管理人员在对人事档案材料进行收集与鉴别时，如果出现问题档案应拒绝收取，对材料不全的档案应通知档案人及时补充，在工作中相互监督，严格按照档案收集与鉴定要求开展，确保人事档案材料的管理的科学性。

第二，要提升监督人员责任意识。监督人员自身也要做好人事档案材料收集与鉴定工作的監督，发现问题后及时提出，帮助管理人员提高人事档案材料的准确性，以满足现代企业人事档案管理需求。

3.4 要不断提升企业人事档案管理人员的专业素质

企业人事档案管理人员在开展档案材料收集与鉴定工作时，还要不断增强自身的专业素质，具体可以从以下两方面入手：一方面要加强对管理人员的培训，提高他们人事档案材料信息的审查能力，结合不同岗位对档案材料分类归档并跟进，比如档案材料商的年龄、籍贯、入党团时间、参加工作时间、职务、工资级别等，以提高管理效率，满足企业管理需求。另一方面要加强与其他企业的交流，学习先进档案管理经验，确保管理人员能够对人事档案信息进行精准识别、科学存档，真正做到全面收集、细致鉴别。

4 总结

综上所述，企业在对认识档案材料进行筹集与鉴别时，应从实际状况出发，制定出比较完善的方案，提高所收集材料信息的真实性与有效性，增强鉴别能力，这样才能为今后企业档案管理工作奠定良好基础。首先相关人员应提升对认识档案材料收集与鉴别工作的认识，积极做好认识档案材料信息收集与更新工作，及时发现档案材料中的问题并弥补，从而确保人事档案材料的完整性。其次要加强对人事档案材料收集与鉴别工作的监督，减少档案管理中的失误，提升档案管理质量，为企业今后的发展提供良好帮助。最后要提升企业人事档案管理人员的专业素质，采取有效手段对档案材料进行收集与鉴别，使其更好为企业管理服务。

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